Para ter bons resultados, as empresas precisam aproveitar, ao máximo, os recursos disponíveis e ter organização para manter um alto nível de produtividade. Neste cenário, contar com metodologias e ferramentas para otimizar o trabalho faz parte da rotina das companhias. Uma delas é a metodologia 5S, que foi criada no Japão e tem como objetivo principal a manutenção da empresa e de seus processos em ordem. Desta forma, o dia a dia dos colaboradores é otimizado e as demandas são finalizadas com mais facilidade.
Apesar de ter surgido para organizar o trabalho das fábricas do país, a ferramenta pode ser aplicada em diversos modelos empresariais e em quase todos os departamentos das companhias. Por isso, se tornou tão popular ao redor do mundo.
Se você não conhece o método, está no lugar certo. Neste artigo, vamos explicar como funciona, quais os benefícios da implementação da metodologia 5S e como utilizá-la na sua empresa. Você vai saber mais sobre:
O que é a metodologia 5S?
A metodologia 5S é uma ferramenta de gestão de empresas criada no Japão, após a segunda guerra mundial, quando o país precisava se reerguer do momento delicado que culminou em uma grande crise econômica.
Com o objetivo de se reestruturar rapidamente, os japoneses desenvolveram uma metodologia que ajudaria a voltar ao cenário global e melhorar os índices econômicos. Trata-se de uma ferramenta de gestão baseada nos cinco sensos do Japão.
No ambiente do trabalho, o foco principal é otimizar a disciplina dos processos, promovendo mais qualidade do serviço realizado e produtividade dos colaboradores.
O que significa 5S?
A metodologia se chama 5S porque é inspirada nos cinco sensos japoneses:
Seiri (senso de utilização); Seiton (senso de organização); Seiso (senso de limpeza); Seiketsu (senso de normalização); Shitsuke (senso de disciplina).
Cada um deles tem sua importância na aplicação do método de gestão e cada S dos 5s tem um significado essencial para o sucesso da ferramenta.
Seiri
O primeiro S é o Seire, que significa senso de utilização. Aqui, a intenção é manter no ambiente de trabalho apenas o que é realmente necessário para a realização do trabalho. Verificar com frequência quais são os equipamentos e itens que continuam sendo utilizados pela equipe.
Caso algo não seja mais de utilização, é a hora de descartar ou destinar para outro setor que fará proveito do material. Também é o momento de analisar quais equipamentos e produtos estão faltando para a conclusão das demandas da área e comprar o que for preciso.
A vantagem é manter o local de trabalho apenas com o que é realmente importante e necessário.
Seiton
O segundo S é de Seiton, senso de organização. Até esse momento, você já terá definido o que é útil para o seu trabalho. A partir daí, é a hora de manter o ambiente organizado. Todos os colaboradores precisam saber exatamente onde encontrar os materiais e documentos que precisam.
Uma boa maneira de organizar, por exemplo, é deixar em locais de fácil acesso aqueles itens de uso diários e manter em local mais reservado os que não serão utilizados com frequência.
Se o local de trabalho for um escritório, por exemplo, as mesas devem estar organizadas, sem muitos objetos em cima, especialmente, aqueles que não estão relacionados às funções. O senso de organização tem o objetivo de economizar o tempo do colaborador, para ele focar as energias na conclusão das demandas.
Seiso
O terceiro S significa Seiso, ou seja, senso de limpeza. Aqui, a metodologia ensina que a limpeza é responsabilidade de todos os colaboradores e não apenas da equipe de limpeza.
Logo, os funcionários devem zelar pela limpeza de seu ambiente de trabalho e também das dependências comuns da empresa, como refeitórios e banheiro.
Outro ponto relacionado ao Seio é a aparência pessoal. Isso não quer dizer que o colaborador precisa seguir os padrões de beleza, mas sim que deve se apresentar de maneira adequada, sempre limpa e com vestimentas conforme a função que exerce.
Seiketsu
O quarto S é de Seiketsu, que significa senso de normalização ou padronização. Aqui, a ideia é automatizar a realização dos três sensos anteriores, fazendo com que façam parte do cotidiano da empresa. É necessário que eles se tornem hábitos dos colaboradores e de todos os setores.
Para isso, é preciso criar processos padronizados para cada um dos sensos e promover uma conscientização do público interno, afinal, os profissionais precisam entender o benefício final dessa nova mentalidade que está sendo aplicada.
Uma das possibilidades de normalização é criar instruções de trabalhos, listas de verificação e elencar todos os processos que devem ser seguidos pelos colaboradores. A padronização fará com que fique mais clara a função de cada um no objetivo maior da empresa de melhorar a produtividade e organização.
Shitsuke
O quinto e último S é o Shitsuke ou senso de disciplina. Para desenvolver um novo hábito e mantê-lo a longo prazo, a disciplina é extremamente importante. Por isso, é essencial desenvolver nos colaboradores um senso de autodisciplina e estimular que os novos processos e valores sejam absorvidos por todos.
Uma dica é sempre oferecer treinamentos e realizar avaliações a fim de entender se todos os 5S estão sendo realizados e o que precisa ser melhorado. Dar feedback aos funcionários sobre seu comportamento e criar métricas para analisar o sucesso da aplicação da metodologia também são outras estratégias interessantes.
Vale destacar que todo novo hábito leva tempo para ser desenvolvido, assim, os gestores precisam ter paciência na implementação da metodologia 5S.
Por que implementar essa metodologia?
Um dos principais motivos que levam aos baixos resultados nas empresas mundo afora é o tempo desperdiçado corrigindo erros e refazendo processos. O que a metodologia do programa 5s oferece é uma oportunidade de diminuir esse desperdício de recursos humanos e também materiais.
Sendo assim, a metodologia 5S é uma estratégia para organizações que passam por problemas de produtividade. Com o tempo, a tendência é que os processos desenvolvidos pelas etapas do 5S gerem resultados visíveis nos números da empresa, que será mais organizada e automatizada.
Assim, as qualidades e habilidades de cada colaborador serão aproveitadas ao máximo. Abaixo, elencamos os principais benefícios:
Benefícios da metodologia 5S
Dependendo do setor de atuação, os benefícios podem diferir, mas, de maneira geral, é possível indicar algumas vantagens padrão para todas as companhias.
- Otimização do tempo: com um ambiente de trabalho mais organizado, a tendência é que os colaboradores tenham mais tempo para se dedicar às funções estratégicas ou de produção;
- Padronização dos processos e produção: a metodologia permite estabelecer e implementar processos para demandas cotidianas, facilitando a rotina dos colaboradores e a avaliação dos gestores até possibilitando a utilização de métricas.
- Redução de desperdícios: quando a empresa para para analisar quais materiais realmente necessitam, é possível economizar comprando apenas o que será utilizado. Além disso, com todos os procedimentos organizados, os colaboradores despenderão menos tempo para realização de atividades rotineiras.
- Facilidade na identificação de erros e gestão de riscos: se os processos são bem definidos, qualquer erro ficará mais fácil de ser visualizado e rapidamente corrigido. Ademais, os riscos diminuem bastante quando todos os colaboradores sabem exatamente o que devem fazer para concluir suas tarefas.
- Maior organização do espaço físico: uma empresa organizada também é sinônimo de um ambiente limpo. Aquele tipo de ambiente que brilha aos olhos, por transparecer organização por todos os lados e melhora até o clima organizacional.
- Melhora da qualidade do serviço: todos esses benefícios somados resultam, certamente, na melhor qualidade na entrega final, seja ela um planejamento, um serviço, um produto ou até um relatório de resultados.
Como aplicar a metodologia 5S na empresa?
Apesar de ser bem simples de entender como funciona a metodologia 5s, é necessário que o gestor se prepare para implementar na empresa. Todos os profissionais envolvidos precisarão ser bem treinados para as ações saírem como o planejado.
Para facilitar, apresentaremos um guia com o passo a passo de como incluir o método 5s na rotina da sua companhia:
- Escolha guardiões da metodologia;
- Faça uma avaliação da empresa;
- Desenvolva o planejamento;
- Implemente os 5S;
- Acompanhe os resultados;
- Dê feedbacks.
Agora, vamos aos detalhes!
Escolha guardiões da metodologia
O passo inicial é escolher um grupo de colaboradores que será o responsável por divulgar os 5S na empresa. Serão esses funcionários que ensinarão aos demais como funciona o método.
Por isso, eles precisam ser os primeiros a entender a importância da nova metodologia e serem treinados para aplicar os conceitos, pois eles precisam dominar todos os sensos e entender a mudança da cultura empresarial.
Para que toda a empresa seja igualmente impactada pelos novos valores, é importante que esse grupo seja multidisciplinar, com funcionários de vários departamentos e cargos distintos, inclusive, mesclando líderes e liderados.
Faça uma avaliação da empresa
É provável que, para decidir pela implementação da metodologia 5S, o gestor tenha identificado falhas nos processos da empresa. Entretanto, para ter sucesso, a equipe de guardiões deve avaliar todos os setores da empresa para elencar todos os problemas da companhia e o que pode ser otimizado.
A avaliação dos pontos críticos deve ser minuciosa a fim de mapear e prever todas as melhorias necessárias.
Desenvolva o planejamento
Antes de agir, é a hora de planejar. A equipe responsável deve reunir todas as informações da análise e discutir o que é preciso fazer para otimizar as demandas e minimizar as falhas. Indica-se também a criação de um cronograma e a divisão de tarefas. Etapas bem definidas tendem a tornar o processo de implementação mais simples.
Implemente os 5S
Com o cronograma e as tarefas em mãos, é o momento de colocar a mão na massa e iniciar a implementação dos 5S na empresa: Seire, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.
Nessa fase, os guardiões devem divulgar a nova metodologia, as atividades que cada um deve fazer e, principalmente, explicar a importância e os benefícios. Todos os colaboradores precisam ser impactados pela divulgação e serem treinados para iniciar a aplicação do método.
Acompanhe os resultados
Para que a metodologia dê resultado, é importante entender se as ações estão dando resultados. Periodicamente, faça avaliações. Um exemplo é observar se houve menos desperdício de recursos, como folhas de papel e canetas.
Outro ponto essencial é entender se os funcionários estão sendo mais produtivos e se o ambiente de trabalho está mais organizado. Vale também entender se um setor está realizando melhor que outros as atividades planejadas e avaliar como incentivar os demais.
Dê feedbacks
Depois de todo esse processo, os colaboradores precisam saber os resultados dos seus novos hábitos. Por isso, o grupo de guardiões deve dar feedbacks sobre as conquistas com as boas práticas e também sobre o que ainda precisa melhorar. É nesse momento, também, que é possível reforçar a importância da metodologia 5s.
Conclusão
Como vimos nos itens anteriores, a metodologia 5S tem o potencial para tornar sua empresa muito mais organizada e produtiva e seus colaboradores mais disciplinados. Apesar de ter origem em fábricas, pode-se perceber que os exemplos de 5s podem ser adaptados para negócios de todos os setores da economia.
Os resultados podem ser sentidos tanto no ponto de vista do ambiente interno, com mais limpeza e organização, como também no de negócio, com menos falhas nos processos e menos desperdícios de recursos. O sucesso da implementação do método vai depender, especialmente, de como o processo é conduzido pelos guardiões.
Além disso, é essencial que todos os colaboradores entendam a importância da limpeza, organização e disciplina que a metodologia prega. Assim, eles compreenderão que os benefícios não são apenas para a empresa, mas também para a rotina e produtividade de cada um, se dedicando mais para cada etapa do método.
