Consejos para seleccionar contratistas de forma eficaz para proyectos de ingeniería
Uno de los elementos clave que determinan el éxito del proyecto es seleccionar al contratista adecuado para el trabajo. Si bien puede resultar tentador centrarse en minimizar los costos, un mejor enfoque es maximizar el valor y optimizar los costos. Después de todo, un proyecto de ingeniería es una inversión; La mejor oferta no siempre es la que tiene el precio más bajo, sino la que ofrece el mayor retorno por cada dólar gastado.
La comunicación eficaz es clave durante el proceso de licitación: si los contratistas participantes comprenden claramente los requisitos del proyecto, podrán preparar sus propuestas en consecuencia. Sin especificaciones adecuadas, incluso los contratistas más calificados pueden tener dificultades para presentar una oferta adecuada. La comunicación efectiva es tan importante para el éxito del proyecto que el Project Management Institute dedica un capítulo completo de su Conjunto de conocimientos al tema.
Antes de proceder a un proceso de licitación, es muy recomendable contratar una consultoría de ingeniería o una empresa de supervisión. Pueden ayudarlo a agilizar el proceso y al mismo tiempo brindar orientación técnica y gestionar la correspondencia con los contratistas. Incluso con un alcance de proyecto claramente definido, es normal que los contratistas soliciten información o aclaraciones adicionales.
Nivelación de ofertas: establecimiento de puntos comunes para la comparación
Las propuestas de proyecto sólo se pueden comparar entre sí si los contratistas cotizan el mismo alcance de productos y servicios. Al enviar una Solicitud de propuestas (RFP), incluya un documento de alcance que desglose el trabajo en elementos específicos y donde cada elemento tenga un precio individual. Esto permite comparar las propuestas una al lado de la otra, algo que no es posible cuando cada contratista proporciona un análisis diferente del trabajo del proyecto.
Crear un alcance detallado del proyecto requiere más tiempo al principio, pero ahorra mucho más tiempo más adelante en el proceso. Como las propuestas se pueden comparar directamente entre sí, la comunicación se vuelve más efectiva durante el proceso de selección de contratistas, reduciendo el número de aclaraciones y correcciones solicitadas.
El Project Management Institute (PMI) recomienda utilizar una estructura de desglose del trabajo (WBS) para definir el alcance del proyecto. En términos simples, una WBS divide el trabajo del proyecto en una serie de niveles, donde la definición de trabajo se vuelve más específica para cada nivel descendente y los elementos específicos del proyecto se describen en el nivel más bajo. Lo siguiente es un ejemplo:
- La EDT de un proyecto de construcción podría tener una categoría denominada Instalaciones Eléctricas (Nivel 1).
- Esta categoría se puede subdividir en secciones como Instalaciones de Iluminación o Receptáculos Eléctricos (Nivel 2).
- Las luminarias específicas se especifican en el apartado de instalaciones de iluminación, así como las cantidades necesarias (Nivel 3). Por ejemplo, un elemento de la lista podría describirse como: Downlight LED comercial, 2 pies x 4 pies, 4000 lúmenes, luz blanca clara (4100K). Este es un artículo al que los contratistas que participan en la licitación pueden fijar un precio específico.
Una lista de elementos divididos en categorías y subcategorías es mucho más fácil de entender que una simple lista donde se combinan elementos de diferentes sistemas constructivos. Una empresa de consultoría de ingeniería puede ayudarle a elaborar una EDT de forma eficaz. Con este formato de licitación, detectar discrepancias también es más sencillo; por ejemplo, si participan cinco contratistas y uno de ellos tiene un precio significativamente más bajo que los otros cuatro, es probable que haya habido un error o una mala interpretación.
Importancia desde un punto de vista técnico
A la hora de comparar propuestas de un proyecto, es muy recomendable la opinión de un tercero neutral y calificado, siendo la mejor recomendación contratar los servicios de una empresa de consultoría o supervisión de ingeniería. De esta manera, cada elemento del alcance del proyecto puede evaluarse desde un punto de vista financiero y técnico, asegurando que el precio proporcionado por el contratista sea razonable de acuerdo con las especificaciones técnicas. Para definir lo que se puede considerar barato o caro en ingeniería es necesario un cierto conocimiento de la industria.
Un consultor o una empresa de ingeniería también puede determinar si algún elemento del alcance del proyecto tiene un precio demasiado alto o demasiado bajo y luego solicitar una aclaración al contratista respectivo. Los precios bajos sólo son buenas noticias si son razonables; Es probable que los precios poco realistas sean el resultado de un error del contratista en la licitación. Sin embargo, sólo se puede llegar a estas conclusiones con un conocimiento profundo de los diferentes sistemas constructivos y de los precios que se pueden esperar.
Envíos de equipos
En términos simples, las presentaciones pueden definirse como cualquier información sobre equipos y materiales proporcionada por un contratista para su aprobación antes de la adjudicación del proyecto. Algunos de los tipos de envíos más comunes incluyen hojas técnicas cortadas, dibujos de fábrica y muestras de materiales.
Los componentes del sistema constructivo deben cumplir por lo general una serie de requisitos y normas. Los equipos de fabricantes de confianza vienen con fichas técnicas recortables, que proporcionan una descripción detallada de las características y conformidad del producto. Sin embargo, no todos los contratistas trabajan con los mismos proveedores y el proceso de selección de contratistas puede implicar comparar equipos de diferentes proveedores para un solo elemento de la propuesta del proyecto. Aunque las hojas cortadas de equipos están disponibles en Internet, buscarlas puede resultar muy tedioso cuando se trata de un proyecto grande. Por esta razón, es muy importante que los contratistas que participan en una licitación proporcionen hojas cortadas de todos los equipos propuestos.
Algunos elementos de los sistemas constructivos que desempeñan funciones críticas o implican un alto grado de complejidad no pueden describirse de manera efectiva únicamente con especificaciones textuales y planos generales de construcción. En estos casos, se recomienda solicitar planos de fábrica a los contratistas, proporcionando detalles específicos sobre cómo se fabricará o instalará el componente. Los dibujos de fábrica son especialmente importantes en proyectos que involucran componentes personalizados.
En algunos proyectos, también puede tener sentido solicitar muestras de materiales a los contratistas participantes, generalmente con resultados de pruebas de un laboratorio calificado. Esto es común con el hormigón, por ejemplo, debido a su importancia para la integridad estructural de un edificio.
Plan del proyecto: establecimiento de la fecha límite
Las propuestas de los contratistas deben definir claramente qué se suministrará y a qué precio, pero también deben fijar plazos. Esto proporciona una base para que el propietario del proyecto pueda evaluar el progreso y también es útil para programar pagos provisionales del proyecto. La finalización exitosa de un proyecto generalmente implica una planificación detallada en términos de tiempo, recursos y costos.
- Calendario: Muchas actividades del proyecto siguen una secuencia lógica. Por ejemplo, la instalación del techo sólo puede continuar si la estructura subyacente ya está construida y los pintores deben esperar a que se completen las paredes. Un diagrama de Gantt es la mejor herramienta para mostrar la secuencia de actividades del proyecto y sus plazos de finalización, y también permite identificar actividades críticas que retrasan todo el proyecto si se posponen individualmente; las actividades no críticas tienen tiempo de inactividad y pueden retrasarse hasta un cierto punto. grado sin comprometer la finalización del proyecto.
- Recursos: Los proyectos de ingeniería involucran personal y equipo, y en un proyecto bien planificado el contratista conoce desde el principio las actividades en las que participarán estos recursos en un momento determinado.
- Costo: después de que un contratista desarrolla un diagrama de Gantt y establece el precio para cada actividad, es posible estimar un calendario de costos. Esto le da al cliente una idea clara de cómo se utilizará el presupuesto del proyecto a lo largo del tiempo, lo que permite programar los pagos de manera más efectiva.
El Project Management Institute pone gran énfasis en la planificación de proyectos, ya que proporciona una base contra la cual se puede comparar el progreso del proyecto en términos de alcance, tiempo y costo. Al comparar propuestas de diferentes contratistas, verifique que los plazos y la asignación de recursos sean realistas. Una propuesta puede cumplir con todos los requisitos del proyecto en un plazo razonable, aunque aún puede carecer de planificación.
Conclusión
Al emprender un proyecto de ingeniería, evite adjudicar ciegamente el trabajo al contratista con el precio más bajo. Tenga en cuenta que los sistemas de construcción deben cumplir una serie de estándares y existe un límite en cuanto al precio que puede tener un sistema específico. También asegúrese de que todos los contratistas licitadores proporcionen un plan de proyecto detallado, que proporcione detalles sobre los cronogramas esperados del proyecto y la asignación de recursos.
