Las modernas tecnologías de la información están cambiando todos los sectores empresariales de una forma u otra, y las empresas de ingeniería no son una excepción. Ahora es posible diseñar y construir un proyecto sin tener a todo el equipo en el sitio. Las empresas de ingeniería a veces ven este enfoque con escepticismo, pero tiene muchas ventajas:
- Las empresas con operaciones en varias ciudades, estados o países ya no necesitan tener un equipo completo en cada sucursal y, en cambio, pueden concentrarse en crear equipos especializados para trabajar en múltiples proyectos simultáneamente.
- Los gastos de viaje se reducen significativamente: trasladar empleados calificados entre múltiples ubicaciones de proyectos es muy costoso debido a los viajes y el alojamiento, sin mencionar las horas de trabajo perdidas durante el viaje.
- Los puestos redundantes se pueden consolidar con la colaboración remota, lo que facilita la gestión de la empresa y reduce la nómina total.
- Las funciones de apoyo empresarial, como los servicios jurídicos y de contabilidad, se pueden subcontratar, mientras que las empresas de ingeniería se centran en lo que mejor saben hacer.
Sin embargo, para implementar con éxito la colaboración remota, una empresa debe asegurarse de contar con los servicios de TI adecuados para respaldar dicha operación, al mismo tiempo que se centra en la formación de equipos y las mejores prácticas. Este enfoque solo es viable si los equipos pueden comunicarse de manera efectiva, coordinar tareas y trabajar simultáneamente sin interferencias.
Tecnologías de la información para la colaboración remota
Los equipos de ingeniería distribuidos en múltiples ubicaciones geográficas normalmente necesitan tres tipos de herramientas para operar de manera efectiva:
- Un sistema de comunicación en tiempo real
- Una plataforma para asignar, programar y monitorear actividades
- Una base de datos común para archivos clave de proyectos
Estas herramientas son requisitos previos básicos, pero algunos proyectos también requieren soluciones de software específicas para ciertos campos de la ingeniería: por ejemplo, los diseñadores de iluminación ahora utilizan bases de datos de lámparas alojadas en la web; y los equipos de proyecto MEP pueden requerir una herramienta de modelado de información de construcción (BIM) con capacidades de nube.
Los servicios de TI para la colaboración remota pueden estar disponibles como soluciones independientes, como parte de un software de gestión de proyectos integrado o integrados en un software de diseño especializado. Las siguientes son algunas de las herramientas de colaboración más utilizadas en proyectos de ingeniería.
Aplicaciones de comunicación
Existen varias herramientas independientes que los equipos de proyecto pueden implementar para mejorar la comunicación remota. Skype y Google Hangouts son dos de los ejemplos más comunes, y ambos permiten mensajes de texto y videoconferencias.
Otra herramienta prometedora es Slack, que se integra con una dirección de correo electrónico y le permite enviar mensajes a miembros individuales del equipo, equipos específicos o a todos los involucrados en un proyecto. Join.me también es una herramienta muy útil, ya que está alojada en la web y permite a los miembros del equipo unirse a una videoconferencia o compartir pantallas, sin necesidad de instalar una aplicación.
Plataformas de gestión de proyectos
Existe una amplia selección de plataformas de gestión de proyectos, diseñadas para empresas de todos los tamaños. Antes de implementar una plataforma, es importante asegurarse de que se ajuste a las necesidades de la empresa; Una solución a escala empresarial puede resultar demasiado costosa para una empresa más pequeña, del mismo modo que una solución dirigida a las PYME puede no ser capaz de satisfacer las necesidades de gestión de proyectos de una empresa grande.
- Primavera P6: Esta plataforma de gestión de proyectos es una de las más utilizadas por los grandes contratistas, integra funciones de control y colaboración y ofrece compatibilidad con los principales paquetes de software de planificación de recursos empresariales (ERP), como Oracle y SAP. Primavera P6 es una herramienta rentable para las grandes empresas de ingeniería, pero puede resultar costosa para las pequeñas y medianas empresas.
- Trello: esta es una solución muy popular para el mercado de las PYMES, que incluye mensajería, programación, asignación de tareas, seguimiento e intercambio de documentos de eventos. La plataforma fue fundada en 2011 y ya cuenta con más de 1,1 millones de usuarios al día. Trello puede adaptarse a cualquier tipo de proyecto, incluido el diseño y la construcción MEP.
Modelado de información de construcción: Autodesk REVIT
REVIT es un software de modelado de información de construcción (BIM) que se puede utilizar para diseño arquitectónico, ingeniería estructural y proyectos MEP. REVIT se puede implementar como herramienta de gestión de proyectos durante la fase de construcción de proyectos de ingeniería o como solución de gestión de instalaciones para edificios existentes.
El software BIM lleva el proyecto del plano 2D al 3D, garantizando a arquitectos e ingenieros una mayor visibilidad de los sistemas constructivos y de cómo interactúan entre sí. Cualquier conflicto de ubicación de equipos o incompatibilidad entre los sistemas del edificio se hace visible de inmediato, lo que ahorra tiempo y evita cambios costosos posteriores.
Almacenamiento en la nube
Dropbox y Google Drive son herramientas simples pero poderosas que brindan almacenamiento alojado en la nube para que los miembros del equipo administren los archivos de sus proyectos. Sus suscripciones básicas cuestan menos de 10 dólares por usuario al mes y dan a cada miembro del equipo un terabyte de almacenamiento, que es más que suficiente para la mayoría de las necesidades del proyecto. Además, Dropbox y Google Drive se integran perfectamente con la mayoría de las plataformas de comunicación y gestión de proyectos.
Mejores prácticas en colaboración remota
Para implementar con éxito la colaboración remota, se deben llevar a cabo tres procesos de manera efectiva:
- Comunicación: puede ocurrir en tiempo real (videoconferencia) o con un retraso entre las interacciones de los miembros del equipo (correo electrónico y mensajes).
- Coordinación – Asignación, programación y seguimiento de tareas.
- Colaboración: poder trabajar juntos, logrando los objetivos del proyecto.
Gestión Activa de Comunicaciones de Proyectos
El Project Management Institute (PMI) dedica un capítulo completo de su Project Management Body of Knowledge (PMBOK) a la planificación de las comunicaciones. Una mala comunicación puede hacer que un proyecto fracase, incluso si el propietario tiene fuentes sólidas de financiación y el equipo del proyecto está formado por expertos.
PMI recomienda que los siguientes aspectos de las comunicaciones del proyecto se definan al inicio del mismo para evitar confusiones en el futuro:
- Documentación: Tipos de documentos, formatos y miembros del equipo responsables de generarlos.
- Canales de comunicación: ¿A quién reporta cada miembro del equipo y cómo?
- Frecuencia de comunicación: ¿Con qué frecuencia se llevarán a cabo las reuniones? ¿Qué plataforma se utilizará?
Proyecto de COORDINACION
Un proyecto tiene mayores posibilidades de éxito con planificación y control. Un plan de proyecto debe seguir una secuencia cronológica de actividades, pero también es necesario programar tres tipos principales de recursos:
- Trabajar
- Equipos y activos
- capital
Por ejemplo, diseñar una instalación de HVAC requiere los servicios de ingenieros de diseño calificados (mano de obra), estaciones de trabajo y software (equipos) y fondos para pagar salarios (capital). Estos recursos limitan el número de actividades que se pueden realizar simultáneamente, así como el tiempo para completarlas.
Colaboración eficaz con ingeniería concurrente
El diseño y la construcción tradicionales siguen un enfoque lineal, lo que simplifica la gestión del proyecto pero también aumenta la probabilidad de tener que realizar modificaciones costosas y que requieren mucho tiempo. La ingeniería concurrente implica pasar a un enfoque paralelo, donde todas las partes involucradas participan desde el principio, incluso aquellas que desempeñan un papel más importante cerca del final del proyecto. De esta manera, todas las necesidades y requisitos quedan claramente definidos de antemano.
Por supuesto, la ingeniería concurrente es mucho más fácil de implementar con la tecnología adecuada. Por ejemplo, el software BIM permite a todos los equipos de diseño visualizar cómo interactúan los sistemas del edificio entre sí: si un conducto de aire se superpone a un circuito eléctrico, ambos equipos de diseño lo sabrán inmediatamente y podrán decidir qué sistema reubicar.
¿Cuándo es efectiva la colaboración remota?
Todo tipo de empresas de ingeniería pueden implementar la colaboración remota, pero es especialmente valiosa para las empresas que se especializan en múltiples sistemas de construcción y operan en muchas ubicaciones geográficas.
- Pueden formar un equipo para cada área de especialización en lugar de tener un equipo separado para cada rama.
- Se optimiza el número de empleados, los gastos de viaje y el tiempo de inactividad.
- La empresa puede implementar la gestión del conocimiento de manera más efectiva, ya que solo hay un equipo para cada área de especialización, incluso si los miembros están repartidos en diferentes ubicaciones.
Las empresas de ingeniería que quieran tener un alcance regional pueden darse el lujo de ignorar la colaboración remota y sus posibilidades. La implementación exitosa de este enfoque puede proporcionar una ventaja competitiva significativa.
