Como gerente de projeto, você deve sempre pensar no cronograma como o coração do seu projeto. Uma de suas principais responsabilidades é manter o ritmo do seu projeto regular. É como participar de uma corrida. Se quiser ter sucesso, você precisa encontrar o equilíbrio certo e evitar ir muito rápido ou muito devagar.
Para que isso aconteça em projetos que têm muita repetição (hospitais, obras rodoviárias, blocos de apartamentos), você precisa dividir seu programa em tarefas menores e gerenciáveis.
Assim, você poderá planejar seus próximos passos com precisão, manter melhor controle sobre seu projeto e evitar atrasos antes que eles se expandam desproporcionalmente. Se você planejar suas tarefas em dias, qualquer atraso que possa aparecer provavelmente também resultará em um atraso de alguns dias. Porém, se você fizer sua estimativa de cronograma em meses, os atrasos que terá de enfrentar também serão em meses.
Grandes blocos de tarefas podem ter um impacto negativo no ritmo do seu projeto e resultar em atrasos prolongados. Portanto, em vez de tentar planejar todo o projeto com antecedência, do início ao fim, é melhor implementar programas antecipados de 3 a 6 semanas e vinculá-los ao cronograma mestre. Dessa forma, você terá mais flexibilidade na definição dos próximos marcos e poderá alinhar suas equipes em torno deles com muito mais facilidade.
Mas aí vem o verdadeiro desafio. Muitos gerentes de projeto rapidamente se perdem em um mar de dados desconectados porque estão usando as ferramentas erradas para conectar seus diferentes cronogramas.
Eles têm seu cronograma mestre em formato de papel, programas detalhados presos no MS Project, inúmeras atualizações do site no WhatsApp e no Messenger, relatórios desatualizados no Excel e aprovações de documentos perdidas em conversas por e-mail. E nem fale nos intermináveis telefonemas e nas informações que ali se perdem.
No entanto, não são os gerentes de projeto os culpados por esta situação caótica. Trabalhar em todos esses aplicativos torna impossível acompanhar o que está acontecendo em campo. É por isso que você precisa mover todos os dados e comunicações do projeto para a nuvem, como já fez com seus documentos.
Se você conectar suas equipes em torno de uma versão centralizada e ativa do programa, também conectará seus dados e seus fluxos de trabalho. Foi assim que Raul Hernandez, do Grupo Provivienda, conseguiu reduzir o tempo de construção de uma casa de 310 para 60 dias.
“O que mudou foi conectar as equipes por meio de um programa ao vivo que nos ajudou a evitar paradas entre as atividades. Se o seu programa não for atualizado com frequência, os problemas no local pioram porque não foram comunicados rapidamente à pessoa certa”, afirma Raul.
