O controle de documentos é parte integrante do gerenciamento eficiente de projetos de construção. Sem registos completos, precisos e acessíveis, as principais fases das estruturas de construção – planeamento, concepção, construção, monitorização e encerramento – podem sofrer grandes reveses. Existem documentos de construção para orientar trabalhadores, engenheiros e outras partes interessadas na concepção e programa de obras, entre outras coisas. Em alguns casos, a falta de planos pode interromper os fluxos de trabalho, causando atrasos, erros de construção e retrabalhos dispendiosos.
Os gestores de projetos não podem arcar com problemas, pois tempo é dinheiro no setor da construção. Consolidar o seu caminho para uma prática de construção adequada e eficiente, compreendendo o que é o controle de documentos e como você pode gerenciar registros para incentivar o trabalho ininterrupto.
O que é controle de documentos de construção?
A gravação da construção não começa e termina com software de arquitetura e engenharia. Como os projetos passam por inúmeras mudanças estruturais e de design ao longo do período de construção, a pessoa designada para gerenciar os documentos de construção deve ser habilidosa, meticulosa e organizada.
Além dos papéis de projeto, o controle documental também trata dos planos técnicos e contratos, incluindo qualquer tipo de alteração e atualização que cada elemento passa no projeto. Para garantir que tudo esteja em ordem, o controle de documentos deve incluir etiquetagem, numeração adequada, registros de atualizações e alterações, emissão de documentos de construção e muitas outras coisas.
Graças à tecnologia, o controle de documentos de construção é menos trabalhoso com a mistura de criação e gravação de arquivos digitais e físicos. Em vez de esperar que os engenheiros estejam fisicamente presentes no local, os arquivos podem ser enviados eletronicamente e aprovados enquanto o gerente afixa seu assinatura on-line. Isso reduz significativamente o tempo e os custos gastos em todo o projeto.
Como gerenciar documentos de construção com mais eficiência
Seja menos dependente do papel
É contra-intuitivo manter todos os seus arquivos em papel no local. Eles são vulneráveis a serem perdidos ou danificados, devido às condições adversas na área do projeto. Além disso, você não pode disponibilizar múltiplas cópias para todos os funcionários que precisam acessá-las regularmente, como arquitetos, engenheiros, supervisores e outros funcionários importantes.
Escolha um bom software ou armazenamento baseado em nuvem para aprimorar o controle de documentos. Manter tudo automatizado torna os registros de construção mais acessíveis e menos suscetíveis a corrupção, perdas, danos e exclusões não intencionais.
Dê uma olhada em seu sistema atual
Você perdeu vários arquivos após o design atualizado da semana anterior? Pode ser uma forte indicação de que você precisa revisitar e talvez fazer alguns ajustes para melhorar seu sistema de manutenção de registros. Ou esta pode ser uma oportunidade de mudar para um novo.
Aqui estão alguns pontos críticos para sua avaliação e decisão:
- Liste os problemas mais comuns e avalie a origem das vulnerabilidades.
- Certifique-se de que seu sistema digital de gravação e arquivamento seja fácil de usar e personalizável de acordo com suas necessidades.
- Escolha um software que permita fazer upgrade, quando necessário.
- Avalie a acessibilidade dos seus documentos perguntando a vários usuários quem mais precisa deles.
- Escolha uma plataforma que esteja disponível para uso em uma ampla variedade de dispositivos e aplicativos.
- Certifique-se de que seu sistema seja preciso e seguro contra acesso não autorizado.
- Determine se a empresa de software atende às suas necessidades.
Se houver mais desvantagens do que benefícios no uso do sistema, talvez seja melhor encontrar um software melhor que possa atender às suas necessidades atuais e futuras. Na realidade, há um escassez de mão de obra enfrentada pela indústria da construçãopor isso as empresas de construção devem fazer o seu melhor para serem eficientes.
Configure ou altere seu processo de informações de documentos
Apesar da presença de um sistema, você precisa manter tudo em ordem criando seus processos de informações documentais. Um bom sistema é inútil sem processos implementados. Imagine se alguém pudesse fazer alterações nos arquivos e excluir alguns deles.
Estabeleça uma tabela clara de fluxo de informações entre departamentos e unidades. Na maioria dos casos, designar o líder do departamento ou da equipe como pessoa focal para acesso, distribuição e compartilhamento de informações e registros ajuda a agilizar seus processos. Esses chefes de departamento também podem atuar como aprovadores, enquanto as pessoas do nível superior podem atuar como revisores ou vice-versa.
Se você já possui um processo em vigor, verifique se há necessidade de alterá-lo ou simplificá-lo. Lembre-se de que não existem dois projetos iguais. Assim, os processos do sistema precisam ser modificados para acomodar os atributos exclusivos de um projeto.
Escolha pessoas competentes para assumir o controle do sistema
Conforme discutido, o controle de registros envolve muita organização, rotulagem, atualização e liberação de dados importantes. Assim, exige que um gestor de documentos seja tecnicamente qualificado para executar diversas tarefas, incluindo solucionar problemas do sistema. A pessoa designada deve ser capaz de facilitar o fluxo de informações e ter experiência suficiente para trabalhar com o sistema quando ele não estiver sendo cooperativo. O gestor de controlo de documentos também deve ser capaz de cumprir as políticas em vigor.
Explique os processos para a equipe
Assim que o sistema e as políticas estiverem em vigor, realize uma reunião de equipe para garantir que todos estejam na mesma sintonia – desde as pessoas no local até os níveis de supervisão, gestão e executivo. Explique os fluxos de trabalho envolvidos na solicitação, acesso e compartilhamento de registros de construção, incluindo as funções de cada unidade ou pessoas-chave.
Esteja aberto a sugestões das pessoas da área e anote os pontos levantados ou qualquer feedback. Acompanhar a administração para qualquer proposta e quaisquer alterações que a administração considere adequadas.
Garanta a acessibilidade
A acessibilidade é crucial em um projeto de construção – ou em qualquer forma de empreendimento, aliás. Para tornar o trabalho melhor para todos, todos os funcionários envolvidos devem poder acessar registros importantes para realizar tarefas.
Uma coisa importante a considerar é a compatibilidade do formato do arquivo com diversos softwares e dispositivos eletrônicos. Como a maioria dos documentos de construção são eletrônicos, aplicativos ou softwares comuns devem ser capazes de abrir o arquivo para visualização. Caso contrário, instrua os usuários a baixar o aplicativo em seus dispositivos.
Um formato sem problemas de compatibilidade torna mais fácil encontrar outros documentos e acompanhar as alterações de design para todos os envolvidos no projeto.
Procure melhorar seus processos
Assim como o projeto em si, nada sobre o controle de documentos é imutável, literalmente. Isso significa que você deve sempre buscar avaliar e aprimorar seus processos, conforme necessário.
Mudanças nas etapas de construção podem alterar a mão de obra e a configuração da obra. Isto pode exigir revisões específicas nos seus procedimentos de controle de documentos. Considere as contribuições de todos sobre os desafios que enfrentam no que diz respeito ao sistema atual. Peça sugestões sobre como os procedimentos podem ser melhores.
O embrulho
Escolher um bom software e contratar as pessoas certas para executá-lo são essenciais para gerenciar com sucesso o controle de documentos de construção. Fazer com que todos participem também é importante. Para isso, mantenha uma comunicação aberta com toda a equipe para saber como fazer com que os processos funcionem melhor para o sucesso geral do projeto.
