Desde o início, é essencial definir suas expectativas em termos de como você deseja formular e manter seu relacionamento com seu provedor de terceirização.
Os serviços de terceirização oferecem muitos benefícios, desde aumento de eficiência e produtividade até economia de custos. E hoje, existem muitas empresas de terceirização de alta qualidade em setores como desenvolvimento de software e tecnologia da informação (TI).
Mas, para alguns, abrir mão do controle pode ser um desafio, especialmente quando se trabalha com um novo fornecedor. Como você mantém a supervisão ao terceirizar sem microgerenciar?
Tenha uma discussão franca com o provedor desde o início
Desde o início, é essencial definir suas expectativas em termos de como você deseja formular e manter seu relacionamento com seu provedor de terceirização. Discuta não apenas o que você deseja que seu parceiro faça, mas também como você espera acompanhar os benchmarks, superar obstáculos e – é claro – manter a supervisão durante todo o projeto.
Dê ao fornecedor a oportunidade de expressar as suas próprias ideias, incluindo quaisquer preocupações ou perguntas que tenha. Isso ajudará a garantir que todas as cartas estejam na mesa.
Articular metas
O que você deseja obter com essa parceria? Quais são seus objetivos para o projeto? Deixe seus objetivos claros para o fornecedor – caso contrário, como esperar que eles os cumpram? Seu trabalho é formular seus requisitos e resultados, enquanto o trabalho do provedor é determinar o melhor caminho para alcançá-los e executar esse plano.
Existem muitas diferenças modelos seu parceiro pode empregar ao trabalhar para atingir esses objetivos, e parte da manutenção do seu papel no processo é discutir o modelo que será melhor para o seu projeto. Seu provedor irá aconselhá-lo com base em seu conhecimento e experiência, mas, em última análise, a decisão será sua.
Escolha o provedor certo
Uma razão pela qual você pode ter dificuldade em abrir mão do controle é que você não está totalmente confortável com suas práticas e metodologia. A confiança é um aspecto importante do seu relacionamento de trabalho e, sem ela, você certamente encontrará problemas. É por isso que é essencial escolher uma empresa que seja adequada para você e seu negócio.
Para escolher um parceiro que irá complementá-lo, considere fatores como:
- Onde reside a experiência do fornecedor, em termos dos setores em que concluiu os projetos e dos recursos que ofereceu.
- A localização da empresa terceirizada.
- O idioma e a cultura do fornecedor.
- A experiência deles com suas necessidades específicas.
Identifique estratégias de comunicação
Ter um sistema sólido para comunicando e manter-se atualizado sobre os esforços do seu provedor ajudará a lhe dar um pouco de tranquilidade e permitirá que você observe seus esforços sem ser autoritário.
Check-ins regulares por meio de uma plataforma de videoconferência como Zoom ou Skype podem ser muito úteis – você pode receber atualizações semanais ou quinzenais sobre o progresso e qualquer informação que precise saber. A comunicação informal através de uma plataforma como o Slack também pode ajudar. Considere usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a supervisionar todo o processo à distância também.
Tenha uma pessoa responsável
Parte do motivo pelo qual você provavelmente contratou uma empresa de terceirização é para tirar tarefas do seu prato e liberar tempo. Isso significa que você não quer lidar com os detalhes essenciais de um projeto que está nas mãos de outra pessoa. Mas, para manter o controle, você ainda precisará estar informado sobre seus esforços.
Uma maneira de manter essa supervisão e ao mesmo tempo recuperar tempo é designar uma pessoa responsável pelo projeto, como um gestor de projeto. O parceiro de terceirização entrará em contato com esse indivíduo em todos os assuntos relacionados ao projeto. Isto também reduzirá a confusão e evitará o caos de ter muitas pessoas envolvidas e dando instruções.
Defina claramente as funções
Quando você terceiriza seu projeto, a empresa provavelmente terá um a infraestrutura em vigor com funções essenciais para a conclusão do produto. Mas seus funcionários também estarão envolvidos no processo — afinal, isso não acontece no vácuo. É importante que todos entendam seu papel no que se refere ao projeto.
Por exemplo, no caso de desenvolvimento de software, sua equipe interna de tecnologia pode estar trabalhando em estreita colaboração com os desenvolvedores terceirizados em diferentes aspectos do projeto, portanto, você precisará deixar claro quem deve fazer o que, para que ninguém ultrapasse. .
Coloque seus recursos em ordem
Embora sua equipe parceira tenha os equipamentos e funcionários necessários para conclua seu projeto, existem algumas ferramentas que podem ser exclusivas da sua organização e do modo de fazer as coisas que exigirão alguma explicação. Por exemplo, talvez você use ferramentas específicas de gerenciamento de projetos que seu fornecedor precisará acessar.
É importante descobrir quais recursos seu fornecedor precisará antes de iniciar o projeto, para que você possa dar um passo atrás e deixá-los trabalhar. Você deseja que eles tenham todas as ferramentas necessárias à sua disposição para que você possa se concentrar em outras prioridades.
Tenha em mente o risco compartilhado
Em muitos casos, trabalhar com um parceiro terceirizado significa que você está compartilhando risco. Isso significa que vocês dois têm interesse no sucesso do projeto, já que ambos investiram tempo, dinheiro e recursos.
Por se tratar de uma parceria, vocês devem agir como iguais. Este é o seu projeto, mas o seu parceiro também tem algo em jogo. Tenha discussões, em vez de dar ordens. Certifique-se de ouvir o que seu parceiro tem a dizer – ele tem experiência para apoiar seus conselhos.
Reconheça que haverá obstáculos
Claro, você encontrará dificuldades ao terceirizar qualquer projeto. Como você provavelmente já sabe, nada corre perfeitamente bem o tempo todo no mundo dos negócios. Considere um período de transição, quando vocês dois terão que se ajustar às normas e estilos de trabalho um do outro e tentar ser pacientes. Esteja aberto também sobre quaisquer preocupações que você tenha ao longo do caminho – isso permitirá que seu parceiro as resolva.
Pode ser difícil abrir mão do controle quando você é um líder, mas é necessário quando você terceiriza o trabalho. Você está tomando essa decisão para aproveitar a experiência e ganhar eficiência e produtividade. O primeiro passo para que isso aconteça é saber quando dar um passo atrás e deixar que os outros façam o que precisam.
