Todos los proyectos de construcción dependen de una larga cadena de partes interesadas que deben trabajar juntas y comunicarse continuamente para que las tareas programadas se completen a tiempo y dentro del presupuesto.
Por supuesto, todo el mundo en el sector sabe que es casi imposible finalizar un proyecto sin sufrir ningún tipo de retraso. Sin embargo, eso no significa que no haya manera de reducir los contratiempos en sus proyectos y evitar errores costosos que eventualmente podrían generar quejas y disputas legales interminables.
Aquí es donde entra en juego la comunicación oportuna. Aumentar la velocidad de respuesta en sus obras es el primer paso hacia un proyecto con visibilidad total del sitio, donde todas las partes interesadas miran en la misma dirección.
Pero, ¿cómo podrías lograr esto sin enfrentarte a la muerte por culpa de un millón de aplicaciones o sin ahogarte en un mar de información desconectada?
Bueno, a algunos les puede parecer complicado, o incluso imposible, pero realmente no tiene por qué serlo. Siempre que tenga el software adecuado en su caja de herramientas, podrá recuperar gradualmente el control de la comunicación de su proyecto y cerrar la brecha entre la sala de juntas y el sitio de construcción.
Si ahora se pregunta qué significa el software adecuado, simplemente estamos hablando de una herramienta digital específica de la industria que ha sido diseñada y construida teniendo la construcción como única prioridad.
Y la razón detrás de esto es simple. Herramientas como WhatsApp, Messenger, correo electrónico o incluso Excel pueden ser excelentes, pero no son suficientes para administrar sus proyectos de manera efectiva porque no brindan ese vínculo valioso entre las actualizaciones del sitio web y los pronósticos o el cronograma maestro de 3 a 6 semanas.
Para usted, como gerente o director de proyectos, esto simplemente significa que tomar decisiones sobre cada actualización del sitio web que recibe se vuelve mucho más difícil porque no tiene una visión clara de todo lo que sucede en el sitio web. En otras palabras, cuanto menos vea, más lento responderá a las actualizaciones de campo. Lamentablemente, esto también se aplica a los equipos de proyecto y a los subcontratistas.
Una vez más, queda claro lo importante que es la visibilidad del sitio web para reducir el tiempo de inactividad y garantizar una comunicación fluida en todos sus proyectos.
Los tres pasos para una comunicación más rápida entre el sitio web y la oficina
En un intento por ayudarle a escapar de la pesadilla de la comunicación fragmentada y la carga administrativa que la acompaña, le presentamos a continuación los tres pasos que le permitirán aumentar la velocidad de respuesta en sus obras de construcción. Para que pueda entregar proyectos exitosos antes y más barato:
1. Elija herramientas digitales específicas para la construcción
Ya hemos mencionado anteriormente la importancia de implementar soluciones digitales específicas de la industria en sus proyectos de construcción, pero no podemos enfatizar esto lo suficiente. Puedes tener a las mejores personas en el campo, pero sin las herramientas adecuadas a mano, no podrán hacer avanzar tu proyecto.
Al mismo tiempo, sin una vista en vivo que se pueda compartir de la ubicación de su proyecto, también le resultará extremadamente difícil seguir el progreso de cada equipo. Dicho esto, puede dedicar rápidamente casi la mitad de su tiempo a buscar actualizaciones y redactar informes que estén desactualizados en el momento de su publicación. ¿El resultado?
- La velocidad de respuesta y, por extensión, la velocidad de reacción será extremadamente lenta.
- Los subcontratistas aparecerán en el sitio en vano.
- Su proyecto será vulnerable a quejas comerciales.
- Las entregas se retrasarán y aumentará la insatisfacción de los clientes.
2. Confíe en una única fuente de datos
En este blog seguramente habrás leído repetidamente sobre la importancia de tener una única fuente de verdad para tus proyectos. Nuevamente, el objetivo detrás de esto es bastante simple. El uso de una fuente de datos garantiza una mejor comunicación y reduce significativamente la carga de trabajo administrativa.
Además, al centralizar toda la comunicación del proyecto, resulta más fácil garantizar el progreso del proyecto, ya que todos permanecerán concentrados en el cronograma y siempre tendrán la confianza de que no se olvidará ni perderá ninguna información crucial.
Además de una mejor comunicación, una única fuente de verdad también puede ayudarle a mejorar sus procesos de gestión de calidad. Todos los controles de calidad y seguridad ahora se vincularán fácilmente al plan maestro y los problemas críticos se resolverán sobre la marcha, sin dejar lugar a costosas sorpresas durante las entregas.
Pero la velocidad de respuesta también puede referirse a la eficacia con la que usted y el administrador del sitio abordan las quejas. Al tener toda la información crítica en un solo lugar, puede encontrar y recuperar en cuestión de horas ese correo electrónico o foto que podría proteger su proyecto de reclamos comerciales. Esto es extremadamente poderoso considerando el tiempo y el esfuerzo que normalmente se requieren para luchar contra reclamaciones en un proyecto de construcción.
Esta es también una prueba más de lo importante que es implementar herramientas específicas de construcción en sus proyectos, ya que pueden proporcionar una fuente de datos única y segura abierta a todas las partes interesadas del proyecto.
3. Estandarizar para combatir la carga administrativa
La estandarización ya ha comenzado a convertirse en una parte esencial de la nueva normalidad en la construcción. Puede tomar diferentes formas según el sector o proyecto en el que estés involucrado, pero el concepto principal es siempre el mismo. Agregar más previsibilidad a su producción y obtener más control sobre diferentes aspectos de sus proyectos.
No hace falta decir que al fomentar la estandarización y la repetibilidad de las tareas, también tienes una oportunidad única de mejorar la comunicación de tu proyecto.
Por ejemplo, al introducir listas de verificación y formularios de inspección estandarizados y fáciles de usar, puede acelerar significativamente la comunicación sobre la gestión de calidad en sus proyectos. A largo plazo, esto podría conducir a una resolución más rápida de las no conformidades, menos errores y, por extensión, una entrega más rápida del proyecto.
Por tanto, resulta fácilmente evidente que la repetibilidad y la toma de decisiones eficaz dependen de una buena comunicación. Cuanto mejor sea la conexión entre la ubicación y la oficina, mejor será la visibilidad de la ubicación para usted y sus equipos.
Por muy repetitivo que parezca, todo vuelve a nuestro primer punto. Implementar herramientas específicas de construcción que puedan respaldar una forma fluida de conectarse con diversas partes interesadas en su proyecto.
Cómo mantener a todos en tu proyecto en la misma página
Al fin y al cabo, una buena comunicación en un proyecto de construcción consiste en mantener a todos alineados. Sólo así se podrán evitar errores o al menos solucionarlos lo más rápido posible.
En este artículo, presentamos algunos de los primeros pasos que debe seguir para lograr su objetivo. Sin embargo, esto es sólo el comienzo.
En un esfuerzo por ayudarlo a obtener visibilidad y control total sobre sus proyectos, lo invitamos a descargar nuestro libro electrónico detallado sobre la importancia de las herramientas específicas de la industria para su proyecto .
