As modernas tecnologias de informação estão a mudar todos os sectores empresariais de uma forma ou de outra, e as empresas de engenharia não são excepção a isto. Agora é possível projetar e construir um projeto sem ter toda a equipe no local do projeto. As empresas de engenharia às vezes veem esta abordagem com ceticismo, mas ela traz muitas vantagens:
- As empresas com operações em diversas cidades, estados ou países não precisam mais ter uma equipe completa em cada filial e, em vez disso, podem se concentrar na formação de equipes especializadas para trabalhar em vários projetos simultaneamente.
- As despesas de viagem são reduzidas significativamente: A movimentação de funcionários qualificados entre vários locais do projeto é muito cara devido às viagens e hospedagem, sem mencionar as horas de trabalho perdidas durante a viagem.
- Cargos redundantes podem ser consolidados com colaboração remota, facilitando o gerenciamento da empresa e reduzindo a folha de pagamento total.
- As funções de apoio aos negócios, como serviços contábeis e jurídicos, podem ser terceirizadas, enquanto as empresas de engenharia se concentram no que fazem de melhor.
No entanto, para implementar a colaboração remota com sucesso, uma empresa deve certificar-se de que dispõe dos serviços de TI adequados para apoiar tal operação, ao mesmo tempo que se concentra na formação de equipas e nas melhores práticas. Esta abordagem só é viável se as equipas conseguirem comunicar de forma eficaz, coordenando tarefas e trabalhando simultaneamente sem interferências.
Tecnologias de Informação para Colaboração Remota
As equipes de engenharia espalhadas por diversas localizações geográficas geralmente precisam de três tipos de ferramentas para operar com eficácia:
- Um sistema de comunicação em tempo real
- Uma plataforma para atribuir, programar e monitorar atividades
- Um banco de dados comum para os principais arquivos do projeto
Estas ferramentas são pré-requisitos básicos, mas alguns projetos também exigem soluções de software específicas para determinados campos da engenharia: por exemplo, os designers de iluminação estão agora a utilizar bases de dados de lâmpadas alojadas na Web; e as equipes de projeto MEP podem exigir uma ferramenta Building Information Modeling (BIM) com recursos de nuvem.
Os serviços de TI para colaboração remota podem estar disponíveis como soluções separadas, como parte de um software integrado de gerenciamento de projetos ou integrados em software de design especializado. A seguir estão algumas das ferramentas de colaboração mais comumente usadas em projetos de engenharia.
Aplicativos de comunicação
Existem várias ferramentas independentes que podem ser implantadas pelas equipes de projeto para melhorar a comunicação à distância. Skype e Google Hangouts são dois dos exemplos mais comuns, sendo que ambos permitem mensagens de texto e videoconferências.
Outra ferramenta promissora é o Slack, que se integra a um endereço de e-mail e permite o envio de mensagens para membros individuais da equipe, para equipes específicas ou para todo o pessoal envolvido em um projeto. O Join.me também é uma ferramenta muito útil, pois é hospedado na web e permite que os membros da equipe participem de uma videoconferência ou compartilhem telas, sem a necessidade de instalação de um aplicativo.
Plataformas de gerenciamento de projetos
Existe uma ampla seleção de plataformas de gerenciamento de projetos, adaptadas para empresas de todos os tamanhos. Antes de implementar uma plataforma, é importante garantir que ela corresponda às necessidades da empresa; uma solução à escala empresarial pode ser demasiado cara para uma empresa mais pequena, tal como uma solução destinada às PME pode não ser capaz de satisfazer as necessidades de gestão de projetos de uma grande empresa.
- Primavera P6: Esta plataforma de gerenciamento de projetos é uma das mais utilizadas por empreiteiros de grande porte, integrando funções de controle e colaboração e oferecendo compatibilidade com os principais pacotes de software de planejamento de recursos empresariais (ERP), como Oracle e SAP. O Primavera P6 é uma ferramenta econômica para grandes empresas de engenharia, mas pode ser cara para pequenas e médias empresas.
- Trello: Esta é uma solução muito popular para o mercado de PMEs, que inclui mensagens, agendamento, atribuição de tarefas, rastreamento e compartilhamento de documentos de eventos. A plataforma foi fundada em 2011 e já conta com mais de 1,1 milhão de usuários por dia. O Trello pode se adaptar a qualquer tipo de projeto, incluindo design e construção de MEP.
Modelagem de informações de construção: Autodesk REVIT
REVIT é um software de modelagem de informações de construção (BIM), que pode ser usado para projetos arquitetônicos, engenharia estrutural e projetos MEP. O REVIT pode ser implantado como uma ferramenta de gerenciamento de projetos durante a fase de construção de projetos de engenharia ou como uma solução de gerenciamento de instalações para edifícios existentes.
O software BIM leva o projeto do plano 2D para o 3D, garantindo aos arquitetos e engenheiros maior visibilidade dos sistemas construtivos e de como eles interagem entre si. Qualquer conflito de localização de equipamentos ou incompatibilidade entre sistemas prediais torna-se imediatamente visível, economizando tempo e evitando alterações dispendiosas posteriormente.
Armazenamento na núvem
Dropbox e Google Drive são ferramentas simples, mas poderosas, que fornecem armazenamento hospedado na nuvem para os membros da equipe gerenciarem seus arquivos de projeto. Suas assinaturas básicas custam menos de US$ 10 por usuário por mês e concedem a cada membro da equipe um terabyte de armazenamento, o que é mais que suficiente para as necessidades da maioria dos projetos. Além disso, o Dropbox e o Google Drive integram-se perfeitamente com a maioria das plataformas de gerenciamento de projetos e comunicação.
Melhores práticas em colaboração remota
Para implementar a colaboração remota com sucesso, três processos devem ser realizados de forma eficaz:
- Comunicação – Pode ocorrer em tempo real (videoconferência) ou com atraso entre as interações dos membros da equipe (e-mail e mensagens).
- Coordenação – Atribuição, agendamento e monitoramento de tarefas.
- Colaboração – Ser capaz de trabalhar em conjunto, cumprindo os objetivos do projeto.
Gestão Ativa de Comunicações do Projeto
O Project Management Institute (PMI) dedica um capítulo inteiro de seu Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ao planejamento de comunicações. A má comunicação pode fazer com que um projeto fracasse, mesmo que o proprietário tenha fontes sólidas de financiamento e a equipe do projeto seja composta por especialistas.
O PMI recomenda que os seguintes aspectos das comunicações do projeto sejam definidos no início do projeto, evitando confusões no futuro:
- Documentação: Tipos de documentos, formatos e membros da equipe responsável por gerá-los.
- Canais de comunicação: A quem cada membro da equipe se reporta e como?
- Frequência de comunicação: Com que frequência serão realizadas as reuniões? Qual plataforma será usada?
Coordenação de Projetos
Um projeto tem maiores chances de sucesso com planejamento e controle. Um plano de projeto deve seguir uma sequência cronológica de atividades, mas também é necessário programar três tipos principais de recursos:
- Trabalho
- Equipamentos e ativos
- Capital
Por exemplo, projetar uma instalação HVAC requer os serviços de engenheiros de projeto qualificados (mão de obra), estações de trabalho e software (equipamento) e fundos para pagar salários (capital). Esses recursos limitam o número de atividades que podem ser realizadas simultaneamente, bem como o tempo de conclusão das mesmas.
Colaboração Eficaz com Engenharia Simultânea
O projeto e a construção tradicionais seguem uma abordagem linear, o que simplifica o gerenciamento do projeto, mas também aumenta a probabilidade de ter que realizar modificações caras e demoradas. A engenharia simultânea consiste em mudar para uma abordagem paralela, onde todas as partes envolvidas participam desde o início, mesmo aquelas que desempenham um papel mais importante perto do final do projeto. Dessa forma, todas as necessidades e requisitos são claramente definidos antecipadamente.
É claro que a engenharia simultânea é muito mais fácil de implementar com a tecnologia certa. Por exemplo, um software BIM permite que todas as equipes de projeto visualizem como os sistemas construtivos interagem entre si – se um duto de ar se sobrepuser a um circuito elétrico, ambas as equipes de projeto saberão imediatamente e poderão decidir qual sistema realocar.
Quando a colaboração remota é eficaz?
Todos os tipos de empresas de engenharia podem implantar a colaboração remota, mas ela é especialmente valiosa para empresas especializadas em vários sistemas prediais e que operam em muitas localizações geográficas.
- Eles podem formar uma equipe para cada área de especialização, em vez de ter uma equipe separada para cada filial.
- O número de funcionários, as despesas de viagem e o tempo de inatividade são otimizados.
- A empresa pode implantar a gestão do conhecimento de forma mais eficaz, já que existe apenas uma equipe para cada área de especialização, mesmo que os membros estejam espalhados por diversas localidades.
As empresas de engenharia que pretendem ter um âmbito regional podem dar-se ao luxo de ignorar a colaboração remota e as suas possibilidades. A implementação bem-sucedida desta abordagem pode proporcionar uma vantagem competitiva significativa.
