Generar informes de manera fácil
Los proyectos de construcción pueden resultar muy confusos ya que requieren una coordinación y colaboración perfecta entre innumerables personas. La asignación precisa de recursos y materiales también es un aspecto importante del éxito de un proyecto. Por este motivo, las visitas frecuentes y detalladas al sitio pueden desempeñar un papel clave en el esfuerzo por aumentar la eficiencia y la productividad del equipo y evitar costosos errores y demoras.
Pero monitorear sólidamente el progreso puede ser un proceso largo y desafiante. La buena noticia es que con el plan y las herramientas adecuadas puedes asegurarte de que tu proyecto se ejecute sin problemas y cumpliendo plenamente con los requisitos y plazos definidos.
1. Encuentre la herramienta de informes adecuada
Mantener una vista panorámica de tu proyecto siempre es fundamental. Si estás trabajando en varios proyectos al mismo tiempo, esta necesidad se vuelve aún más inminente. Debería poder monitorear fácilmente el progreso de su(s) proyecto(s), ya sea que esté en el sitio o en la oficina. Una herramienta digital de alto rendimiento puede ayudarte mucho con esto.
Antes de seleccionar la herramienta de informes que desea utilizar, debe considerar qué tipo de información necesitará al utilizarla. Por ejemplo, poder calcular el porcentaje de finalización de sus diversos proyectos y encontrar su ubicación (por ejemplo, por código postal) puede ser muy útil si supervisa muchos sitios de construcción al mismo tiempo.
Así podrás estar seguro de tener una buena visión general de cómo suceden las cosas y detectar rápidamente qué proyectos requieren tu atención. Con base en esta información, podrás preparar tu plan de visitas al sitio web de manera inteligente y eficiente.
2. Implementar sistemas de informes automatizados
Poder generar informes de construcción diariamente puede hacer su vida mucho más fácil cuando se trata de monitorear el progreso de la construcción. Pero debes tener en cuenta que crear informes diarios puede llevar mucho tiempo si tienes que hacerlo manualmente.
Dicho esto, los informes de progreso automatizados podrían ser una característica más a la que debes prestar atención cuando busques software de construcción.
Por último, poder agregar la marca de su empresa también puede resultar útil cuando desee crear documentación profesional que deba compartirse con otras partes interesadas antes de una visita programada al sitio.
3. Invierta en comunicación en tiempo real
Es esencial hacer llegar rápidamente la información correcta a los miembros correctos del proyecto. De esta manera, puede estar seguro de que la próxima vez que visite el sitio todo saldrá según lo planeado. Para lograrlo, nuevamente necesitarás una solución digital confiable que te ayude a concentrarte en lo que realmente importa a medida que se desarrolla el proyecto.
Las visitas al sitio ya consumen mucho tiempo, por lo que no hay razón para perder tiempo y dinero tratando de resolver los problemas y el progreso de las tareas. Con la ayuda de un diagrama de Gantt interactivo podrás mantenerte informado sobre cualquier tipo de cambio en tiempo real.
Gracias a esto, puedes responder rápidamente a cualquier problema que surja asignando tareas y asignando tus recursos en consecuencia. En resumen, optimizar el flujo de información simplificará el proceso de seguimiento del progreso de la construcción y hará que las visitas al sitio sean mucho menos dolorosas.
4. Facilite los informes para su equipo
Los informes detallados y precisos pueden ser una molestia no sólo para los gerentes de construcción sino también para las personas que trabajan en el sitio. En este sentido, es necesario proporcionarles todas las herramientas necesarias para que puedan realizar informes móviles sobre el progreso del campo de forma fácil y sencilla. Sólo entonces podrá estar seguro de que los trabajadores en el sitio estarán completamente informados sobre los últimos cambios e informarán de todo lo que sucede en el sitio.
Esta transparencia durante el proceso de construcción simplificará las visitas al sitio y aumentará la productividad. Para ser más específicos, los trabajadores de campo deben poder verificar sus tareas en numerosos proyectos y actualizar fácilmente su progreso o informar un problema.
5. Esté atento al clima
No es ningún secreto que el clima es un parámetro crucial en la construcción. Una gran cantidad de tareas pueden verse afectadas significativamente por las condiciones climáticas. Se requiere una planificación detallada antes de comenzar a trabajar en el sitio.
¡Pero eso no es todo! Los fenómenos meteorológicos imprevistos pueden poner patas arriba tu proyecto y hacerte reprogramar algunas tareas. No hace falta decir, entonces, que el clima tiene un impacto grave en el proceso de seguimiento del progreso de la construcción.
Teniendo esto en cuenta, es una gran idea invertir en monitoreo del clima en tiempo real. Al hacer esto, luego podrás enviar informes meteorológicos detallados a todos los miembros de tu equipo y mantenerlos informados sobre cualquier cambio de último momento. Esto le permitirá construir de forma más inteligente y mejor.
6. Prepárate bien antes de visitar el sitio web
Antes de realizar tu visita al sitio, debes estar bien preparado. Lo primero que debe hacer es observar de cerca cualquier problema que se haya informado la semana anterior. De esta manera, podrá ofrecer a los miembros de su equipo soluciones inteligentes y prácticas.
Las visitas al sitio pueden llevar mucho tiempo, por lo que es importante que ya esté informado sobre lo que sucedió durante la semana pasada incluso antes de llegar allí.
7. Toma tantas fotos como puedas.
Ahora que ha completado su preparación y está llegando al lugar, es vital documentar todo.
Basándose en estas observaciones, podrá detectar posteriormente cualquier error y reajustar la estrategia de su proyecto. Asegúrese de tomar tantas fotografías como sea posible para asegurarse de tener todo lo que necesita para monitorear el progreso de su proyecto y diseñar su siguiente fase.
Una vez que tomes estas fotos, intenta compartirlas con otros agentes del proyecto y agrega comentarios. Nuevamente, utilizar una herramienta digital confiable puede ser de gran ayuda para almacenar y compartir fotografías con sus socios.
8. Encuentra tu estilo de liderazgo
Estar a cargo de un proyecto de construcción significa que también debes saber liderar. Encontrar su estilo de liderazgo no es tan sencillo como parece. Hay que acercarse a las personas que trabajan allí y abordarlas de forma que inspiren respeto. Durante el proceso de toma de decisiones, brinde a su equipo la oportunidad de expresar sus inquietudes y ideas.
Además, si trabaja en proyectos de construcción globales, debe estar preparado para aceptar la diversidad y encontrar una manera de conectarse con personas de diferentes orígenes. Los elementos anteriores harán tu vida allí mucho más sencilla.
A través de la confianza y una comunicación bien establecida, le resultará más fácil convertir las visitas al sitio en algo significativo y beneficioso para todo el proceso de construcción.
9. Solicite una PMO
No todas las empresas constructoras están entusiasmadas con la idea de una PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) debido a preocupaciones de costos. Sin embargo, una PMO es un departamento (o grupo) que puede brindar mucha ayuda para poner en orden todos los aspectos de su proyecto y establecer un buen flujo de colaboración entre los distintos miembros del equipo.
Uno de los mayores desafíos para una PMO en la construcción es la introducción e implementación interna de nuevos procesos y herramientas digitales. Esto se aplica a todos los agentes del proyecto, ya sea que trabajen en la oficina o en el sitio.
Además, una oficina de gestión de proyectos debe estar preparada para presentar metodologías simples y funcionales que aceleren el progreso del trabajo y protejan el proyecto contra cualquier cuello de botella impredecible. No hace falta decir que cuanto mejor funcione una PMO, más fáciles serán las visitas a su sitio web.
10. Utilice un facilitador
Como ya mencionamos, los proyectos de construcción pueden ser bastante complicados. Simplemente hay demasiados elementos que deben tenerse en cuenta. Especialmente cuando hablamos de monitorear el progreso de la construcción, las cosas pueden volverse muy complicadas. Por eso, nombrar un facilitador de proyecto puede ser una decisión inteligente.
Al tener a alguien al tanto de las pequeñas cosas y detalles de su proyecto, podrá seguir su progreso de manera más fácil y rápida. Un facilitador del proyecto puede preparar su visita al sitio y mantenerlo alerta sobre los problemas que necesita investigar mientras esté allí. En otras palabras, los facilitadores pueden salvarle de mucho caos en su vida diaria.
Concluyendo
En resumen, está claro que las visitas a las obras son un desafío y requieren mucha atención a los detalles. Sin embargo, con el plan adecuado y la ayuda de una solución digital confiable puedes simplificar este proceso y poder monitorear todo lo que sucede en sitio en tiempo real.
Cuando se trata de la herramienta de informes que elija, nuestra única recomendación es que seleccione una herramienta fácil de usar que todos los miembros de su equipo puedan adoptar fácilmente, tanto en el sitio como en la oficina.
