Las Solicitudes de Información (RFI) se han vuelto cada vez más indispensables, especialmente en todos los grandes proyectos de construcción. Sin embargo, son tan versátiles que muchos ingenieros MEP han adoptado su uso para diversos fines. Nos centraremos en las solicitudes de información sobre obras y cómo emitirlas en la búsqueda de información adicional.
Las RFI desempeñan un papel clave en la finalización eficiente y económica de proyectos de construcción, ya que facilitan la comunicación entre las distintas partes interesadas. Sin ellos, la calidad de los proyectos residenciales puede verse comprometida porque, por ejemplo, los subcontratistas no entienden determinadas especificaciones o falta información. Sin embargo, tenga en cuenta que las RFI no reemplazan la comunicación verbal de rutina, ya que muchas personas la confunden. En cambio, una RFI es una forma formal y profesional de solicitar información a las partes interesadas.
Ya sea usted el contratista principal o el subcontratista, debe estar familiarizado con cómo se proporcionan las RFI. De hecho, todas las partes interesadas en un proyecto de construcción deben estar bien informadas sobre cómo funcionan las RFI, ya que esto evita errores que puedan surgir al proporcionar o responder a las RFI. Desglosaremos los aspectos que necesita saber al proporcionar RFI.
¿Cuál es el contenido del RFI?
Una RFI constituye un proceso formal a través del cual el subcontratista, contratista principal o cualquier parte interesada busca claridad sobre ciertos aspectos no inferibles ni encontrados en los contratos de construcción originales. Aunque se hacen más esfuerzos para garantizar que todo esté perfecto antes de que comiencen los proyectos, resulta que pueden surgir algunas confusiones durante el flujo de trabajo. No comunicar eficientemente estos aspectos en el momento oportuno podría paralizar el proyecto o dar lugar a resultados deficientes, cuya corrección podría costar una cantidad exorbitante de dinero. Por este motivo, no se debe pasar por alto la importancia de una RFI.
Dependiendo de la escala del proyecto, se pueden proporcionar numerosas RFI porque los proyectos grandes, por ejemplo, tienen muchas variables. Por nombrar algunas, las RFI se pueden clasificar en las siguientes categorías:
- Solicitudes sobre cambios de diseño: puede haber errores en el diseño que no se detectaron inmediatamente antes de que comenzara el proyecto. Es posible que se le solicite a un ingeniero o arquitecto que realice algunos cambios en el diseño original.
- Solicitud de sustitución de materiales: si un determinado material no está disponible o tiene un costo exorbitante, se puede emitir una RFI solicitando sustituciones de materiales. Múltiples proveedores podrían recibir estas solicitudes para saber quién tiene los materiales de mejor calidad para el proyecto de construcción.
- Solicitud de aclaración: puede haber especificaciones, conflictos o estándares que requieran claridad durante la vida del proyecto, por lo que se puede utilizar una solicitud de información para aclarar estos aspectos.
- Evaluación de la capacidad del proveedor para participar en el proyecto; ya sea para proporcionar materiales o como participantes en la realización del proyecto. En estos casos, la RFI suele preceder a otros procesos documentados relacionados, como RFP, RFT y RFQ. A menudo se realiza una solicitud de información para obtener información general de varios proveedores antes de que comience el proyecto para ver si hay un proveedor que pueda ayudar con la resolución del problema. La emisión de una RFI no constituye un contrato legalmente vinculante.
Como se indicó, estas categorías no son todas inclusivas. Otras partes interesadas a menudo malinterpretan una RFI como una comunicación aleatoria que termina reemplazando las comunicaciones verbales. Tampoco debe utilizarse como una presentación o algo fuera de su alcance.
Proporcionar RFI
Al proporcionar RFI, existen mejores prácticas a seguir para garantizar que el proceso se desarrolle sin problemas sin variar significativamente el alcance, retrasar el proyecto o incurrir en costos. Idealmente, la RFI debería presentarse en un formulario estructurado con una pregunta específica y otros parámetros, como la fecha límite. Hay modelos que puedes seguir.
No es una buena práctica incluir demasiadas preguntas en una sola solicitud, ya que esto puede causar confusión. Cree un máximo de una solicitud para cada pregunta para que sea fácil de rastrear. Sin embargo, el uso de formularios impresos rara vez se utiliza en esta era moderna debido a la prevalencia y aparición de programas de software que facilitan la participación simultánea de todas las partes interesadas.
Al escribir solicitudes de información, siga el proceso simple que se describe a continuación para evitar confusiones que podrían causar más retrasos. Los proyectos de construcción a menudo se llevan a cabo a costa de la financiación del préstamo, por lo que es importante evitar posibles gastos no presupuestados asegurándose de proporcionar la mejor información solicitada.
- Sea lo más conciso, específico e inequívoco posible para que todos comprendan la solicitud. Defina claramente el tema que debe abordar cualquier parte interesada a la que se dirija. Evite plantear problemas en lugar de hacer preguntas reales si busca claridad sobre determinados aspectos.
- Utilice elementos visuales para aclarar su solicitud. Pueden ser dibujos, vídeos, imágenes o bocetos, siempre que el destinatario pueda comprender claramente las preguntas sin iniciar una sesión de preguntas cruzadas en un intento de comprenderlas.
- Utilice una plantilla proforma claramente definida.
- Sea considerado con los destinatarios al proporcionar estas solicitudes. Cualquiera que sea el motivo por el que emite una RFI, tenga en cuenta el tiempo de los destinatarios, especialmente al establecer plazos. Normalmente, los plazos pueden variar de 1 a 2 semanas.
- Proponer o recomendar posibles soluciones para acelerar el proceso de RFI.
Beneficios de las RFI
Aunque puedan parecer costosas, las RFI brindan muchos beneficios a los contratistas principales y subcontratistas. En resumen, tienen los siguientes beneficios:
- La información se obtiene de forma formal y estructurada.
- Proporcionar aclaración de conceptos para que el proyecto fluya sin problemas.
- Proporciona una comunicación sencilla entre múltiples partes interesadas en un proyecto determinado.
- Son fácilmente manejables mediante programas de software de gestión de documentos.
RFI frente a RFQ y RFP
El RFI es uno de los documentos de construcción: RFP y RFQ. Puede que a un principiante no le resulte evidente cuál es la diferencia entre estos documentos.
RFI – es una solicitud de información adicional sobre un proyecto de construcción a la información contenida en los contratos. El RFI es un documento multifuncional ya que también se puede enviar antes de enviar RFP y RFQ a proveedores potenciales. De hecho, actúa como filtro de proveedores para futuros proyectos. En los casos en que el RFI se envía como un medio para solicitar experiencia para un problema específico, no debe verse como un documento vinculante que constituye un premio o garantía de selección para el proyecto.
RFP: la solicitud de propuesta se emite cuando el cliente sabe cuál es el problema y por lo tanto lo envía a los posibles contratistas para seleccionar el mejor.
Solicitud de cotización – esta solicitud busca evaluar la competitividad de los precios de los diferentes actores. El emisor busca los mejores precios asequibles combinados con la mejor calidad del servicio o producto ofrecido.
La descripción del RFI depende del propósito al que está destinado. Por ejemplo, si se utiliza durante proyectos de construcción, se puede utilizar para obtener información complementaria de diversas partes interesadas, como ingenieros, diseñadores, arquitectos, contratistas principales, proveedores y muchos más. Si se utiliza como precursor de las RFP y RFQ, puede funcionar como un proceso para obtener información general de proveedores potenciales.
¡Envolver!
Proporcionar solicitudes de información es un proceso simple. Básicamente, una RFI implica un formulario estructurado que hace preguntas específicas al destinatario. Últimamente, el software de gestión de documentos ofrece una manera conveniente de gestionar las RFI en una plataforma, y esto le brinda la libertad de rastrear, actualizar y compartir las solicitudes con muchos participantes al mismo tiempo. Las prácticas importantes a tener en cuenta son ser siempre específico, claro e inequívoco al proporcionar estas solicitudes. No hagas demasiadas preguntas en una sola aplicación para tus proyectos de construcción.
