El factor clave a la hora de realizar cualquier obra de construcción es una buena comunicación. Todos los que trabajan en un proyecto necesitan saber exactamente cómo encajan, cuál es exactamente su función y qué se espera de ellos (esto incluye al director del proyecto).
Innumerables proyectos fracasan, a veces debido a circunstancias completamente imprevistas. Pero a menudo las cosas salen mal como resultado de una mala comunicación, especialmente entre quienes están en el sitio y quienes están en la oficina. Cuando las cosas van realmente mal, pueden dar lugar a acusaciones y, en el peor de los casos, a manos de abogados, ya que un proyecto se vuelve famoso por motivos equivocados.
Cualquiera que lea esto y piense que ya tiene una comunicación de primera clase y que esto no se aplica a ellos, se encuentra en una pendiente resbaladiza. Siempre hay nuevas formas de conectar a sus equipos y aumentar la colaboración en toda la cadena de suministro.
Pero la construcción es una industria de fuertes hábitos. Muchos consideran que el trabajo administrativo excesivo, la falta de estandarización y una cultura litigiosa son parte del trabajo. No hace falta decir que este no debería ser el caso.
Después de todo, usted no entró en la industria de la construcción debido a los interminables informes, las largas reuniones y las llamadas telefónicas innecesarias. Decidiste trabajar en la construcción porque querías ser parte activa de proyectos de construcción interesantes y marcar la diferencia.
Por qué es importante una cultura digital sólida
Partes de la industria siguen resistiéndose a la tecnología y todavía dependen de sistemas heredados de lápiz y papel. Planificar y organizar proyectos mediante métodos basados en papel significa que realizar un seguimiento de todo puede resultar muy difícil. Esto puede causar errores y confusión, especialmente si se pierden documentos vitales por algún motivo. Y si no ha acordado un enfoque estandarizado con sus subcontratistas, esto también puede causar una serie de problemas.
Aquí es donde entra en juego la digitalización. Establecer una cultura digital sólida puede requerir cierta inversión, pero los beneficios pueden ser extremadamente gratificantes: mayor productividad, menos trabajo administrativo y menos estrés y frustración para las personas involucradas. Nunca se sabe, ¡incluso podrías entregar el plan antes de la fecha límite!
Pero es necesario que todos estén a bordo. La transformación digital de una organización es un esfuerzo colectivo que no puede ser impuesto por el CEO. Debe iniciarse en sitio y regresar a la oficina.
Además, siempre debes tener en cuenta que la estandarización es un componente vital de una cultura digital saludable. Y la razón es simple. Si tiene suscriptores que utilizan software, aplicaciones o tecnologías diferentes que no están actualizados, esto puede crear sus propios problemas, como pérdida de información, falta de comunicación e interrupciones en proyectos que podrían haberse evitado.
El 80% del proceso constructivo es siempre el mismo.
A veces, los trabajadores de la construcción piensan que es imposible lograr que sus cuadrillas sigan una determinada forma estandarizada de trabajar. Perciben los procesos prediseñados y estandarizados como inútiles o muy difíciles de implementar porque cada uno tiene su propia manera de hacer las cosas.
Por lo tanto, nunca sucederá que todos los equipos se tomen el tiempo de utilizar una herramienta para completar listas de verificación, compartir actualizaciones de progreso o crear una lista de problemas. Pero esto está lejos de la verdad.
No importa cómo sea su proyecto de construcción, en la gran mayoría de los casos, el 80% de todos los procesos de construcción siguen siendo los mismos. Puedes construir un puente, una escuela o un hospital, pero siempre necesitarás mantener a tus equipos conectados si quieres entregar proyectos exitosos a tiempo y dentro del presupuesto.
En última instancia, se trata más de encontrar el flujo de trabajo adecuado y las herramientas específicas de construcción adecuadas que puedan respaldar este cambio de paradigma.
Sólo entonces podrá cerrar la brecha entre el sitio web y la oficina y, lo que es más importante, agregar contexto a todos sus datos. En otras palabras, para garantizar que su planificación a corto plazo esté indisolublemente ligada a su cronograma maestro y que los equipos de proyecto puedan tomar decisiones inteligentes basadas en esta dependencia en tiempo real.
Eliminar el trabajo administrativo excesivo y allanar el camino hacia la confianza
Muchos directores de proyectos dedican hasta el 40% de su día a tareas administrativas. Y la razón principal detrás de esto es, por supuesto, la cultura general de culpa y demandas en la construcción. Al dedicar todo este tiempo a buscar actualizaciones, escribir informes o simplemente asistir a reuniones, los gerentes de proyectos intentan proteger sus problemas de errores costosos o malentendidos que podrían retrasar su proyecto.
No hace falta decir que este enfoque no debería ser la norma en la industria. Sin embargo, esto se debe a la falta de comunicación clara y colaboración continua entre los diferentes equipos.
Como resultado, los gerentes de proyectos tienen que depender de la microgestión y la verificación doble con sus equipos, yendo al sitio para ver realmente qué está pasando. O, en el mejor de los casos, necesitan solicitar una cantidad excesiva de actualizaciones a sus equipos a través de WhatsApp, llamadas o correo electrónico.
Y este enfoque todavía no funciona en muchos casos porque los datos compartidos son estáticos. En otras palabras, carece del contexto necesario que permitiría a los gerentes de proyecto rastrear el impacto de cada actualización tanto en los pronósticos como en el plan maestro.
Una vez más, resulta evidente por qué herramientas como Excel y WhatsApp no son adecuadas para la construcción. No fueron creados para esta industria y, por lo tanto, no pueden soportar los complejos procesos e interdependencias que acompañan a cada proyecto. Aquí es donde todos los directores de proyectos deben centrar sus esfuerzos para reducir la carga de trabajo administrativo y restablecer la confianza en las relaciones contractuales.
¿Tienes las herramientas adecuadas para conectar tu trabajo con la oficina?
Ahora está claro por qué es tan esencial elegir una herramienta digital diseñada para la industria de la construcción. Pero antes de eso, es fundamental que los directores de proyectos comprendan que las herramientas que utilizan simplemente no son lo suficientemente buenas.
En muchos casos, los profesionales de la construcción piensan que los correos electrónicos, las notificaciones de WhatsApp y las hojas de cálculo de Excel son los mejores aliados para mantener la comunicación del proyecto. Pero la verdad es que estas mismas herramientas son tus mayores enemigos en el éxito de tus proyectos.
Llegados a este punto, es importante decir que todas las herramientas mencionadas anteriormente son perfectas para pequeñas interacciones o tareas del día a día en nuestra vida personal. Pero este es un contexto totalmente diferente y no se puede comparar con la complejidad de un proyecto de construcción.
Dicho esto, como gerente de proyectos, necesita una herramienta digital diseñada para personas en el terreno, que permita la comunicación en tiempo real y allane el camino para una colaboración perfecta. Al invertir en una única fuente de información actualizada en tiempo real, puede asegurarse de que todos los equipos del proyecto estén en sintonía y que diferentes equipos puedan tomar decisiones informadas sin tener que esperar siempre a que usted actúe.
