Praticando um planejamento eficaz da força de trabalho

Em novembro de 2021, um recorde 4,53 milhões de americanos abandonar seus empregos. Padrões semelhantes estão aparecendo em todo o mundo, à medida que nos encontramos no meio da chamada “Grande Renúncia.”

Muitos fatores contribuem para a Grande Renúncia. A pandemia certamente desempenhou um papel, fazendo com que as pessoas reavaliassem e mudassem prioridades e mentalidades. Muitas pessoas estão buscando um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Outros ainda estão esgotados, enquanto alguns estão mudando completamente de carreira.

Demissões em grande escala deixam os empregadores em apuros. O que eles fazem agora? É aqui que o planejamento da força de trabalho entra em cena.

O que é planejamento da força de trabalho?

Planejamento de força de trabalho, em poucas palavras, significa que a liderança de uma organização atribui e delega as tarefas e responsabilidades mais adequadas aos indivíduos certos. As empresas formulam uma estratégia para garantir que não enfrentam escassez de pessoal ou despedimentos, nem sobrelotam os seus escritórios – virtuais ou físicos – com mais funcionários do que conseguem razoavelmente acomodar.

Este é um equilíbrio delicado, especialmente em tempos incertos como a Grande Renúncia. Requer a contribuição de recursos humanos e recrutadores, da gestão de nível superior e de todos os gestores de departamento. Também envolve o aproveitamento de ferramentas e tecnologias específicas.

O planeamento da força de trabalho faz parte da estratégia global de uma empresa, concentrando-se primeiro nos resultados e depois contabilizando as competências e funções necessárias para alcançar esses resultados e preencher as lacunas.

Por que isso é tão importante?

O planejamento da força de trabalho resolve preventivamente problemas que podem muito bem surgir em sua organização. Ele permite que você:

• Considere os conjuntos de habilidades que você precisa a qualquer momento
• Reduzir custos associado ao processo de contratação e integração
• Reter melhor os funcionários e garantir que eles tenham um caminho a seguir dentro da empresa
• Melhore seus produtos e serviços
• Melhore a cultura da sua empresa
• Evite possíveis catástrofes
• Avalie riscos e consequências
• Priorize suas necessidades organizacionais

O papel da tecnologia no planejamento da força de trabalho

Embora o planejamento da força de trabalho envolva pessoas – o pessoal que sua empresa deve ter em seu grupo para alcançar os resultados necessários – a tecnologia é fundamental para a execução eficaz das etapas do processo. Hoje, as organizações dependem de ferramentas digitais para formular e gerir estratégias de todos os tipos, e o planeamento da força de trabalho não é diferente.

As organizações utilizam software para gerar relatórios sobre seus funcionários e sua produtividade geral, por exemplo. Equipado com painéis que exibem análises em tempo real, o software de planejamento da força de trabalho também pode ajudá-lo a avaliar a produção versus a entrada, em termos de esforços e retorno, permitindo essencialmente que você veja a relação custo-benefício de seus funcionários.

Análise de pessoas e a análise de desempenho também desempenha um papel crítico. Esses dados permitem avaliar as relações entre as próprias pessoas e os resultados do negócio, vendo o que, precisamente, está gerando resultados.

Mesmo as tecnologias que não são especificamente denominadas software de planejamento de força de trabalho podem desempenhar um papel no processo. Por exemplo, as ferramentas de gestão de projetos ajudam-no a ver o investimento e o progresso de iniciativas específicas, o que, por sua vez, lhe permite identificar lacunas e considerar como pode aumentar a produtividade na sua organização.

As plataformas e ferramentas de recursos humanos também ajudam. O software de rastreamento de candidatos (ATS), por exemplo, ajuda os recrutadores a identificar candidatos potencialmente adequados com base em palavras-chave e outros fatores, sem que um profissional humano precise digitalizar currículos manualmente. Isso não apenas ajuda você a preencher sua organização e preencher funções, mas também permite contratar uma força de trabalho mais diversificada, uma vez que informações de identificação e dados demográficos são eliminados do processo.

Até mesmo os sistemas de folha de pagamento lhe darão uma imagem mais clara de suas despesas relacionadas a pessoal e o ajudarão a ver o valor que os funcionários estão agregando à sua organização, fornecendo mais informações para fazer decisões educadas.

As metas e fases do planejamento da força de trabalho

O objetivo geral do planejamento da força de trabalho é garantir que as pessoas certas estejam nas funções corretas em sua organização. Mas há uma série de outros objetivos associados a este processo, tais como:

• Apoiar as suas estratégias de emprego e recrutamento com dados concretos
• Compreender como seu negócio funciona de forma coesa
• Fazendo progressos em direção à preparação para o futuro e à proteção do seu negócio
• Ganhando um vantagem competitiva em seu mercado e indústria
• Estabelecendo uma força de trabalho ágil e flexível
• Incorporando as competências necessárias em seu grupo

Quais são as etapas e estágios envolvidos no planejamento da força de trabalho?

Como, então, você estabelece um sistema e processo eficaz de planejamento da força de trabalho? Isso parecerá um pouco diferente dependendo da natureza, tipo e objetivos de sua organização específica, mas os estágios geralmente são os seguintes:

• Avalie os objetivos gerais do seu negócio
• Avalie as funções e responsabilidades necessárias para cumprir a missão e os objetivos da sua organização
• Alinhe essas funções com as metas principais para formular novos objetivos específicos em relação ao pessoal
• Avalie o demanda de mercado para os serviços da sua organização
• Avalie como as necessidades da força de trabalho mudaram em seu setor ao longo do tempo
• Identifique lacunas e lacunas existentes em seu negócio
• Identifique redundâncias ou funções que podem ser combinadas
• Crie estratégias de recrutamento para obter as competências necessárias em sua organização
• Continue monitorando seu desempenho e ajustando suas estratégias com base nas suas necessidades em um determinado momento

Se você não deu muita atenção ao planejamento da força de trabalho, é hora de começar. Este é um processo crítico para a sua organização em qualquer momento, mas é especialmente crucial agora, quando empresas de praticamente todos os tipos enfrentam altas taxas de rotatividade de funcionários.

Como um negócios com visão de futuro, você deve incorporar esse processo ao seu rebanho, dando-lhe a atenção que merece. Seguir em frente permitirá que você prepare sua organização para o futuro e a mantenha prosperando, crescendo e obtendo sucesso.