¿Cuál es la mayor dificultad a la que se enfrenta como director de proyectos?
Si respondió: cumpla con el cronograma, no está solo. Menos de un tercio de los contratistas completan sus tareas a tiempo y dentro del presupuesto.
Por lo tanto, si no quiere que su próximo proyecto termine siendo otra estadística de plazos incumplidos, necesita mejorar su cronograma de construcción.
Analizaremos cinco técnicas que puede utilizar para crear un cronograma de construcción que mantenga su proyecto encaminado.
1. Revise todos los detalles que afectan su cronograma de construcción.
Si desea asegurarse de que su proyecto se mantenga dentro del cronograma, debe revisar y documentar cada detalle del alcance del trabajo. Esto incluye revisar su libro de especificaciones, planos de construcción, etc.
Comprender cada documento del proyecto le permite crear un cronograma de construcción más eficiente:
- Analice datos históricos de proyectos similares para tener una mejor idea de cómo asignar recursos y tiempo a diferentes actividades.
- Colabore con fabricantes y proveedores de materiales para garantizar que los materiales adecuados lleguen a sus instalaciones, en las cantidades adecuadas y en el momento adecuado.
- Determinar la ubicación ideal de áreas de almacenamiento de equipos y materiales, puntos de acceso, etc. utilizando dibujos del sitio.
Y no olvide a sus sustitutos: pídales que revisen los documentos del proyecto que afectan su trabajo, obtenga comentarios y trabaje con ellos para crear un cronograma de construcción que funcione para todos.
2. Crear e implementar planes de contingencia
Cada problema dentro y fuera del sitio puede alterar su cronograma de construcción. Si bien es imposible garantizar que nada saldrá mal, puedes identificar riesgos potenciales y crear planes de contingencia para mitigarlos antes de que se salgan de control.
Reúnase con otras partes interesadas del proyecto y elabore planes de contingencia para diferentes situaciones; probablemente no los necesitará todos, pero tendrá un plan para cada problema potencial listo para resolver.
Cuando su proyecto se sale de lo previsto, generalmente se debe a varios problemas menores en lugar de a un único problema enorme. Supervise cuidadosamente los informes de progreso del proyecto para detectar problemas a medida que ocurren e implemente sus planes de contingencia de inmediato para mitigar el impacto en su cronograma.
3. Evaluar el desempeño del proyecto en cada etapa.
Esté atento a los informes diarios y a cómo se compara el progreso de su proyecto con el cronograma de construcción. ¿Las actividades presenciales se ajustan a su agenda? ¿Qué tareas están adelantadas y cuáles retrasadas?
Determinar por qué hay discrepancias entre el cronograma de construcción y el progreso del proyecto lo ayuda a mejorar su planificación y programación en el futuro y a crear un punto de referencia para medir el desempeño.
Es probable que su cronograma no permanezca estático durante todo el proyecto: mantenga informados a sus sustitutos, ajuste sus tareas y realice los cambios necesarios en su cronograma para asegurarse de cumplir con cada fecha límite.
4. Coordinar las tareas con un cronograma maestro de construcción.
Su cronograma maestro es la clave para guiar su proyecto por el camino correcto. Al dividir su proyecto en pasos y dividirlos en tareas y actividades individuales, obtiene mucho más control sobre el proceso.
- Determine el tiempo estimado que requerirá cada actividad.
- Asignar fechas de inicio y finalización a los sustitutos de sus tareas.
- Clasificar las tareas en aquellas que deben ocurrir secuencialmente y aquellas que pueden ocurrir simultáneamente con otras actividades.
Anime a sus sustitutos a incorporar sus cronogramas al cronograma principal para garantizar que todos sigan siendo productivos y mantengan el proyecto encaminado para completarse a tiempo.
5. Establecer mejores prácticas de comunicación y colaboración.
La forma en que todos se comunican durante el proyecto es un factor importante para determinar si todo va según lo previsto. La comunicación temprana es crucial: establezca un proceso que permita a los suscriptores notificarle inmediatamente sobre retrasos o restricciones. Cuanto antes elabore sus planes de contingencia y ajuste su cronograma, menos daño se producirá.
La colaboración significa más que todos haciendo su parte y completando sus tareas de acuerdo con el cronograma maestro. Significa formar relaciones y trabajar juntos para que cada aspecto del proyecto sea un éxito.
Aliente a todas las partes interesadas a compartir sus conocimientos e ideas para resolver problemas y tomar decisiones rápidamente. Cuando todos están en sintonía, mantener el cronograma de construcción es una tarea mucho más fácil.
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6. Celebra reuniones periódicas con tu equipo
Las reuniones periódicas con su equipo pueden ayudarlo a estar al tanto de cualquier problema que pueda surgir y brindarle la oportunidad de realizar los ajustes necesarios en su cronograma de construcción. Estas reuniones también pueden ayudarle a identificar posibles retrasos antes de que se conviertan en problemas mayores.
Durante estas reuniones, pueden discutir cualquier problema o desafío que surja y trabajar juntos para encontrar soluciones. Al hacer esto, puede identificar posibles retrasos antes de que se conviertan en problemas mayores y tomar medidas correctivas para mantener su proyecto en marcha.
Las reuniones periódicas también brindan la oportunidad de revisar su progreso y realizar los ajustes necesarios en su agenda. Al monitorear su progreso e identificar posibles retrasos con anticipación, puede ajustar su cronograma para asegurarse de cumplir con los plazos.
7. Mejore la planificación y programación de la construcción con software de gestión de la construcción
El software de gestión de la construcción puede ayudarle a mantenerse organizado, comunicarse eficazmente con su equipo y realizar un seguimiento del progreso. Estas herramientas pueden ayudarle a identificar posibles retrasos, realizar un seguimiento de los costos y administrar sus recursos de manera más eficiente.
¿Recuerda cuando mencionamos que la mayoría de los contratistas no terminan sus proyectos a tiempo? ¿Cuál crees que es la razón principal por la que no cumplen con los plazos? Casi tres cuartas partes de los profesionales de la construcción culpan a la mala coordinación en el lugar de trabajo.
Entonces, ¿cómo se puede mejorar la coordinación en el lugar de trabajo para que la planificación y programación de la construcción sean más eficientes?
- Asegúrese de que todos estén en sintonía con acceso las 24 horas, los 7 días de la semana, al progreso en tiempo real.
- Mantenga a los contratistas y aseguradores actualizados en línea y fuera de línea con una sola aplicación.
- Obtenga instantáneas en tiempo real de su proyecto con informes semanales automatizados.
- Realice un seguimiento y realice cambios en su horario maestro desde cualquier lugar.
- Reduzca el tiempo administrativo y elimine las ineficiencias sin reuniones que consumen mucho tiempo.
