Mueva su cronograma y toda la comunicación del proyecto a la nube
Mover toda la información de su proyecto a una ubicación compartida y en vivo en la nube garantiza que todas las partes interesadas tengan acceso a los mismos datos. De esta manera, todos obtienen una imagen actualizada de lo que sucede exactamente en el sitio. Cuando cuentan con información instantánea, las personas en el terreno pueden actuar instantáneamente cuando surge un problema y resolverlo antes de que se expanda desproporcionadamente.
Si los datos y la comunicación de su proyecto no están disponibles para todos en tiempo real, la información valiosa del proyecto quedará fragmentada y "atascada" en diferentes herramientas y formatos, lo que provocará malentendidos, paros laborales y disputas en la construcción.
Utilice una herramienta específica para la construcción
Muchos directores de proyectos confían en WhatsApp, Excel, Messenger, llamadas telefónicas y correos electrónicos para comunicar su progreso a los equipos en el sitio. Estas herramientas son excelentes para comunicar mensajes simples, pero en un entorno de proyecto complejo con múltiples partes interesadas y actividades relacionadas, este tipo de comunicación fragmentada puede generar mucha administración innecesaria y pérdida de tiempo. ¿La peor parte? Provoca confusión, imposibilita que las personas colaboren de manera eficiente y las deja sin una visión clara de dónde se encuentran en términos de sus tareas individuales. Las actualizaciones sobre errores y restricciones llegan tarde a las personas adecuadas, lo que genera retrasos y desperdicio.
Aquí es donde entra en juego una herramienta creada específicamente para la comunicación en equipo en la construcción. Imagínese si tuviera una herramienta que le permitiera conectar a todas las partes interesadas del proyecto en torno a la misma versión en vivo de su programa, donde pudieran compartir actualizaciones en tiempo real entre sí. . Al proporcionar a todos la misma herramienta con la que pueden comunicarse y compartir información crítica fácilmente, todos pueden tomar decisiones informadas más rápido, evitar problemas y resolverlos temprano antes de que se conviertan en amenazas para la ejecución del proyecto. Ahora puedes tener un equipo proactivo en lugar de reactivo.
Centrarse en la preparación
Muchos gerentes de proyectos tienden a no concentrarse en prepararse para un proyecto de construcción. Todavía hay mucho margen de mejora, excepto en el caso de eventos externos fuera del control del director del proyecto, como el mal tiempo.
Sin embargo, hay que tener en cuenta una cosa fundamental: la preparación no comienza ni termina con el lanzamiento de una obra. La anticipación y la preparación calculadas en torno a ajustes en la entrega, pedidos, proyectos, decisiones y disponibilidad de la fuerza laboral ayudan a mitigar y evitar problemas que puedan surgir en el sitio.
Cuando las partes relevantes no planifican ni consideran las cosas juntas, surgen problemas. Los mismos problemas pueden ocurrir cuando se retrasa la preparación adecuada del trabajo, generando errores y trabajo o reelaboración de última hora.
Un ejemplo sería recibir tarde los elementos prefabricados en la obra. Este retraso puede afectar en gran medida el cronograma de su proyecto. Para evitar este problema en el futuro, se debe reunir a todas las partes interesadas (ingenieros, proveedores, compradores, etc.), discutir la causa del problema, identificar otras causas futuras e implementar diferentes escenarios de solución. Al hacerlo, establece un enfoque proactivo de resolución de problemas para la preparación de proyectos y la resolución de restricciones, lo que le brinda una ventaja en el manejo de circunstancias inesperadas para que no terminen en un desastre.
Estandariza tanto como puedas
Otra clave importante para una colaboración eficaz entre los trabajadores y las partes interesadas en el sitio es garantizar que la información de su proyecto esté estandarizada y se comunique sin problemas de un trabajador a otro. El enfoque fundamental en este caso es mover el cronograma de su proyecto a la nube y recopilar todas las tareas críticas y la información del proyecto en una ubicación centralizada para establecer una colaboración perfecta.
Piense en cómo presentaría sus documentos hace diez años. Los imprimiría diariamente y los almacenaría en un archivo. En el mejor de los casos, los convertiría a archivos PDF y los enviaría por correo electrónico a las partes interesadas relevantes. Tan pronto como alguien cambiaba o ajustaba algo en la característica, el diseño o la cadena de suministro, tenía que rehacer el documento y reenviarlo a todos. Afortunadamente, la tecnología digital ha cambiado por completo la forma en que registramos los documentos de los proyectos y difundimos la información. Pero ¿por qué sigues estancado haciendo lo mismo en tu planificación?
Ofrezca a todos los miembros de su equipo acceso instantáneo a los últimos cambios basando la comunicación de su equipo en un plan central y dinámico. Ahora los miembros de su equipo saben exactamente cuándo presentarse en el sitio. No más esperas por tareas pendientes para comenzar el día; simplemente pueden reorganizar sus listas de tareas pendientes y trabajar en una tarea diferente para ahorrar tiempo.
Como gerente de proyecto, así es como ayuda a sus equipos y subcontratistas: capacitándolos para reconocer oportunidades que agregan valor a su proyecto. Esto les da la lección más importante a la hora de identificar elementos para estandarizar un proyecto de construcción: ¿qué podemos aprender de este proceso y cómo podemos mejorar la próxima vez?
Así no tendrías que construir el mismo apartamento de forma diferente cada vez.
Conecta tus horarios
Los gerentes de proyecto, gerentes de sitio, equipos de adquisiciones y subcontratistas actualmente luchan por ver la gran cantidad de cambios en sus proyectos y los impactos y problemas que pueden causar. Porque mantienen toda la información crítica separada en múltiples herramientas y formatos desconectados (Excel, MS Project, Primavera P6, Powerproject, PDF, notas en papel, pizarras, etc.) y la envían a través de múltiples canales de comunicación (correo electrónico, SMS, mensajes de WhatsApp, teléfono). llamadas), tienen dificultades para ver el panorama general y no pueden tomar decisiones oportunas e informadas.
¿No sería más fácil si cada equipo y cada miembro del equipo pudiera compartir actualizaciones de su propia agenda en tiempo real? ¿No sería mejor que recibir programas desconectados y correos electrónicos obsoletos? De manera similar a cómo comparte sus dibujos a través de Dropbox, Google Drive o One Drive, necesitaría una herramienta digital que se centre en todas las comunicaciones vitales relacionadas con la planificación en un entorno colaborativo. Esto le permitiría:
- Facilita la comunicación con tus equipos y subcontratistas
- Mejorar la transparencia y visibilidad de la planificación
- Realizar una alineación completa entre los equipos locales y externos.
- Alcance todos los hitos y desarrollos importantes sin perderse nada.
- Identifique rápidamente en qué tareas centrarse para realizar otras tareas de valor añadido
Resuelva fácilmente las limitaciones del proyecto
En resumen, la clave para resolver las limitaciones del proyecto es utilizar una herramienta centralizada que conecte a sus equipos y subcontratistas en torno a la planificación del proyecto. Tener un plan central activo les brinda a usted y a sus equipos información oportuna y relevante que les permite a todos colaborar fácilmente, alinear cronogramas, resolver conflictos, evitar errores y tomar decisiones bien informadas para que pueda entregar sus proyectos con éxito y ahorrar tiempo. y el tiempo de todos. mucho dinero.
