O “trabalho assíncrono” é o futuro?

Para a maioria dos empregos do tipo trabalho de conhecimento, alguma forma de trabalho remoto veio para ficar. Depois daquela que foi essencialmente a maior experiência global de trabalho remoto da história, ficou provado, sem sombra de dúvida, que muitos trabalhos podem ser realizados remotamente com sucesso.

No entanto, o trabalho remoto está longe de ser perfeito e muitas das técnicas e formas de trabalhar ainda estão a ser definidas e ajustadas. Por exemplo, muitos trabalhadores remotos encontram-se no “inferno das videoconferências”, passando os dias alternando entre uma videochamada e outra, sem tempo para pensar, comer ou mesmo cuidar de necessidades humanas básicas.

Esse problema pode ser agravado ao trabalhar em vários fusos horários. Aquelas raras horas no início ou no final da jornada de trabalho em que o pensamento e a criação são feitos podem se sobrepor às de colegas de trabalho ou clientes em outros fusos horários e acabar sendo absorvidas por ligações.

Não é de admirar que O “esgotamento” está se tornando um motivo frequentemente citado para demissões e mudanças de emprego. Você pode até sofrer resistência para tarefas administrativas de rotina, pois os trabalhadores consideram o “tempo sozinho” um bem cada vez mais escasso.

Trabalhando “fora do horário”

Uma das soluções emergentes para este desafio é o trabalho assíncrono. Simplificando, trabalho assíncrono é realizar as tarefas independentemente dos outros e livre das restrições de precisar que várias pessoas se conectem regularmente para concluir uma tarefa.

Embora o trabalho remoto possa já parecer corresponder a essa definição, o paradoxo de trabalhar remotamente é que tornou muito mais fácil para as pessoas ligarem-se de forma sincronizada através da omnipresente videoconferência. Em um ambiente de trabalho tradicional, pode ser necessário um agendamento antecipado ou até mesmo um voo de avião para conhecer alguém, mas o trabalho remoto permite inserir uma videoconferência na agenda de qualquer pessoa com um certo grau de certeza de que estará disponível.

Por exemplo, se você e eu estivéssemos produzindo uma apresentação, poderíamos agendar uma ligação de 30 minutos para discutir o conteúdo e concordar que criarei um storyboard enquanto você obtém algum conteúdo técnico. Poderíamos então agendar outra teleconferência para revisar e consolidar nosso trabalho, seguida por uma série de 2 a 6 teleconferências adicionais para concluir a apresentação.

Não há nada de fundamentalmente errado com essa abordagem, exceto pelo fato de que esta apresentação é provavelmente uma entre uma dúzia de tarefas nas quais ambos estamos trabalhando. Assim, trabalhar dessa maneira nos acorrenta aos nossos calendários e agendas lotadas. Suponha que estejamos em lados opostos do mundo. Nesse caso, um de nós provavelmente está trabalhando em um horário estranho em todas as ligaçõesesquivando-se de responsabilidades familiares ou sociais e semeando insatisfação.

Se estivéssemos trabalhando de forma assíncrona, eu poderia redigir um e-mail bem elaborado e bem elaborado ou uma mensagem do Teams sobre o storyboard que estou planejando, talvez incluindo um esboço ou rascunho. Enquanto durmo, você pode fazer alguns comentários, adicionar conteúdo técnico e fazer uma ou duas perguntas específicas. Este ciclo poderá repetir-se várias vezes ao longo dos próximos dias, talvez culminando numa única videoconferência para polimento e revisão final.

O Desafio: Escrita e Organização

Você pode zombar da simplicidade por trás de um termo imponente como “trabalho assíncrono”. Você pode até sugerir que, com base no volume de bate-papos e e-mails circulando pela sua organização, você já está trabalhando de forma assíncrona.

No entanto, só porque o conceito é fácil de entender não significa que seja simples de implementar. O volume de comunicações electrónicas não é um grande indicador de que as ferramentas estão a ser utilizadas de forma eficaz ou a ajudar a proporcionar “tempo para pensar” em vez de proporcionar mais uma forma de distracção.

O objetivo do trabalho assíncrono é reduzir a necessidade de colaboração das pessoas em tempo real. Para fazer isso de forma eficaz, suas equipes precisam comunicar de forma eficaz o trabalho que foi realizado e fornecer pacotes organizados de resultados, resumos e perguntas que seus colaboradores possam digerir e agir rapidamente.

Inicialmente, isso pode parecer uma “administração” extra. No entanto, com alguma prática, 15 minutos de “preparação para a transferência” podem eliminar uma hora de reunião. Combine isso ao longo de um ou dois projetos e você recuperará partes do seu dia e reduzirá a cultura “sempre ligada” que geralmente resulta da disponibilidade ilimitada para videochamadas.

Experimentando trabalho assíncrono

Uma das melhores partes do trabalho assíncrono é que você pode experimentá-lo com pouco custo, além de testar conscientemente a técnica e superar as “dores de crescimento” normalmente associadas à tentativa de qualquer novo processo.

Escolha um projeto que normalmente exigiria várias ligações e reuniões durante uma ou duas semanas para ser concluído. Faça um kickoff por e-mail ou chat explicando que a única teleconferência relacionada ao projeto que requer todos os participantes será realizada ao final para uma revisão final, e todas as sessões de trabalho serão conduzidas de forma assíncrona. Defina o tom para sua equipe, fornecendo “transferências” claras quando você precisar que outra pessoa contribua para o projeto e use suas ferramentas de colaboração para manter as coisas em andamento.

Se sua incursão inicial no trabalho assíncrono for bem-sucedida, considerar expandir o teste informal para outros projetos e equipes e gradualmente incorpore a prática em sua cultura. Tal como acontece com muitas atividades, as métricas e os incentivos formais podem acelerar uma transição. Pode valer a pena criar uma meta para os gerentes de sua equipe reduzirem a quantidade de tempo que passam em reuniões com mais de 2 pessoas.

Lidere a transição evitando trabalhar fora do horário comercial padrão e sugerindo “vamos trabalhar de forma assíncrona” em vez do típico “vamos agendar um acompanhamento”. Você pode até descobrir que o pensamento necessário para produzir uma transferência eficaz o obriga a aprimorar sua mensagem e técnicas de gerenciamento, resultando em equipes mais eficazes.

Incentivar formalmente os líderes a gastar menos tempo em reuniões e, ao mesmo tempo, fornecer-lhes exemplos de como usar o trabalho assíncrono manterá sua organização produtiva, fornecer mais tempo de trabalho versus dias de videochamadas de ponta a ponta e aumenta a satisfação no trabalho.