Montar um projeto de construção de sucesso é na maioria das vezes uma missão difícil e exigente. Tudo deve ser documentado detalhadamente para que seu projeto permaneça protegido de disputas caras e demoradas. É claro que isso requer uma comunicação clara entre todas as partes envolvidas (cliente, empreiteiro, subcontratados, etc.).
Como Gerente de Projeto, você deve ser capaz de identificar problemas rapidamente e vinculá-los às tarefas certas. Dessa forma, você pode recuperar dados de importância crítica com muita facilidade e monitorar o impacto de um problema tanto em seu plano de 3 a 6 semanas quanto em seu cronograma mestre.
Mas como você pode conseguir tudo isso? Esta é a agonia eterna para muitos gerentes e diretores de projetos por aí. E independentemente do tamanho ou tipo do seu projeto, a resposta é sempre a mesma. Usando ferramentas digitais que foram construídas especificamente para construção.
Muitos na construção pensam que as suas ferramentas são adequadas apenas porque podem trocar informações em tempo real ou, pior ainda, apenas porque é assim que sempre estiveram habituados a fazer as coisas.
Com isso, diversas obras acabam contando com notificações de WhatsApp, planilhas de Excel, e-mails ou até mesmo quadros brancos para acompanhar tudo o que acontece no local. Na maioria dos casos, não demora muito para que as equipes de projeto acabem perdidas em um mar de informações desconectadas. Quando se trata de reclamações, isso pode significar penalidades que podem custar milhares de euros ao seu projeto.
É por isso que o uso de ferramentas digitais específicas para construção pode fazer a diferença quase que instantaneamente. Imagine o valor que você poderia obter ao concluir os tours pelo site com muito mais rapidez ou ao registrar todos os problemas detectados à medida que avança, em vez de ter que manter tudo na cabeça por até duas horas até que o tour seja concluído. .
Mais cedo ou mais tarde, você sabe que perderá informações cruciais ou que passará o dia inteiro trabalhando em tarefas administrativas e buscando atualizações de vários subcontratados. Certamente não foi essa a razão pela qual você escolheu ingressar na construção quando começou.
Pelo lado positivo, nada disso é culpa sua. Você tinha que realizar um trabalho exigente usando ferramentas e processos errados. O lado ainda mais positivo é que há uma saída para a situação estressante que você está enfrentando.
O que desencadeia uma disputa de construção?
Antes de entrarmos em mais detalhes sobre como você pode gerenciar disputas em seus projetos de forma mais eficaz, é importante examinar mais de perto o que normalmente pode desencadear uma disputa de construção.
Uma disputa de construção pode ser o resultado de vários fatores. Atrasos no projeto, falta de precisão na forma como as tarefas são descritas, não cumprimento dos padrões de projeto predefinidos e excesso de custos são alguns dos motivos de uma disputa de projeto na construção.
Quando surge uma divergência como as mencionadas acima, todo o ciclo de vida de um projeto é afetado. Para que o fluxo de trabalho continue sem interrupções, todas as disputas devem ser resolvidas.
Caso contrário, existe o perigo de todos os processos e tarefas congelarem. Uma situação de “suspensão” pode causar sérios atrasos e colocar o projecto sob enorme pressão financeira.
Para resolver estas disputas, é imperativo que você detecte rapidamente os motivos que as levaram. Mas passar por 300 ou 400 fotos e mil e-mails sem nenhuma orientação para encontrar a documentação que você precisa é caótico e traz muito estresse e frustração.
O software de construção pode eventualmente tirar você dessa posição difícil, desde que garanta uma conexão perfeita entre o feedback que você recebe do local, seu planejamento de 3 a 6 semanas e seu cronograma mestre. Dessa forma, você pode coletar todos os dados necessários para proteger seu projeto contra reclamações em apenas alguns cliques.
Portanto, em vez de gastar semanas ou até meses para gerenciar uma reclamação, agora você poderá fazê-lo em uma ou no máximo duas horas. Isso é extremamente poderoso e pode tirar um fardo gigantesco de seus ombros. Mas, novamente, para fazer isso você precisa de uma plataforma específica para construção que possa garantir que seu programa reflita a realidade a qualquer momento.
Como evitar uma disputa de construção
Prevenir é sempre melhor do que remediar. Dito isto, você deve sempre colocar um foco extra no registro de todos os problemas encontrados no local para poder prever possíveis disputas antes mesmo que elas surjam. Como já mencionamos acima, as soluções digitais específicas para a construção são o seu aliado mais valioso nesta missão desafiadora.
Resumindo, aqui estão as três principais maneiras pelas quais o software de construção pode ajudar você, como Gerente de Projetos, a proteger seus projetos:
1. Fique sempre alinhado com seu Encarregado
O encarregado da obra é o seu braço direito no esforço para manter seu projeto de construção protegido contra qualquer tipo de reclamação. É a pessoa que tem que percorrer quase diariamente todo o local para garantir que tudo está como deveria.
Para cada problema que descobrem, eles precisam entrar em contato com você o mais rápido possível com um relatório detalhado e fotos que capturem o incidente para que você possa resolvê-lo antes que fique fora de proporção.
Em outras palavras, um Encarregado é a pessoa que pode salvá-lo de muitas visitas ao site. Contanto que você permaneça alinhado a qualquer momento. É aqui que entra em cena o software projetado e construído tendo a indústria da construção como foco principal.
E é também por isso que ferramentas como WhatsApp, Email e Excel, por melhores que sejam, não conseguem desempenhar esse papel. Eles simplesmente não foram projetados para processos que exigem tempo e dinheiro.
2. Reduzir a carga administrativa excessiva
Não é preciso muito para perceber que a documentação de todos os problemas no local acarreta uma carga administrativa e mental significativa. A razão para isso é o excesso de informações que acompanham cada projeto em construção.
Como resultado, os Gerentes de Projeto podem acabar gastando 40% do seu dia participando de reuniões inúteis e recebendo ligações desnecessárias. Para piorar a situação, muitas vezes eles têm que lidar com uma série de relatórios e atualizações que estão em diferentes plataformas ou até mesmo escritos manualmente em quadros brancos.
Esta é uma abordagem extremamente propensa a erros que gera mal-entendidos e força os Gerentes de Projeto a gastar a maior parte do tempo em tarefas que deveriam ter sido concluídas apenas pressionando alguns botões.
Agora imagine se um Gerente de Projetos tivesse que resolver rapidamente uma disputa de projeto após essa rotina estressante. Todas as operações possivelmente teriam que congelar por um bom tempo até que todas as informações necessárias fossem coletadas. E isso pressupõe que todos os dados foram registrados e ainda estão disponíveis.
Armazenar todas as atualizações críticas (comentários, perguntas, fotos) em um ecossistema de dados abertos pode economizar horas de trabalho e frustração para todas as partes envolvidas. A qualquer momento, eles poderão recuperar todas as alterações contando apenas com uma trilha de auditoria atualizada automaticamente que fica na nuvem. Isso é algo que o WhatsApp ou o Excel não conseguem fazer. Mas aplicativos e plataformas específicos para construção podem.
3. Comunique-se com clareza e sem interrupções
Os projetos de construção podem facilmente ficar confusos se as pessoas não conseguirem trabalhar juntas e trocar atualizações cruciais instantaneamente. O software de construção pode ser seus olhos e ouvidos no local e ajudá-lo a atender às solicitações críticas assim que as receber.
Isso pode ser uma reclamação levantada pelo cliente ou algo que um de seus subcontratados perdeu enquanto trabalhava em uma tarefa. Ser capaz de compartilhar essas questões em tempo real pode evitar que todos os lados tenham muitas idas e vindas e pode encerrar uma disputa antes mesmo que ela apareça. Isso é de suma importância se você quiser manter seu projeto em andamento.
Com isso em mente, fica imediatamente evidente que você não pode confiar no desenvolvimento do seu projeto em dados sem contexto. Ou, simplesmente, em dados que não têm conexão com sua programação de 3 a 6 e seu programa de mestrado. Essa ligação entre eles é o que mantém tudo unido.
E, afinal, é por isso que é tão importante escolher uma ferramenta específica para construção para gerenciar seus projetos. Porque o WhatsApp pode ser uma boa ferramenta quando você deseja enviar uma mensagem para seus amigos ou familiares, mas não pode ser considerado sua ferramenta ideal quando se trata de acompanhamento e relatórios de progresso na construção.
Aprenda com profissionais do setor como manter seu projeto seguro
Até agora, deve estar claro que a construção e a documentação são fundamentais. O sucesso dos seus projetos depende da rapidez com que você consegue sinalizar problemas críticos, comunicar-se com as pessoas certas e resolvê-los.
A implementação de uma ferramenta digital específica para construção pode ajudar a conseguir isso sem sentir que está se afogando em um mar de informações desconectadas.
