O que incluir em uma RFP para serviços de desenvolvimento de software

Quando uma empresa de desenvolvimento cria uma licitação em resposta a uma RFP para serviços de desenvolvimento de software, ela o faz com base nas especificações fornecidas pelo solicitante. Portanto, a omissão de requisitos importantes pode levar ao recebimento de propostas muito altas porque a empresa pressupõe que mais trabalho é necessário, ou muito baixas porque pressupõe menos.

Para obter propostas da melhor qualidade, o que acabará por levar à melhor qualidade serviços de desenvolvimento de software, as empresas devem se esforçar para criar uma RFP altamente detalhada. O vídeo abaixo descreve os elementos que podem ser incluídos em uma RFP. Embora este exemplo não seja uma RFP para serviços de desenvolvimento de software, a questão é a mesma: forneça o máximo de detalhes possível para obter a melhor qualidade de respostas. Abaixo, destacamos alguns dos principais componentes que são importantes para incluir em uma RFP.

Visão Geral do Projeto

Esta seção deve aparecer primeiro na RFP, mas deve ser escrita por último. Ele fornece um resumo da RFP, incluindo um breve histórico sobre a empresa, os desafios que apresentam uma necessidade para o projeto e os objetivos e requisitos do projeto. Um fornecedor de desenvolvimento de software que leia a visão geral deve ter uma boa noção se tem a capacidade de fornecer os serviços solicitados.

Histórico da empresa

Esta seção deve oferecer algum contexto para o projeto. Inclua um breve histórico da empresa, os produtos e serviços que ela oferece, sua visão e missão e sua posição no mercado.

Parâmetros do Projeto

Aqui é o lugar para expor sua visão para este projeto: o problema que ele resolverá, quem usará o software, o que poderá fazer com ele e como isso ajudará a empresa a evoluir. Se o seu projeto for um site, inclua uma estrutura de menu preliminar. Se for um aplicativoincluem ideias preliminares de design.

Orçamento

Inclua o montante de fundos disponíveis para o projeto. Este valor pode ser expresso como uma faixa (de baixo a alto) que você precisa manter.

Escopo do Trabalho

Liste os serviços específicos que você deseja que o desenvolvedor de software execute. Os serviços podem incluir análise, gerenciamento de projetos, desenvolvimento de software, testando, e assim por diante. Forneça detalhes suficientes para que os fornecedores possam entender o problema e os serviços de alto nível nos quais você está interessado. Mas deixe de fora o suficiente para permitir que eles recomendem uma solução.

Linha do tempo

Um cronograma inclui a data em que o projeto deve ser concluído, bem como marcos importantes do projeto. Considere listar uma data de conclusão bem antes da data em que você realmente precisa que o projeto seja concluído para permitir atrasos inesperados.

Especificações técnicas

Aqui você pode identificar quaisquer requisitos de tecnologias, metodologias e ferramentas que serão utilizadas para o projeto. Por exemplo, você pode listar os sistemas operacionais nos quais o software deve funcionar. Você também pode revelar quaisquer problemas técnicos ou obstáculos conhecidos que possam interferir na conclusão do projeto. Seja franco sobre os obstáculos e forneça o máximo de detalhes possível para dar aos fornecedores uma imagem clara do que eles podem esperar.

Recursos

Inclua uma lista de recursos a serem fornecidos pela sua empresa e aqueles a serem fornecidos pelo fornecedor. Por exemplo, você pode fornecer aplicativos de software de terceiros que exigem integração, enquanto espera que o fornecedor forneça ambientes de treinamento e teste, manuais de software e outras documentações.

Requisitos de envio

Ter uma formatação consistente em todas as respostas à RFP tornará sua revisão muito mais fácil. Para garantir que a formatação seja a mesma em todos os envios, crie instruções sobre como você gostaria que as propostas aparecessem. Esta seção pode incluir o número de páginas, o número de amostras ou referências permitidas e, claro, um prazo rigoroso. Para agilizar o processo, você pode disponibilizar um formulário a ser preenchido por cada fornecedor.

Informações de vendedor

Você desejará solicitar informações sobre cada fornecedor, como há quanto tempo eles estão no mercado, quantos clientes semelhantes ao seu negócio atenderam, quantas pessoas eles têm disponíveis para trabalhar em seus projetos e assim por diante. sobre.

Critério de seleção

Nesta seção, informe aos licitantes como suas propostas serão analisadas. Por exemplo, você pode ter um sistema que inclua pontos para coisas como experiência anterior, projetos anteriores ou estudos de caso, conhecimento técnico, conhecimento do domínio, velocidade, custo e meticulosidade na resposta às perguntas da RFP. Explique quanto peso cada critério carrega. Por exemplo, dependendo das necessidades da sua empresa, o conhecimento técnico pode ser mais importante que o custo.

Termos e Condições

Aqui você especificará quaisquer requisitos formais necessários para fazer negócios com você, como o fornecedor ser um tipo específico de entidade legal, ter cobertura de seguro específica ou ser capaz de apresentar determinados relatórios fiscais. Você também pode exigir que o fornecedor tenha determinadas certificações, esteja disposto a assinar um acordo de confidencialidade, fale idiomas específicos ou esteja localizado em uma região geográfica específica.

Algumas dicas finais

Para obter os melhores resultados, restrinja o número de fornecedores para os quais você envia sua RFP para serviços de desenvolvimento de software. Normalmente, entre três e cinco é um bom número para atingir. Se você não tiver certeza sobre um provedor específico, considere usar uma solicitação de informações (RFI) para obter os detalhes necessários para tomar sua decisão.

Os licitantes podem ter dúvidas enquanto elaboram suas propostas. Designe uma pessoa como ponto de contato e forneça as informações de contato dessa pessoa na RFP.

Criar uma RFP é um projeto em si. Para obter as melhores propostas e, em última análise, o melhor trabalho em seu projeto, reserve um tempo para pensar cuidadosamente em cada seção. Assim como você deseja propostas bem formatadas, certifique-se de que a RFP esteja bem organizada e fácil de ler. Se necessário, contrate uma agência de desenvolvimento de conteúdo para ajudá-lo a elaborar este documento.

Por fim, reserve um tempo para revisar as propostas, tendo em mente que você trabalhará com as pessoas selecionadas durante o projeto. Certifique-se de que o fornecedor escolhido não seja apenas adequado para concluir o trabalho que você precisa realizar, mas também adequado à cultura da sua empresa.