Muitas empresas já estão revisando seus processos de admissão digital com a entrada em vigor das novas regulamentações sobre segurança e privacidade de dados. A admissão na LGPD, desde que a lei foi aprovada, trouxe novos desafios para recrutadores e outros profissionais diretamente envolvidos na contratação de colaboradores.
É uma adaptação que, apesar de ser obrigatória, ainda não alcançou a maioria das organizações. Estima-se que 80% das empresas brasileiras não estão adequadas à LGPD (segundo levantamento do Grupo Daryus). Isso significa que muitas contratantes estão sujeitas às penalidades previstas para quem descumpre as normas da lei.
Para ajudar gestores e profissionais de RH a evitar multas e outras penalidades pelo descumprimento da LGPD, este guia vai demonstrar como manter um processo de admissão digital transparente e seguro. Veja um breve resumo do que está adiante:
O que é o processo de admissão?
A admissão é um processo na gestão de recursos humanos que consiste em recrutar, selecionar e contratar colaboradores. O objetivo é garantir que os candidatos sejam bem avaliados quanto às suas competências para a vaga, além de serem integrados adequadamente à cultura e às políticas da empresa.
Como funciona? O processo de admissão começa com o recrutamento, que envolve a divulgação da vaga e a recepção de currículos dos candidatos interessados. Em seguida, são realizadas análises de currículo e triagens para selecionar os candidatos que atendem aos requisitos da vaga.
Na fase seguinte, ocorrem as entrevistas e os testes práticos para avaliar as competências dos candidatos selecionados. Por fim, é realizada a contratação, que inclui a coleta de documentos necessários para a admissão e a integração do novo colaborador à equipe.
O que é LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma lei que entrou em vigor em 2020 no Brasil, com a aprovação da Lei n.° 13.709/2018. O objetivo do novo conjunto de normas legais é proteger a privacidade dos dados pessoais dos cidadãos brasileiros.
A lei exige que as empresas, públicas e privadas, sejam transparentes em relação ao tratamento dos dados pessoais e obtenham o consentimento expresso dos usuários antes de coletar as informações. A LGPD também prevê que as empresas garantam a segurança desses dados e estabeleçam prazos de retenção das informações coletadas.
Qual o papel da LGPD no RH?
A LGPD no RH tem um papel fundamental na gestão de pessoas, pois o RH é responsável pela coleta, armazenamento e gestão de dados pessoais dos colaboradores. A lei exige que as empresas adotem medidas para proteger esses dados, garantam a transparência no uso das informações e obtenham o consentimento expresso dos seus titulares para a coleta.
Admissão digital: o que é?
A admissão digital é um processo que utiliza meios digitais para recolher informações de candidatos a vagas de emprego e conduzir as etapas de contratação. Nesse modelo, as empresas utilizam plataformas online para publicar vagas, receber currículos, realizar entrevistas virtuais e coletar documentos, permitindo um processo mais ágil e eficiente.
Como funciona a admissão digital? As empresas podem utilizar a admissão digital em todas as etapas do processo de admissão, desde a divulgação da vaga até a entrevista final para a contratação. Com essa alternativa, os candidatos podem enviar seus currículos e documentos por celular ou computador, sem precisar comparecer presencialmente à empresa.
É uma maneira de reduzir o tempo e o custo do processo de admissão, permitindo que a empresa selecione e contrate os melhores candidatos de forma mais rápida e eficiente. No entanto, é importante que as empresas estejam atentas às exigências da LGPD, garantindo a segurança e a privacidade das informações coletadas durante a admissão digital.
Como funciona a admissão com a LGPD?
É importante esclarecer que as normas da LGPD não trazem mudanças drásticas no processo de admissão de colaboradores, mas criam uma camada adicional de proteção jurídica e prática para o processo. Isso ocorre porque a lei estabelece requisitos para o tratamento de dados pessoais, incluindo aqueles coletados nas etapas de admissão.
Por exemplo, a LGPD exige que as empresas obtenham o consentimento explícito dos candidatos para coletar e utilizar seus dados pessoais, incluindo informações sobre saúde e "dados sensíveis". Segundo o Governo Federal, são dados sensíveis conforme a LGPD aqueles "que revelam origem racial ou étnica, convicções religiosas ou filosóficas, opiniões políticas, filiação sindical, questões genéticas, biométricas e sobre a saúde ou a vida sexual de uma pessoa.".
A lei também estabelece que os dados recebidos devem ser utilizados apenas para os fins específicos para os quais foram coletados, e que as empresas devem garantir que esses dados sejam mantidos em segurança.
Outra mudança importante diz respeito aos direitos dos titulares. A LGPD define que os candidatos têm o direito de pedir acesso aos dados que as empresas coletaram sobre eles, bem como o direito de pedir correção, exclusão ou portabilidade desses dados.
Por fim, a LGPD também exige que as empresas nomeiem um encarregado de proteção de dados (DPO) para garantir o cumprimento das normas de proteção de dados e para servir como ponto de contato para questões relacionadas à privacidade e proteção de informações. O gerente de RH ou outro líder e colaborador pode ocupar a função de DPO.
As empresas precisam se organizar internamente para lidar com essas medidas para garantir que as normas da LGPD sejam respeitadas.
Qual a importância de seguir a LGPD na admissão?
Ao seguir as regras da LGPD, a empresa garante que os dados pessoais dos candidatos serão coletados de forma transparente e legítima, sem a possibilidade de uso indevido ou compartilhamento não autorizado dessas informações. Isso aumenta a confiança e a credibilidade da empresa perante os candidatos, fortalecendo a sua imagem no mercado.
Além disso, a empresa evita possíveis sanções e penalidades previstas na LGPD em caso de violação das regras de proteção de dados pessoais. Essas penalidades podem incluir multas elevadas e até mesmo a suspensão das atividades da empresa.
Como fazer uma admissão seguindo a LGPD?
Fazer uma admissão seguindo as normas da Lei Geral de Proteção de Dados não deve ser algo subestimado pelas empresas. Ao contrário, deve ser visto como uma oportunidade de demonstrar responsabilidade e transparência no tratamento de dados dos candidatos.
Para começar, é necessário identificar quais dados são necessários para o processo seletivo e a admissão, considerando apenas as informações relevantes para a finalidade.
Outro passo é obter o consentimento do candidato para a coleta e o uso de seus dados. A autorização deve ser informada de forma transparente e destacada, para que o candidato saiba exatamente quais informações está compartilhando e para qual finalidade. Na admissão digital, essa permissão pode ser solicitada em um formulário online, por exemplo.
As empresas também precisam adotar medidas adequadas para garantir a segurança de informações pessoais, como o uso de bancos de dados na nuvem e a realização de backups periódicos. Além disso, é importante ter um plano de contingência em caso de incidentes de segurança que afetem os dados pessoais.
Por fim, é fundamental excluir os dados ao término da finalidade para a qual foram coletados, a menos que haja uma obrigação legal ou regulatória para mantê-los, como no caso de banco de talentos para futuras contratações. Dessa forma, a empresa evita o risco de armazenar dados desnecessários e protege a privacidade dos candidatos.
O que deve constar numa admissão seguindo a LGPD?
Durante as etapas de recrutamento, seleção e admissão do novo colaborador, as empresas podem solicitar informações básicas do profissional, como nome completo, endereço, número de telefone, e-mail, data de nascimento, estado civil, nacionalidade, número de identidade e CPF, sem que isso signifique qualquer descumprimento à LGPD.
Também é possível incluir informações relacionadas à formação acadêmica do candidato, experiência profissional, habilidades, referências, salário anterior e expectativas salariais. No entanto, é importante lembrar que a coleta de dados sensíveis, como etnia, religião, orientação sexual, entre outras, é proibida pela lei, a menos que haja uma justificativa legal.
Quais os riscos de não ter um processo de admissão de acordo com a LGPD?
Ao realizar um processo de admissão sem considerar as normas da LGPD, a empresa estará colocando em risco, do ponto de vista legal, a privacidade dos candidatos e, consequentemente, violando seus direitos fundamentais. As penas previstas para esse tipo de infração podem ser graves. Veja quais são elas a seguir.
Multas e processos judiciais
A LGPD prevê sanções que variam de advertências a multas e processos judiciais, dependendo da gravidade da infração. As multas podem chegar a até 2% do faturamento da empresa, com limite máximo de R$ 50 milhões por infração.
A empresa também pode ser obrigada a arcar com indenizações aos titulares dos dados afetados pela violação das normas da LGPD.
Danificação da imagem corporativa
Com o aumento da preocupação dos consumidores em relação à privacidade dos dados, empresas que são noticiadas por violações à LGPD sofrem um grande impacto negativo em sua reputação e credibilidade.
A empresa pode perder a confiança dos clientes e, consequentemente, perder negócios e oportunidades de crescimento. A imagem negativa também pode afetar a capacidade da empresa de atrair e reter talentos qualificados do mercado de trabalho.
Qual o papel do RH na garantia da admissão de acordo com a LGPD?
A equipe de RH é responsável por coordenar todas as etapas do processo de admissão, desde a divulgação das vagas até a contratação dos novos colaboradores. Nesse processo, é o setor que deve garantir que os dados pessoais dos candidatos sejam coletados de forma transparente, informando sobre como esses dados serão utilizados e protegidos.
Uma vez coletadas as informações, também é o RH que deve garantir que elas sejam armazenadas de forma segura e que somente pessoas autorizadas tenham acesso.
Conclusão
A admissão na LGPD merece atenção especial por parte do RH. É essencial que as empresas estejam cientes das normas previstas na lei e saibam como aplicá-las corretamente, desde o momento de receber os primeiros currículos para triagem até o processo de integração do profissional contratado.
Como mencionado ao longo deste artigo, a coleta e o tratamento de dados são regulamentados pela LGPD, que estabelece regras claras e específicas para garantir a segurança e a privacidade dessas informações.
Nesse sentido, é importante que o RH esteja devidamente informado e treinado sobre as normas da LGPD, a fim de evitar possíveis sanções para a empresa e garantir a proteção dos dados pessoais dos colaboradores.
