El control de documentos es una parte integral de la gestión eficiente de proyectos de construcción. Sin registros completos, precisos y accesibles, las principales fases de la construcción de estructuras (planificación, diseño, construcción, seguimiento y cierre) pueden sufrir importantes reveses. Existen documentos de construcción para orientar a los trabajadores, ingenieros y otras partes interesadas en el diseño y programa de obras, entre otras cosas. En algunos casos, la falta de planes puede alterar los flujos de trabajo, provocando retrasos, errores de construcción y costosas reelaboraciones.
Los gestores de proyectos no pueden permitirse problemas, ya que el tiempo es oro en el sector de la construcción. Consolide su camino hacia una práctica de construcción adecuada y eficiente al comprender qué es el control de documentos y cómo puede administrar los registros para fomentar el trabajo ininterrumpido.
¿Qué es el control de documentos de construcción?
El registro de la construcción no comienza ni termina con el software de arquitectura e ingeniería . Debido a que los proyectos sufren numerosos cambios estructurales y de diseño durante el período de construcción, la persona asignada para administrar los documentos de construcción debe ser hábil, meticulosa y organizada.
Además de los papeles del proyecto, el control documental también se ocupa de los planos técnicos y contratos, incluyendo cualquier tipo de cambios y actualizaciones que sufre cada elemento del proyecto. Para garantizar que todo esté en orden, el control de documentos debe incluir etiquetado, numeración adecuada, registro de actualizaciones y cambios, emisión de documentos de construcción y muchas otras cosas.
Gracias a la tecnología, controlar los documentos de construcción requiere menos mano de obra gracias a la combinación de creación y grabación de archivos físicos y digitales. En lugar de esperar a que los ingenieros estén físicamente presentes en el sitio, los archivos pueden enviarse electrónicamente y aprobarse mientras el gerente coloca su firma en línea . Esto reduce significativamente el tiempo y los costes invertidos en todo el proyecto.
Cómo gestionar los documentos de construcción de forma más eficiente
Depender menos del papel
Es contradictorio mantener todos sus archivos en papel en el sitio. Son vulnerables a perderse o dañarse debido a condiciones adversas en el área del proyecto. Además, no puede poner varias copias a disposición de todos los empleados que necesitan acceder a ellas con regularidad, como arquitectos, ingenieros, supervisores y otros empleados clave.
Elija un buen software o almacenamiento basado en la nube para mejorar el control de los documentos. Mantener todo automatizado hace que los registros de construcción sean más accesibles y menos susceptibles a corrupción, pérdida, daño y eliminación involuntaria.
Eche un vistazo a su sistema actual
¿Perdiste varios archivos después del diseño actualizado de la semana pasada? Puede ser un fuerte indicio de que necesita revisar y tal vez hacer algunos ajustes para mejorar su sistema de mantenimiento de registros. O esta podría ser una oportunidad para mudarse a uno nuevo.
Aquí te presentamos algunos puntos críticos para tu valoración y decisión:
- Enumere los problemas más comunes y evalúe el origen de las vulnerabilidades.
- Asegúrese de que su sistema de grabación y archivo digital sea fácil de usar y personalizable según sus necesidades.
- Elija un software que le permita actualizar cuando sea necesario.
- Evalúe la accesibilidad de sus documentos preguntando a varios usuarios quién los necesita más.
- Elija una plataforma que esté disponible para su uso en una amplia gama de dispositivos y aplicaciones.
- Asegúrese de que su sistema sea preciso y esté protegido contra accesos no autorizados.
- Determine si la empresa de software satisface sus necesidades.
Si el uso del sistema tiene más desventajas que beneficios, es mejor que encuentre un mejor software que pueda satisfacer sus necesidades actuales y futuras. En realidad, la industria de la construcción enfrenta una escasez de mano de obra, por lo que las empresas constructoras deben hacer todo lo posible para ser eficientes.
Configura o cambia el proceso de información de tu documento
A pesar de la presencia de un sistema, es necesario mantener todo en orden creando los procesos de información de sus documentos. Un buen sistema es inútil sin procesos implementados. Imagínese si alguien pudiera realizar cambios en los archivos y eliminar algunos de ellos.
Establecer una tabla clara de flujo de información entre departamentos y unidades. En la mayoría de los casos, designar al líder del departamento o del equipo como persona focal para acceder, distribuir y compartir información y registros ayuda a optimizar sus procesos. Estos jefes de departamento también pueden actuar como aprobadores, mientras que las personas de nivel superior pueden actuar como revisores o viceversa.
Si ya tiene un proceso implementado, verifique si es necesario cambiarlo o simplificarlo. Recuerda que no hay dos proyectos iguales. Por lo tanto, los procesos del sistema deben modificarse para adaptarse a los atributos únicos de un proyecto.
Elija personas competentes para tomar el control del sistema.
Como se mencionó anteriormente, el control de registros implica mucha organización, etiquetado, actualización y publicación de datos importantes. Por lo tanto, requiere que un administrador de documentos esté técnicamente calificado para realizar diversas tareas, incluida la resolución de problemas del sistema. La persona designada debe poder facilitar el flujo de información y tener suficiente experiencia para trabajar con el sistema cuando no coopera. El responsable del control documental también debe poder cumplir con las políticas vigentes.
Explicar los procesos al equipo.
Una vez que el sistema y las políticas estén implementados, realice una reunión de equipo para asegurarse de que todos estén en sintonía, desde las personas en el sitio hasta los niveles de supervisión, administración y ejecutivos. Explique los flujos de trabajo involucrados en solicitar, acceder y compartir registros de construcción, incluidas las funciones de cada unidad o persona clave.
Esté abierto a sugerencias de personas en el campo y anote cualquier punto planteado o cualquier comentario. Dar seguimiento a la gerencia para cualquier propuesta y cualquier cambio que la gerencia considere apropiado.
Garantizar la accesibilidad
La accesibilidad es crucial en un proyecto de construcción o en cualquier tipo de empresa. Para mejorar el trabajo para todos, todos los empleados involucrados deben poder acceder a registros importantes para realizar tareas.
Un aspecto importante a considerar es la compatibilidad del formato de archivo con diversos programas y dispositivos electrónicos. Dado que la mayoría de los documentos de construcción son electrónicos, las aplicaciones o software comunes deberían poder abrir el archivo para verlo. De lo contrario, indique a los usuarios que descarguen la aplicación en su dispositivo.
Un formato sin problemas de compatibilidad facilita la búsqueda de otros documentos y el seguimiento de los cambios de diseño para todos los involucrados en el proyecto.
Intenta mejorar tus procesos
Al igual que el proyecto en sí, literalmente nada sobre el control de documentos está escrito en piedra. Esto significa que siempre debes buscar evaluar y mejorar tus procesos, según sea necesario.
Los cambios en las etapas de construcción pueden alterar la mano de obra y la configuración de la obra. Esto puede requerir revisiones específicas de sus procedimientos de control de documentos. Considere las aportaciones de todos sobre los desafíos que enfrentan en lo que respecta al sistema actual. Solicite sugerencias sobre cómo mejorar los procedimientos.
el envoltorio
Elegir un buen software y contratar a las personas adecuadas para ejecutarlo son esenciales para gestionar con éxito el control de documentos de construcción. También es importante lograr que todos participen. Para hacer esto, mantenga una comunicación abierta con todo el equipo para aprender cómo hacer que los procesos funcionen mejor para el éxito general del proyecto.
