Os documentos societários de uma empresa constituem formalmente a sociedade, independentemente do tamanho ou setor do negócio. Eles estabelecem as regras e acordos para a criação e funcionamento da companhia, além de definir as responsabilidades e direitos de todos os envolvidos no empreendimento, os sócios.
Seja na divisão de lucros, na formalização de acordos entre sócios ou na comprovação da existência da empresa perante órgãos reguladores, esses documentos serão importantes para o funcionamento e crescimento sustentável da organização. Neste artigo, exploraremos os principais documentos societários e sua importância para a gestão eficiente de uma empresa.
O que são documentos societários?
Os documentos societários são um conjunto de documentos que formam a base legal de uma empresa. A partir deles serão definidas as regras da sociedade. O principal é o contrato social, cujo se assemelha a uma certidão de nascimento da companhia. Mas, também, podemos citar o próprio CNPJ como exemplo, além dos acordos de acionistas e documentos do dia-a-dia tais quais as procurações em nome da diretoria.
Esta lista de documentos servirão em situações como o momento de solicitar financiamentos bancários, na compra de ativos de outras empresas, ao firmar contratos de aluguel comercial e até atrair investidores externos que se interessem em entender como a empresa funciona, antes de despenderem capital.
Lista dos principais documentos societários
Para as empresas que querem entender quais são os principais documentos societários aos quais devem estar atentas na sua gestão, fizemos uma lista por relevância e uma breve explicação de cada tipo de documento.
Contrato social
O primeiro e principal documento societário, já que é ele quem constitui a sociedade, de acordo com o Código Civil, Art. 997. A sociedade constitui-se mediante contrato escrito, particular ou público, que, além de cláusulas estipuladas pelas partes, mencionará:
I – nome, nacionalidade, estado civil, profissão e residência dos sócios, se pessoas naturais, e a firma ou a denominação, nacionalidade e sede dos sócios, se jurídicas;
II – denominação, objeto, sede e prazo da sociedade;
III – capital da sociedade, expresso em moeda corrente, podendo compreender qualquer espécie de bens, suscetíveis de avaliação pecuniária;
IV – a quota de cada sócio no capital social, e o modo de realizá-la;
V – as prestações a que se obriga o sócio, cuja contribuição consista em serviços;
VI – as pessoas naturais incumbidas da administração da sociedade, e seus poderes e atribuições;
VII – a participação de cada sócio nos lucros e nas perdas;
VIII – se os sócios respondem, ou não, subsidiariamente, pelas obrigações sociais.
Os oito itens indicados na lei são, assim, os itens obrigatórios na hora de elaborar o contrato social da empresa, o que não a impede os sócios de acrescentar outros pontos que julguem importantes. O contrato social será usado para requerer o registro do CNPJ
Inscrição do CNPJ
CNPJ é o cadastro nacional de pessoas jurídicas administrado pela Receita Federal. Deve ser inscrito até 30 dias após o registro do contrato ou estatuto social. Para isso, os sócios devem reunir seus documentos pessoais de identificação e ter em mãos as informações societárias: tipo de empresa, natureza jurídica do negócio, código CNAE de atividades, nome da empresa, qual o regime tributário adotado (simples nacional, lucro presumido ou lucro real).
Além disso, já ter o registro na junta comercial que falaremos adiante e a inscrição estadual ou municipal do negócio a depender de cada caso, se comércio ou serviços.
A inscrição do CNPJ poderá ser feita online pelo portal Redesim do governo federal.
Estatuto social
O estatuto social é similar ao contrato mas usado em constituições de sociedade diferentes. O estatuto social é usado pelas sociedades por ações, cooperativas e entidades sem fins lucrativos.
Uma sociedades por ações, como o nome já diz tem seu capital divido por ações e terá um objeto que pode ser qualquer empresa de fim lucrativo não contrário à lei. O estatuto social que deve indicar este objeto, de acordo com o artigo 2º da lei das sociedades por ações- lei 6.404 .
No estatuto também constarão: o valor do capital social, o número de ações em que se divide este capital, especificações de direito de voto incluindo preferências ou vantagens que sejam atribuídas aos acionistas sem direito a voto ou com voto restrito, regras de amortização, reembolso e outra especificidades da gestão.
O estatuto elaborado deverá ser registrado na junta comercial do estado.
Balanços e demonstrações financeiras
O balanço financeiro permite analisar a saúde financeira do negócio. Está na lista de documentos societários uma vez que interessa à todos os sócios entender o balanço de contas e as decisões sobre as finanças.
Também é importante na abertura de capital, na compra de ações por acionistas externos e na busca de investidores. A todas essas pessoas entender os gastos e ganhos da companhia será importante.
O relatório pode ser mensal, trimestral, semestral e até do ano. Nele, estará de forma detalhada as receitas, saldos, despesas, pagamentos e recebimentos, todos os ativos e passivos da organização.
Além dos usos cotidianos do balanço, de acordo com a lei 6404/76, lei da sociedade por ação, é uma obrigação das diretorias das empresas ao final de cada exercício social apresentar uma demonstração financeira. Incluindo os lucros e prejuízos acumulados, resultado do exercício, os fluxos de caixa e se de capital aberto demonstração do valor adicionado.
Procurações – poder de representação
A procuração é um documento por meio do qual uma pessoa física ou jurídica concede poder de representação a outra. Quando falamos de documentos societários, as procurações costumam estar entre eles. Nem todos os sócios podem participar de reuniões, assinar documentos, prestar depoimentos entre outras tarefas sempre e podem ser representados por pessoas de confiança, seja sócio ou não.
É comum em grandes empresas, a diretoria ser representada, pois imagine um diretor assinar a cada compra de suprimentos. Faz mais sentido um outorgado, geralmente um gerente ou coordenador da área, ter o poder de assinar contratos de compra de suprimentos no nome dele.
Procurações são bastante úteis mas devem ser feitas com cuidado. Poderes mais específicos sempre serão mais seguros, não indicamos outorgar por exemplo que alguém possa tomar qualquer decisão em nome dos sócios da companhia.
Registro na junta comercial
O documento que comprova o registro na junta comercial estará entre os documentos societários da sua empresa obrigatoriamente e deve ser armazenado cuidadosamente. O registro é o passo que vem apenas antes da emissão do CNPJ e apenas MEI é isento de fazê-lo.
A Junta comercial é um órgão administrativo estadual que visa validar a abertura de novas empresas, o registro pode ser feito online em algumas cidades, verifique se na sua está disponível. O resultado é um número de Identificação de Registro da Empresa (NIRE) que atesta a legalidade da empresa.
Certidão de regularidade fiscal
Esta certidão é uma prova de que a sociedade empresarial está em dia com o pagamento de impostos e sem dívidas com a União. É emitida em conjunto pela receita federal e procuradoria geral da Fazenda nacional.
Qualquer pessoa pode solicitar online a emissão, desde que porte o CNPJ da empresa, estando a situação fiscal regular o documento é liberado em até dois dias úteis, segundo informações oficiais do site do governo federal.
Ter débitos fiscais pode significar dívidas impagáveis a longo prazo e até falência de sociedades, portanto a certidão pode ser uma exigência de diversos acionistas para garantir que a empresa esteja regularizada.
Acordo de acionistas
O acordo de acionistas também está previsto na lei das sociedades anônimas, lei 6.404/76 e tem objetivo de regular direitos, deveres e responsabilidades dos sócios da empresa. Ele deve tratar sobre a compra e venda de ações, preferência para aquisição, direito a voto e poder de controle da empresa.
O acordo poderá ser celebrado entre todos os sócios ou apenas partes deles, existe inclusive a possibilidade de mais de um acordo de acionistas na mesma empresa. Por lá, além dos pontos fundamentais exigidos por lei podem estar medidas de governança corporativa, regras para tomada de decisões e critérios de distribuição de lucros e prejuízos.
Contratos de investimento
Os contratos de investidores novamente envolvem os sócios, ou o sócio responsável por acordos de mercado. Os moldes do acordo variam de caso a caso, contudo, em linhas gerais trata-se de um negócio formalizado entre a sociedade empresarial e o investidor para empresas com potencial de crescimento.
Geralmente o investidor entra com um aporte financeiro voltado ao crescimento da empresa com condição de retorno do lucro a médio ou longo prazo, tendo a possibilidade inclusive de tornar-se sócio. Esta categoria de documento societário é mais comum em startups e negócios escaláveis.
Sempre envolve um risco para o negócio, portanto os sócios precisam entender qual a real perspectiva de crescimento do negócio, onde querem chegar e relação que desejam obter a partir do investidor. E claro elaborar um contrato que beneficie ambos os lados.
Gestão de documentos societários para empresas
Muitos dos documentos que falamos são criados na abertura das companhias, fazem parte da constituição da empresa e com certeza este conteúdo ajuda empresas recém abertas. Mas, além disso considere que empresas crescem, pode aumentar ou reduzir o número de sócios, mudar de categoria societária e com isso alteram contratos e estatutos.
Além das demandas fiscais e financeiras que fazem parte do dia-a-dia da gestão empresarial e, claro, não podemos esquecer das procurações pois em várias empresas é rotineira a representação dos sócios por outros gestores competentes.
E como gerir tantos documentos?
Vamos separá-los por quanto irão demandar de atenção:
1- Documentos que precisam ser revisados com frequência;
2- Documentos societários complexos com pouca revisão- Estatuto e contrato social entram na segunda categoria.
Os documentos mais complexos precisam ser armazenados com cuidado, de preferência digitalmente para evitar desgaste físico do papel e retomados sempre que alguma mudança societária acontecer no negócio.
Já os demais documentos societários que falamos ao longo do texto tais quais demonstrações financeiras, fiscais, contratos (de investimento e outros) e as procurações estarão na rotina do gestor de contratos e/ou do jurídico da sua empresa. Para isso, sugerimos o uso de um software de gestão de contratos como o Projuris.
Entenda como o Projuris Contratos funciona
O Projuris Contratos é uma plataforma completa para a gestão dos seus documentos. O armazenamento é em nuvem com a segurança do provedor da Amazon.
Contamos com funcionalidades que vão desde a requisição para a criação de um novo contrato até a assinatura digital e módulo de gestão, onde com o legal intelligence o jurídico consegue extrair dados e encontrar padrões nos seus documentos.
E o melhor, na rotina nada passa despercebido. Configure alertas, tenha notificações por email e no próprio sistema, além do apoio da inteligência artificial para sumarizar contratos.
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Perguntas Frequentes
Quais são os documentos societários de uma empresa? Entre os principais documentos societários de uma empresa podemos citar: estatuto e contrato social, balanços e demonstrações financeiras e fiscais, procurações, acordos de acionistas, contratos de investimento, registro na junta comercial e inscrição do CNPJ.
O que são atos societários? Atos societários são ações formais realizadas pelas sociedades (empresas, sociedades limitadas, sociedades anônimas, etc.) que têm por objetivo deliberar, aprovar e registrar decisões importantes relativas à administração, ao funcionamento e à estrutura dessas entidades. Por exemplo: alteração contratual ou estatutária, incorporação ou fusão de empresas e nomeação ou destituição de administradores.
Conclusão
A gestão adequada dos documentos societários é fundamental para garantir a conformidade legal, a transparência e o sucesso a longo prazo de uma empresa. Do contrato social, que estabelece as bases da organização, até os balanços financeiros que demonstram a saúde do negócio, cada documento tem seu papel no dia a dia corporativo.
Utilizar a tecnologia a seu favor com softwares de gestão de contratos, pode simplificar e otimizar esse processo, tornando a administração mais segura e eficiente. Com uma abordagem proativa e organizada, as empresas podem evitar problemas legais, atrair investidores e fortalecer suas operações no mercado.
