Para muchas personas los proyectos de construcción son sinónimo de incertidumbre. ¿Y quién puede culparlos cuando los plazos a corto y largo plazo cambian de la noche a la mañana, los pedidos de materiales se cancelan sin previo aviso y la valiosa información del sitio web nunca llega a las personas adecuadas? Agregue a la mezcla situaciones imprevistas como el brote de COVID-19 o fenómenos climáticos extremos y se hará una idea.
A pesar de la complejidad de los proyectos de construcción, las cosas no deberían ser así. La incertidumbre se puede reducir y los problemas críticos se pueden resolver mucho más rápido si los equipos de proyecto combinan correctamente tres elementos vitales: personas, procesos y herramientas.
Conseguir que las personas adecuadas le ayuden con su proyecto es tan importante como encontrar las herramientas adecuadas para respaldar sus procesos y, eventualmente, agregar previsibilidad a la forma en que construye sin perderse en un mar de datos desconectados.
Por eso también el uso de herramientas específicas para la construcción es extremadamente importante para su éxito. Lamentablemente, un número considerable de directores de proyectos todavía eligen herramientas como WhatsApp y Excel para realizar un seguimiento del progreso y comunicar las últimas actualizaciones a sus equipos.
El problema es que estas herramientas, por muy buenas que sean, no están hechas para la industria de la construcción y no pueden proporcionar un vínculo preciso entre lo que sucede en el terreno y su impacto en la planificación o el calendario de 3 a 6 semanas del maestro.
¿El resultado? Las personas reciben información fragmentada que no pueden utilizar porque no saben lo que podría significar para el desarrollo del proyecto.
Como resultado, es posible que los gerentes de proyectos tengan que dedicar hasta el 40% de su día a buscar informes, asistir a reuniones interminables o quedarse atascados en llamadas inútiles.
Ciertamente esto no era lo que tenían en mente cuando decidieron trabajar en la construcción. ¿Y la peor parte? Ciertamente esta no es la manera de lidiar con la incertidumbre en sus proyectos. Por el contrario, acaban provocando aún más confusión en toda la cadena de valor, allanando el camino para costosas reclamaciones y disputas interminables.
La buena noticia es que no tiene por qué ser así. Sin más preámbulos, aquí tienes los tres pasos clave para afrontar la incertidumbre en tus proyectos de construcción:
1. Invierte en herramientas hechas para la construcción.
Ya hemos mencionado esto anteriormente, pero no podemos enfatizar lo suficiente lo importante que es para completar exitosamente su proyecto de construcción. Invertir en las herramientas adecuadas le permitirá, como director del proyecto, mantenerse al tanto de la planificación y el programa maestro de 3 a 6 semanas sin tener que correr de un lado a otro en busca de actualizaciones.
Las herramientas que se crearon teniendo como punto focal la industria de la construcción tienen una ventaja única en comparación con soluciones como WhatsApp y Excel porque comprenden mejor cuán delicados y urgentes son los procesos de construcción.
En otras palabras, permiten a todos los miembros del equipo señalar problemas críticos de manera oportuna y ayudan a los gerentes de proyecto a mantener una visibilidad total del progreso de cada tarea. De esta manera, todos los problemas pueden resolverse a tiempo y los conflictos legales graves pueden resolverse o incluso evitarse de una manera más sencilla y eficaz.
Entonces, la próxima vez que escuches a alguien en tu proyecto hablar sobre hojas de cálculo de Excel, correos electrónicos y grupos de WhatsApp, simplemente di “¡no, gracias!”
2. Combatir la carga de trabajo administrativo
Esta es otra área que muestra lo importante que es para los directores de proyectos elegir herramientas digitales específicas de la industria. Muchos proyectos de construcción luchan constantemente con una carga de trabajo administrativa excesiva, ya que todas las partes interesadas carecen de una forma inteligente de informar el progreso y conectar sus actualizaciones con el plan maestro.
Dicho esto, los gerentes de proyecto pasan horas interminables llamando a la gente, quedándose atrapados en reuniones inútiles o visitando el sitio web para comprobar si tienen la información correcta.
Y las cosas pueden complicarse aún más cuando se trata de disputar un reclamo. Tendrás que revisar 3000 fotos e interminables hilos de correo electrónico para encontrar esa foto o ese valioso correo electrónico que te permitirá demostrar que no fue tu culpa que una tarea se retrasara.
3. Modernice sus sistemas y procesos
Muchos en la construcción piensan que la estandarización no funciona en la construcción porque cada proyecto tiene objetivos y requisitos diferentes. Por lo tanto, lograr que la gente adopte una nueva forma de trabajar puede parecer inútil.
Sin embargo, eso no es verdad. Independientemente del alcance o tamaño del proyecto, el 80% de los procesos son siempre iguales. Sólo el 20% requiere ajustes especiales. Teniendo esto en cuenta, rápidamente resulta evidente que al estandarizar sus sistemas y procesos tiene una oportunidad única de aumentar la previsibilidad y mitigar el riesgo de manera mucho más efectiva.
Por supuesto, la estandarización no puede ocurrir de la noche a la mañana. Es un proceso intuitivo que implica la adopción digital. Y así es como finalmente se une la santísima trinidad (personas, sistemas, procesos), que mencionamos al principio del artículo.
Permitir que sus equipos repitan constantemente los mismos procesos prediseñados, respaldados por herramientas específicas de construcción, puede llevar la planificación colaborativa de sus proyectos a un nivel completamente nuevo y allanar el camino para una entrega exitosa.
Lo más importante es que le brindará la valiosa tranquilidad que necesita como gerente de proyectos para concentrarse en las tareas y cuestiones más importantes. Después de todo, te uniste a la construcción para participar en proyectos interesantes que aportan valor a la sociedad, por lo que no pierdes la mayor parte del día yendo y viniendo de la obra perdido en tareas administrativas.
Elimine la incertidumbre de sus proyectos y comience a entregar más rápido y mejor
Reducir el riesgo en sus proyectos de construcción puede no ser un paseo por el parque, pero no es inalcanzable. Con la estrategia, las herramientas y el talento adecuados, podrá ver rápidamente una gran mejora en la forma en que sus equipos colaboran e intercambian información crítica.
Al conectarlos de manera fluida y transparente, tiene la oportunidad de adelantarse a los riesgos en sus proyectos y asegurarse de que todas las partes interesadas estén en sintonía. A largo plazo, este enfoque le evitará dolorosas disputas y mantendrá sus proyectos bien protegidos contra reclamaciones.
