Se você já esteve na cidade japonesa de Toyota, provavelmente notou a surpreendente atenção aos detalhes que permeia cada aspecto desta metrópole compacta. A cidade Toyota deu origem a muitas inovações, algumas das quais evoluíram muito além das suas origens na produção ou na engenharia.
O sistema Kanban foi desenvolvido na (e pela) Toyota na década de 1950, em homenagem ao termo japonês para quadro ou placa. Posteriormente, foi adotado globalmente por empresas com visão de futuro, incluindo empresas de construção e gestão de instalações. Originalmente, o Kanban fornecia definições visuais para os processos de fabricação just-in-time que a Toyota estava introduzindo. Desde então, evoluiu para um sistema de sinalização mais amplo, permitindo o gerenciamento sequencial de um projeto ou processo. Os quadros Kanban são preenchidos com cartões coloridos, como um quadro do Trello, fornecendo uma visão geral do gerenciamento de projetos.
Como o método Kanban é definido?
O método Kanban foi oficialmente definido em 2007 como um modelo para a indústria de computação. Ele divide um projeto ou processo em três etapas distintas: solicitado, em andamento e concluído. Seu foco está em estágios lineares, onde a etapa A sempre acontece antes da etapa B. Isso pode parecer óbvio, mas no gerenciamento de instalações não é incomum que a equipe se corra ineficientemente entre os empregos em um jogo de acertar uma toupeira em tamanho real. O método Kanban insiste em algumas regras fundamentais, reforçando a natureza linear da gestão eficaz. Por exemplo, os processos anteriores devem produzir apenas o que os processos posteriores exigem.
Para atingir o seu objetivo de minimizar o desperdício e maximizar a produtividade, o método Kanban exige uma visão holística dos projetos desde o início. O objetivo é fornecer uma abordagem orientada a serviços, onde os recursos e o pessoal certos estejam sempre no lugar certo, na hora certa.
Como o Kanban se aplica ao gerenciamento de instalações?
O gerenciamento de instalações está muito distante dos processos de produção automotiva que geraram o Kanban, mas muitos dos mesmos princípios se aplicam. Um conselho unificado serve como um repositório de dados em tempo real, destacando onde os problemas podem (ou irão) surgir e permitindo a implementação de soluções preventivas.
Considere as seguintes questões que podem surgir em torno da manutenção de um edifício, cujo investimento durante toda a vida útil de 90% ocorre quando está em operação:
- O planejamento ineficiente significa que a manutenção programada de um edifício não é realizada ou não é conduzida de acordo com um padrão satisfatório.
- Os funcionários não recebem os recursos adequados para garantir que as instalações sejam mantidas no nível atual.
- Os ocupantes do edifício ficam desapontados com a falta de gestão e a ausência de pessoal na linha da frente.
- Reclamações são levantadas, exigindo investigação e correção urgente para controlar a situação.
- O pessoal é requisitado a outras funções para realizar trabalhos reparadores precipitados, criando um volume incontrolável de trabalho em curso.
- Outros projetos são suspensos por este redirecionamento de recursos de pessoal, causando atrasos em outros cronogramas.
Agora vamos considerar como esse efeito dominó poderia ser evitado com a adoção do sistema Kanban:
- O planejamento é abordado através da criação de um fluxo de trabalho visual de todos os edifícios, qualquer manutenção necessária e os padrões mínimos esperados pelos clientes/inquilinos/residentes.
- O investimento inicial é feito em ferramentas, materiais e pessoal necessário para manter essas instalações em um padrão acordado com o cliente no início de cada contrato.
- Um cronograma das próximas manutenções é distribuído aos clientes, minimizando transtornos, mas também garantindo que todas as providências necessárias estão sendo tomadas.
- A comunicação contínua e horários de trabalho confiáveis mantêm a satisfação do cliente, demonstrando que a empresa de gestão de instalações é um parceiro confiável.
- A falta de reclamações significa que os recursos não precisam ser redirecionados para fora do cronograma original, mantendo um fluxo de trabalho constante onde a equipe pode se concentrar em um trabalho de cada vez.
- É mais fácil calcular tudo, desde os requisitos de pessoal até os níveis de investimento necessários, quando há um fluxo de trabalho coerente e estável, em vez de uma abordagem dispersa reativa.
Um processo vivo e contínuo
Muitas vezes, as empresas investem num projeto e depois consideram-no concluído, quando o apoio contínuo é essencial. Um site recém-lançado afundará rapidamente nas páginas de resultados de pesquisa se não for atualizado regularmente, assim como os planos de gerenciamento de instalações serão prejudicados se não forem ajustados para refletir as mudanças nas circunstâncias e nos requisitos. Como resultado, um quadro Kanban está em constante evolução. Um princípio orientador é a procura de mudanças evolutivas, com ajustes incrementais que ajudam a gerir a escala e a maximizar a previsibilidade.
Para especialistas em gerenciamento de instalações, o Kanban pode fornecer uma visão geral vital de quem, o quê, onde e quando. Esta filosofia orientada a serviços será bem recebida por clientes cujas expectativas podem ter sido reduzidas por fornecedores rivais que não adotaram a filosofia de melhoria contínua inerente à abordagem Kanban.
