Monitorear el progreso de cada equipo en cada etapa es una misión interminable para todos los gerentes de proyecto y supervisores de construcción. Independientemente del tipo o tamaño de su proyecto, siempre necesita tener una visión completa del progreso que se realiza en el sitio y comunicar los problemas críticos de manera eficiente y efectiva.
Excel, WhatsApp, Messenger y el correo electrónico son algunas de las herramientas que muchos equipos de proyectos de la industria utilizan para mantenerse conectados. Todas estas herramientas son muy intuitivas y pueden resultar extremadamente útiles en nuestra vida diaria, pero no están hechas para la construcción.
En otras palabras, no tienen la profundidad técnica para respaldar los procesos complejos y urgentes de un proyecto de construcción. La razón es su incapacidad para proporcionar a las partes interesadas actualizaciones de campo que estén perfectamente conectadas con los diferentes cronogramas del proyecto.
Por lo tanto, un gerente de proyecto o capataz de sitio tiene que dedicar mucho tiempo a escribir informes, llamar a personas o asistir a frustrantes reuniones de progreso en un esfuerzo por conectar toda la información sin contexto y comprender qué sigue para sus equipos. .
Teniendo en cuenta que los gerentes de proyectos y sitios generalmente tienen que hacer malabares con múltiples cronogramas (programa maestro, pronósticos de 3 a 6 semanas, cronograma de adquisiciones y más), no se necesita mucho para comprender cuán propenso a errores puede ser este enfoque de trabajo.
Además, el proceso de toma de decisiones se vuelve mucho más lento y engorroso ya que todos los equipos de campo tendrán que comunicarse constantemente con el gerente del proyecto cuando sea su turno de presentarse en el sitio y comenzar a trabajar en sus tareas.
Entonces queda claro cuánto valor puede agregar a sus proyectos si estructura toda la comunicación con las partes interesadas en torno a una única fuente de verdad. Tener toda la información del proyecto recopilada en un ecosistema de nube abierto y colaborativo le permitirá aumentar la responsabilidad, evitar la falta de comunicación y reducir la carga de trabajo administrativa excesiva. Por lo tanto, ya no necesitará dedicar el 40 % de su tiempo a elaborar informes de progreso que están desactualizados en el momento de su emisión.
Comunicación de campo y oficina: cómo mejorarla
Cerrar la brecha entre el sitio y la oficina es el primer paso y posiblemente el más crucial en su esfuerzo por ver todo lo que sucede en el campo. Al hacer esto, siempre estará en condiciones de evitar pérdidas de tiempo, detectar errores tempranamente y entregar proyectos antes. Porque al final del día, si cumples con tu horario, también cumplirás con tu presupuesto.
Pero, ¿cómo puedes conectar sin problemas tu sala de reuniones con la obra? No te preocupes por la respuesta, ¡nosotros te ayudaremos!
Sin más preámbulos, aquí hay tres pasos clave para mejorar la comunicación en el campo y en la oficina para realizar un seguimiento del progreso más fácilmente y con mayor precisión:
1. Comience con una herramienta digital específica para la construcción
Si has estado siguiendo nuestro blog por un tiempo, probablemente hayas leído esto varias veces. No podemos dejar de resaltar la importancia de utilizar soluciones digitales adaptadas a la construcción.
Sólo entonces podrás estar seguro de que tu agenda refleja la realidad en un momento dado. Toda la comunicación se producirá en una única fuente de datos, lo que le permitirá conectarse de manera efectiva con múltiples partes interesadas del proyecto para que pueda tomar las decisiones correctas más rápido y planificar sus próximos pasos con confianza.
Y lo más importante, el impacto de toda la información que llega desde el campo es visible instantáneamente en las diferentes líneas de tiempo en las que estás trabajando. De esta manera, mantendrá continuamente una visión general en vivo de su posición en el proyecto sin tener que salir de la oficina.
Al mismo tiempo, su personal en el sitio puede documentar fácilmente el progreso y enviar actualizaciones críticas simplemente usando sus dispositivos móviles.
Al mantener a todos completamente sincronizados, resulta más fácil evitar errores y entregar proyectos exitosos de manera más rápida y rentable. Si puede limitar los retrasos y hacer avanzar su proyecto, también protegerá su presupuesto.
2. Mueva todo a una única fuente de verdad
No existe ninguna herramienta específica de la construcción que no esté respaldada por una única fuente de información. Muchos directores de proyectos nos dicen que todavía necesitan utilizar más de 24 horas al mes para mantener todos sus programas actualizados.
Por lo tanto, continuamente van y vienen con el capataz del sitio buscando los datos más recientes y tratando de averiguar qué podría significar cada actualización para el desarrollo de las próximas tareas.
No hace falta decir que esto no es suficiente. Si sigue este enfoque, rápidamente se encontrará atrapado bajo una montaña de datos sin contexto.
Es por eso que trasladar toda la comunicación del proyecto a la nube puede cambiar las reglas del juego. Simplificar toda la colaboración en una ubicación centralizada hace que sea increíblemente más fácil para todos los equipos mantener una visibilidad total de sus tareas y que usted pueda manejar grandes bloques de datos de manera más inteligente.
Las personas adecuadas obtienen acceso a la información adecuada con solo unos pocos clics, lo que garantiza que todos sepan cuál es su situación y si es necesario reprogramar una tarea o un pedido de material.
En otras palabras, cuando hablamos de introducir una única fuente de verdad, a lo que realmente nos referimos es a la transición de una forma de trabajo con gran carga administrativa a un entorno de inteligencia colectiva donde todos los componentes del proyecto están conectados entre sí, en plena armonía. .
Y esto es algo en lo que WhatsApp y Excel no pueden ayudarte. Tiene que pasar por la implementación de una herramienta digital diseñada y construida exclusivamente para la industria de la construcción.
3. Priorizar la adopción in situ
La próxima gran apuesta para acercar su sitio web a la oficina es la adopción digital. Una vez que encuentre la herramienta adecuada para su proyecto, debe asegurarse de que sus equipos de campo realmente la utilicen.
Al principio, puede notar que algunas personas en la sala no están tan entusiasmadas con cambiar su rutina. También hay algunos gerentes de proyectos que se preocupan por si el personal local tiene suficiente conocimiento técnico para digitalizar sus informes móviles.
La realidad es que si pueden usar su dispositivo móvil para leer las noticias o consultar su cuenta bancaria, también deberían poder aprender a usar una aplicación de gestión de construcción. Sin embargo, es su responsabilidad mostrarles el valor que pueden obtener al adoptar la nueva forma de trabajar.
Para lograrlo, la formación es fundamental. En colaboración con su proveedor de software, debe organizar sesiones de capacitación e incorporación detalladas donde todos los miembros del equipo tendrán la oportunidad de hacer preguntas y familiarizarse con la aplicación.
Por último, la facilidad de uso de su nueva solución digital también es un parámetro importante cuando se trata de la adopción de un sitio web. Las personas en el campo deberían poder enviar actualizaciones e informar el progreso en unos simples pasos. Esto es algo que normalmente se tiene en cuenta en una aplicación específica de la industria.
Conecte a todos. ¡Gestiona mejor!
Tener una vista en vivo y compartible de su sitio de construcción puede desempeñar un papel importante en su esfuerzo por mejorar la comunicación sobre su proyecto. Cuando ves más, te comunicas mejor y, como resultado, puedes mejorar el trabajo en equipo y planificar de manera mucho más eficiente.
