RFI na construção: um guia exaustivo

Dependendo do setor, uma RFI pode envolver coisas diferentes, mas a RFI na construção é um pedido de informação. As RFIs de construção podem consumir tempo e dinheiro, mas são consideradas um aspecto integrante do negócio. As RFIs são usadas para coletar informações que não estão incluídas nos acordos, desenhos e especificações de um projeto.

As informações solicitadas podem ser cruciais para resolver problemas que possam dificultar a conclusão de um projeto dentro do prazo e do orçamento. Um RFI nunca deve ser utilizado como o principal método de comunicação entre os trabalhadores, nem deve ser o meio para documentar o progresso ou para criar um plano, apresentação ou transmissão. Os RFI também não devem ser vistos como uma directiva de mudança ou um pedido de ordem de mudança.

Considere que todos os documentos apresentam algum tipo de lacuna ou conflito que pode ser resolvido no processo RFI. A necessidade de outras correções dentro do RFI é melhor “abordada” meses antes do lançamento dos cronogramas de trabalho para todos os envolvidos. Nesse sentido, a RFI é um documento formal de solicitação de informações sobre diversos temas. Na maioria dos casos, os subcontratados solicitam ao empreiteiro geral os detalhes das especificações de trabalho dos subcontratados.

O RFI é utilizado pelos clientes para coletar especificações antes do processo de licitação. Várias empresas e empresas podem solicitar qualquer um. Essa também é uma forma de saber o quanto os licitantes sabem. Os RFIs de construção são geralmente os mais solicitados pelas pequenas empresas, especialmente no departamento de controle de qualidade. A qualidade do processo de desenvolvimento da construção se deve a esses importantes documentos.

RFIs em números

O Navigant Construction Forum publicou há algum tempo uma pesquisa muito interessante sobre o impacto e controle dos RFIs em projetos de construção. Em poucas palavras, aqui estão algumas de suas descobertas mais poderosas:

Partindo do tempo necessário para uma resposta a uma RFI, foi calculado em quase 10 dias (9,7). Além disso, o custo médio por análise e resposta RFI foi estimado em 1.080 dólares. Sem dúvida, a conclusão mais surpreendente foi que 21,9% de todas as RFI nunca ficam sem resposta.

Conforme explicado pelo Navigant Construction Forum, estas estatísticas provam que as RFIs podem realmente ter um impacto considerável no planeamento e orçamento do seu projeto se não forem abordadas adequadamente.

Além disso, a falta de resposta a um RFI pode ser o catalisador para disputas dispendiosas à medida que o projecto avança. Segundo o relatório, a padronização do processo RFI poderia ser a solução para esses gargalos do projeto.

Onde os RFIs são normalmente usados?

RFIs podem ser usados ​​praticamente para tudo. Mais especificamente, podem ser emitidos em todas as diferentes fases de um projecto de construção (desde a concepção até à conclusão) e por uma infinidade de razões. Essa é qualquer situação em que seja necessário feedback adicional ou esclarecimentos adicionais para que uma tarefa prossiga.

Normalmente, os RFIs fazem parte do processo de seleção de materiais ou do desenvolvimento do projeto e são usados ​​para esclarecer alguns dos seguintes itens:

• Especificações e padrões de construção
• Acordos contratuais
• Plano de gerenciamento de construção
• Gestão de materiais
• Desenhos para projeto de construção

Por que uma RFI é diferente de uma RFP, RFQ e RFT

É claro que uma RFI é completamente diferente de uma RFP, RFQ e RFT, e às vezes pode ser confuso saber qual delas deve ser usada em cada cenário. E aqui está o porquê:

• RFP (Solicitação de Proposta): Uma RFP pode ser baseada em uma RFI anterior e solicitar informações que resolverão problemas de fornecimento.
• RFQ (Solicitação de Cotação): Uma RFQ permite que os fornecedores sejam competitivos com o custo da solução.
• RFT (Request for Tender): Um RFT é usado para que os fornecedores possam oferecer bens ou serviços em troca de uma licitação específica.

Embora todos os quatro sejam usados ​​com bastante frequência na indústria da construção, é o RFI o mais utilizado. Cada arquiteto, empreiteiro, subempreiteiro e designer usa RFIs, mas todos parecem ter seu próprio método para enviá-los.

Com tantos tipos diferentes de RFIs por aí, uma pessoa pode facilmente ficar confusa ao tentar extrair o ponto principal de cada um deles. Isso leva a atrasos nas respostas e, por vezes, há RFIs que nunca são respondidos.

3 dicas para um processo de RFI tranquilo

No relatório, o Navigant Construction Forum inclui três recomendações inteligentes para toda a indústria da construção (proprietários, empreiteiros, arquitetos, etc.) a fim de otimizar o processo RFI.

1. Introduza uma linguagem contratual padronizada

A introdução de uma linguagem contratual específica poderia fazer uma grande diferença no esforço para manter o processo RFI simples e eficaz. Nesse sentido, a utilização de termos e definições mutuamente acordados poderia eliminar mal-entendidos e não criar espaço para disputas entre proprietários de projetos e empreiteiros.

Pensando nisso, é altamente recomendável que todos os termos que serão utilizados no decorrer do projeto sejam incluídos no contrato com bastante detalhamento. Isto poderá acontecer após uma consulta aprofundada entre o proprietário do projeto e a sua equipa jurídica. Assim, você garante que a necessidade de RFIs será significativamente limitada.

2. Rastreie e monitore RFIs digitalmente

A digitalização do processo de rastreamento e monitoramento de RFI é de suma importância. Apesar do grande progresso tecnológico no setor durante a última década, ainda existem muitos agentes de projetos que utilizam e-mails, planilhas ou até mesmo caneta e papel para rastrear e monitorar RFIs. Ou seja, sem exagero, uma disputa esperando para acontecer.

À medida que os projetos de construção se tornam cada vez mais complexos e exigentes, cresce a necessidade de rastreamento e monitoramento eletrônico de RFI. A boa notícia é que existe uma infinidade de soluções digitais confiáveis ​​que podem ajudar todas as equipes de projeto com esses problemas.

Graças às ferramentas de software, a equipe do projeto pode manter todas as informações importantes em um local centralizado e obter uma visão geral completa de qual membro da equipe é responsável por quê. Este novo nível de transparência e responsabilidade pode facilitar o processo de RFI e bloquear disputas no seu projeto.

3. Eduque sua equipe sobre as melhores práticas de gestão de RFI

Por último, mas não menos importante, o Navigant Construction Forum elaborou uma lista detalhada de melhores práticas para proprietários e arquitetos que apresentaremos brevemente a seguir. Você pode encontrar a lista completa baixando e lendo o relatório completo.
Práticas recomendadas para proprietários

• Use um sistema padronizado de numeração RFI.
• Adicione um prazo de resposta para RFIs no acordo contratual.
• Responda rapidamente às RFIs. Se isso não for possível, indique por que você precisa de mais tempo.
• Use um registro eletrônico de RFI para monitorar o progresso.
• Estabelecer como requisito que todas as RFIs sejam acopladas à solução de menor custo.
• A resposta para uma RFI deve ser esperada dentro de 10 dias úteis. Alguns parâmetros que devem ser levados em consideração são a urgência da RFI e o trabalho necessário para a solução do problema.
• Entregue RFIs para toda a equipe ao mesmo tempo.
• O proprietário deve retornar a todas as RFIs com uma resposta detalhada e clara. A resposta deve incluir referências e anexos quando necessário.
• Certifique-se de que todas as respostas RFI estejam incluídas nos documentos do contrato.
• Seja cauteloso com a papelada. Não deixe que isso assuma todo o processo.

Melhores práticas recomendadas para arquitetos

• Construa e envie as RFIs assim que forem identificadas.
• O RFI deve ser apresentado pelo menos 10 dias antes da resposta, evitando qualquer atraso no projeto.
• Cada RFI deve focar em um assunto específico.
• Deveria haver uma prioridade explícita em cada RFI.
• Adicione referências a desenhos ou outras especificações em cada RFI.
• Certifique-se de incluir uma proposta de resolução, se houver.
• Indique um prazo de resposta exato se a RFI for sensível ao tempo ou ao plano.
• Os RFIs devem ser considerados aprovados, salvo indicação em contrário.

Como escrever o RFI perfeito

Escrever um RFI não é muito difícil, desde que a pessoa que o escreve esteja focada no objetivo final, que é concluir um projeto de construção bem-sucedido.

Aqui estão as diretrizes que todos devem seguir ao escrever suas RFIs:

Siga um formato estabelecido

É importante que a indústria da construção utilize um formato estabelecido, pois torna mais fácil para todos escrever e depois ler as RFIs que aparecem no seu caminho.

Seja o mais específico possível

Qualquer pessoa que redigir uma RFI desejará ser o mais específico possível em sua solicitação, ou poderá não receber todas as informações necessárias para continuar com o projeto.

Seja muito atencioso

Pelo menos mais uma pessoa lerá a RFI depois que ela for redigida, portanto, o redator deve ser atencioso durante todo o processo. Mesmo que uma pessoa fique frustrada, por ter feito inúmeras vezes a mesma pergunta e não ter recebido a resposta correta, é importante que mantenha um tom profissional e abrangente.

Proponha uma solução

Qualquer momento em que uma pessoa possa incluir uma ou duas soluções em sua RFI é uma coisa boa, desde que ela seja formulada corretamente. Ninguém vai querer que uma pessoa recomende uma solução, principalmente se ela não for da sua área de atuação. Mas propor uma solução é uma excelente opção. Ter uma solução potencial pronta pode acelerar todo o processo e colocar as coisas de volta nos trilhos.

Incluir desenhos ou fotos

Nem todo mundo tem memória fotográfica ou consegue lembrar como são todos os aspectos de um projeto, por isso é sempre útil quando uma pessoa pode incluir desenhos ou fotos em sua RFI. Isso ajudará o leitor a entender o que está sendo perguntado e evitará atrasos na resposta. Graças a isso, eles não precisarão ir ao local de trabalho ou buscar outras informações para encontrar a resposta.

Determinar o impacto do RFI

As RFIs podem tornar-se dispendiosas. Entender quanto custará cada um antes de ser escrito pode ajudar uma pessoa a decidir se vale a pena fazê-lo. Há momentos em que as RFIs não podem ser evitadas, mas há certos cenários em que não são realmente necessárias.

Mantenha as perguntas ao mínimo

Cada RFI deve ter apenas uma pergunta principal e, caso outras sejam incluídas, todas devem estar relacionadas à primeira e ser obrigatórias.

Dê tempo a uma pessoa para responder

O tempo necessário para uma pessoa responder pode variar, dependendo do que se trata a RFI. O prazo normal é entre uma e duas semanas. Se esta for uma RFI urgente, certifique-se de definir um prazo específico com antecedência.

Tenha cuidado com a nomenclatura das diversas RFIs

Ao adoptar uma abordagem específica para nomear os vários RFIs, torna-se consideravelmente mais fácil para as pessoas encontrá-los quando precisarem de ser referidos no futuro.

Concluindo

Ninguém jamais trabalhará em um projeto de construção e não precisará preencher uma RFI. Mas pode haver maneiras de limitar a quantidade de tempo e esforço necessários para isso. Obviamente, o objetivo de todo projeto de construção é ter o menor número possível de RFIS. Isso resultará em menos contratempos e mais lucros.

No entanto, isso nem sempre é possível. Haverá dúvidas sobre determinadas fases do projeto e é nesta altura que os diferentes intervenientes deverão ser proativos para garantir que tudo corra bem e que todas as questões sejam respondidas dentro do prazo acordado.

Espera-se que o advento de soluções digitais no terreno proporcione uma ajuda substancial nesse sentido, uma vez que simplificará e acelerará o processo RFI. Para que isso aconteça, porém, é necessário muito esforço de todas as diferentes partes.