Cronogramas antecipados de três semanas (também conhecidos como planejamento de 3 a 6 semanas) são parte integrante de todo projeto de construção, independentemente de seu tipo ou tamanho. O principal objetivo do planejamento antecipado é ajudar as equipes a preparar as metas e atividades do projeto para as próximas três a seis semanas.
Em outras palavras, permite que os gerentes de projeto tenham uma boa compreensão de quais materiais eles precisam solicitar em seguida, quais tarefas devem ser concluídas e/ou verificadas e se há alguma não conformidade que exija atenção. Cada uma dessas ações é um fluxo de trabalho por si só e deve ser cuidadosamente vinculada ao plano geral para garantir que tudo corra conforme o esperado.
Nesse sentido, os cronogramas antecipados estão intimamente ligados ao plano diretor e cada alteração neles pode ter um impacto direto no andamento de todo o projeto.
Por exemplo, o menor atraso numa única actividade no local pode fazer com que os subcontratados perambulem pelo campo durante semanas, incapazes de concluir o trabalho que lhes foi atribuído. Assim, os projectos de construção podem sofrer sérios atrasos, abrindo a porta a disputas legais e excessos orçamentais.
É por isso que a colaboração contínua em toda a cadeia de abastecimento é fundamental. Todas as partes interessadas devem ser capazes de se conectar entre si em tempo real e contar com dados precisos para tomar decisões inteligentes com rapidez.
Para conseguir isso, eles precisam de acesso ao programa ao vivo e às ferramentas certas. É aqui que começa o problema para muitos gerentes e diretores de projetos em todo o mundo.
Na tentativa de esclarecer como as equipes de projeto podem manter seu planejamento antecipado no caminho certo, apresentamos a seguir três questões cruciais que todos os gerentes de projeto precisam levar em consideração para garantir o sucesso de seus projetos.
3 perguntas que todos os gerentes de projeto deveriam se fazer
Digitalizar seus sistemas e processos para manter suas equipes conectadas não é uma cura por si só. Há certas etapas que precisam ser seguidas e certas perguntas que precisam ser feitas para que você possa gerenciar melhor as interrupções, evitar erros e perder menos tempo com tarefas administrativas. Mais especificamente, aqui estão as três perguntas principais que você deve sempre se perguntar quando começar a trabalhar em seu planejamento antecipado:
Muitas partes interessadas na construção desperdiçam quase 40% do seu tempo buscando atualizações, elaborando relatórios intermináveis ou apenas participando de reuniões. A pior parte? Parecem acreditar que as reuniões intermináveis e a excessiva carga de trabalho administrativo são apenas parte do trabalho.
Mas a verdade é que nunca deveria ser assim. Em primeiro lugar, você não deve gastar seu tempo gerando relatórios que poderiam ser automatizados com 3 cliques ou procurando dados críticos em múltiplas fontes em vez de uma única e sempre atualizada fonte de verdade.
Além disso, não há razão para as equipes de projeto ficarem presas em reuniões que demoram muito mais do que o necessário só porque muitos dos participantes não têm visibilidade sobre o projeto. Isto só gera ainda mais desconfiança entre os colaboradores e alimenta a cultura de culpa em toda a cadeia de abastecimento.
Sob tais circunstâncias, a microgestão torna-se parte das operações diárias, levando a ainda mais trabalho administrativo e a más relações entre as partes interessadas.
E é por isso que da próxima vez que você começar a pensar em seu planejamento antecipado, você precisará reservar um momento e ver se poderia gastar menos tempo em suas tarefas administrativas. A resposta a esta pergunta será provavelmente “sim” e poderá abrir caminho para uma nova forma de trabalhar e gerir os seus projetos. Afinal, você não entrou na construção para participar de reuniões o dia todo, mas para retribuir à sociedade.
Minhas ferramentas são específicas para construção?
Essa é a segunda questão que você precisa considerar se quiser aumentar a produtividade do seu projeto e garantir a conclusão bem-sucedida do seu plano antecipado.
Os gestores de projetos tendem a acreditar que as ferramentas que utilizam são adequadas à finalidade e foram concebidas para colaborar com diferentes partes interessadas nos seus projetos de construção. Em muitos casos, a verdade é muito diferente.
Principalmente quando se trata de ferramentas como WhatsApp, Email e Excel que não são construídas tendo a construção como foco principal. Essas ferramentas podem ser ótimas para usar em sua vida pessoal, mas não são específicas do setor. Mais analiticamente:
- Eles não forçam as pessoas em tempo real a trabalhar com informações desatualizadas.
- Os dados compartilhados por meio deles não possuem conexão com o plano diretor. Em outras palavras, os dados são estáticos.
- As informações estão dispersas em muitas plataformas diferentes, tornando o processo de denúncia um pesadelo.
- Eles não permitem a colaboração entre partes interessadas internas e externas, o que torna o seu esforço para conectar todas as equipes em campo muito mais desafiador.
Torna-se evidente que o uso de ferramentas erradas pode realmente impactar seu planejamento antecipado. Suas equipes não terão uma visão em tempo real do projeto e não haverá clareza sobre quem é responsável pelo quê, levando a uma tomada de decisão lenta e disfuncional.
Portanto, da próxima vez no local, certifique-se de fazer esta pergunta a si mesmo. Caso contrário, você rapidamente se sentirá fora de controle e se tornará o gargalo do seu próprio projeto.
Poderia padronizar mais?
A próxima grande aposta é a padronização. Você pode pensar que os projetos de construção variam tanto em termos de finalidade quanto de tamanho, portanto a padronização nem sempre é uma opção. Mas a verdade é muito diferente.
Independentemente do tipo do seu projeto, 80% do processo é sempre o mesmo. Portanto, padronizar a maneira como você projeta, colabora e, eventualmente, constrói é uma opção válida. Mais importante ainda, isso tirará muita pressão de seus ombros e o ajudará a evitar erros antes que eles apareçam ou a sinalizar problemas críticos em um estágio inicial.
Até porque há um grande número de subbies e diferentes especialistas no local, é de suma importância que cada um siga um contexto bem definido ao invés de ter seu próprio jeito de fazer as coisas.
É claro que a adopção de um novo sistema e de um novo processo também é um desafio nesta fase, mas não é motivo para recuar na sua iniciativa de normalização. Se suas equipes puderem usar um smartphone e serviços bancários móveis, então deverão ser capazes de lidar com uma ferramenta digital que irá adicionar mais clareza à maneira como trabalham e eliminar algumas de suas frustrações diárias.
Mas eles precisam primeiro entender o valor que obtêm com a mudança de seus hábitos no local. É aqui que surge a pergunta inicial “poderia padronizar mais?” irá levá-lo a seguir. Não padronize por causa da tecnologia, mas por causa de suas equipes, para que você possa proteger seu planejamento antecipado e, por extensão, todo o seu projeto.
Suas ferramentas não devem ser apenas “boas o suficiente”
Depois de se fazer as três perguntas apresentadas acima, você já está à frente da concorrência. Mas você não deve parar por aí. Ser “bom o suficiente” não deveria ser o estado desejado.
Sim, eventualmente você conseguirá concluir seu projeto usando uma ferramenta “boa o suficiente”, como WhatsApp e Excel. No entanto, você precisa levar em consideração o verdadeiro custo que acompanha tal decisão. Porque, no longo prazo, provavelmente será uma escolha bastante cara.
Dito isso, aqui estão algumas coisas que você deseja procurar nas ferramentas que implementará para gerenciar seu planejamento antecipado e seu cronograma mestre:
- Eles devem permitir uma colaboração perfeita e conectar todas as atualizações do projeto ao plano geral em tempo real.
- Eles devem estar conectados a uma fonte de verdade, mantendo todos na mesma página e facilitando a automação do processo de denúncia.
- Devem oferecer uma trilha de auditoria detalhada e sempre atualizada que permitirá às partes interessadas do projeto ver o que aconteceu no passado. Isso também irá protegê-lo de quaisquer disputas legais que possam colocar em perigo o progresso do seu projeto.
- Todos os aplicativos devem estar vinculados à mesma plataforma. Não há necessidade de perseguir os últimos relatórios de progresso em todo o campo.
- Devem ser fáceis de usar para que a adoção no local seja facilitada.
- Por último, mas não menos importante, devem ser específicos da construção. Escolha ferramentas que foram construídas levando em consideração as reais necessidades das pessoas que realmente trabalham na construção.
