Vivimos en una época en la que se recopilan cantidades de información sin precedentes, pero muchos de estos datos a menudo se aíslan e ignoran. Desarrollar una estrategia coherente para estandarizar y reportar con precisión información nueva o cambiante es fundamental para cualquier empresa que desee mejorar su eficiencia. Para las empresas constructoras, también puede aumentar significativamente la rentabilidad y maximizar el cumplimiento legal.
Los 5 principales beneficios del software de inspección
Hay muchas razones para adoptar software de informes de inspección en la lucha contra la información obsoleta o incompleta, especialmente considerando cuánto tiempo se suele invertir en evaluaciones continuas y seguimiento de resultados. A continuación enumeramos cinco beneficios clave y también nos encantaría conocer su opinión sobre otros beneficios.
¿Cuántas veces ha maldecido los sistemas de archivo de su empresa mientras buscaba infructuosamente un documento en directorios en línea o sistemas de archivo en papel? El software de informes de inspección proporciona una ubicación unificada para cualquier documentación relacionada con la propiedad, combinando informes históricos y contemporáneos en una sola ubicación. No hay errores en el archivo del papeleo, ni inconsistencias cuando los empleados cambian de roles, ni búsquedas en la oficina A de la documentación almacenada en la oficina B.
El software de informes de inspección clasifica y archiva automáticamente cualquier documentación cargada. Su naturaleza alojada en la nube también garantiza que los registros no se borren si un dispositivo falla o no funciona correctamente. Siempre habrá una copia de seguridad, para que puedas cumplir con la legislación pertinente (y evitar multas por incumplimiento) manteniendo los archivos adecuados. Esto es especialmente valioso considerando las legalidades regionales, nacionales y globales superpuestas que cualquier empresa de construcción tiene que sortear.
2. Se puede acceder a la documentación en cualquier lugar y en cualquier momento
Nuevamente, ¿cuántas veces ha estado en un sitio de construcción ventoso, buscando entre una pila de papeles la única copia impresa de un documento específico? En comparación, se puede acceder al software de inspección en una pantalla desde cualquier parte del mundo, siempre que tenga una conexión a Internet y las credenciales de inicio de sesión adecuadas. Compartir con un solo clic significa que colegas junior, subcontratistas e incluso reguladores de la industria pueden tener acceso confiable cuando sea necesario, sin violar las regulaciones de protección de datos.
Si una inspección revela un problema, se puede registrar y actuar al instante. Los detalles correctos se ingresan en ese momento, en lugar de depender de las notas (o recuerdos) escritas a mano de alguien más tarde. Esto es más confiable y también más rápido, lo que significa que es más rentable para cosas como problemas con el modelo o informes de fallas. Se consigue una enorme eficiencia al introducir datos una sola vez, de forma correcta y permanente.
3. Todo está estandarizado
Incluso con una capacitación constante, un miembro del personal puede interpretar un formulario de inspección de manera muy diferente a otro. Es fácil pasar por alto campos clave que pueden no ser evidentes en ese momento, y es posible que un formulario genérico no cubra problemas que surjan más adelante. Las tareas pueden interrumpirse si alguien sólo realiza un trabajo parcial o si no se transfiere el trabajo de personas que están enfermas, de baja o con otro empleo.
Si estandariza su software de inspección, puede simplificar la vida de sus colegas con funciones como menús desplegables y casillas de verificación. Si un campo no está completo, es fácil marcarlo o solicitar revisiones. La programación está estandarizada y completada mucho más rápido de lo que sería posible manualmente.
4. Se pueden almacenar y ver todos los tipos de medios.
No está limitado a registrar el papeleo cuando invierte en software de informes de inspección. Puede cargar órdenes de trabajo para problemas que deben resolverse con notas sobre cómo y cuándo se deben hacer ciertas cosas. También puedes subir imágenes, creando registros visuales indiscutibles de condiciones y estados con fechas indiscutibles.
Los registros fotográficos respaldan la gestión continua de la cartera, identificando cambios o desgaste de manera mucho más completa que cualquier informe en papel. Las fotografías tampoco son subjetivas: si bien un inspector puede describir y priorizar un problema conocido de manera muy diferente a otro, un banco de fotografías con fecha estampada proporciona evidencia inequívoca. Esto le sitúa en una posición más sólida para negociar un resultado rentable.
5. Los informes se pueden generar automáticamente.
Poder presentar un expediente de información suele ser vital a la hora de negociar precios con empresas constructoras, renegociar el contrato de arrendamiento de un inquilino o organizar el mantenimiento continuo para un subcontratista. El software de inspección puede compilar informes de forma rápida y precisa que muestren todo, desde el desgaste hasta el nivel de las renovaciones. Esto le permite presentar el conocimiento adquirido en una descripción general estilo panel sin requerir horas de investigación minuciosa.
Proporcionar a un cliente o contratista un informe detallado o una lista de tareas pendientes garantiza que su propio desempeño esté optimizado. Se beneficiarán de conocimientos, conciencia e información a los que de otro modo no tendrían acceso a través de informes en papel u opiniones personales subjetivas. Estas eficiencias pueden incluso ayudar a reducir los costos con el tiempo.
