Uma boa comunicação é a chave para a entrega bem-sucedida de todos os projetos de construção. Infelizmente, é mais fácil falar do que fazer. Muitos gerentes de projeto nos dizem que manter todas as equipes na mesma página é um dos maiores desafios que enfrentam dia após dia no trabalho.
Em muitos casos, a informação flui de um lado para o outro em diferentes canais, causando mal-entendidos e muita frustração. Notificações por e-mail, SMS, WhatsApp e Messenger são apenas algumas das maneiras pelas quais as equipes de projeto se comunicam.
Por melhores que sejam, estes métodos são incapazes de apoiar os processos sensíveis em termos de tempo e dinheiro de um projeto de construção. E a razão é simples. Os usuários não podem conectar as atualizações que desejam enviar às previsões de 3 a 6 semanas e ao cronograma mestre.
Assim, os gerentes de projeto podem rapidamente ficar soterrados por uma montanha de informações sem contexto. O resultado?
- As tarefas administrativas sufocam seus projetos.
- Você não tem uma visão geral do progresso do seu projeto.
- Muitos retrabalhos por erros que poderiam ter sido evitados.
- As transferências estão sendo adiadas, causando reclamações dispendiosas.
O que define uma boa comunicação na construção?
É aqui que as coisas ficam realmente desafiadoras. Qual é o segredo da boa comunicação na construção? Essa é provavelmente a pergunta de um milhão de dólares para a construção.
A resposta está na combinação suave de três elementos-chave: pessoas, processos, ferramentas. Em outras palavras, é uma cadeia de escolhas que pode eventualmente levar a uma boa comunicação e permitir que você entregue seus projetos de forma mais rápida e barata.
Em primeiro lugar, você precisa das pessoas certas nas posições certas. Assim que você conseguir atrair e treinar seus talentos, será necessário fornecer-lhes as ferramentas certas.
Quando se trata de construção, isso significa simplesmente que você deve apoiar seus esforços, equipando-os com ferramentas específicas do setor que lhes ofereçam visibilidade total e, por extensão, controle exclusivo sobre tudo o que está acontecendo no local. É assim que eles serão capazes de tomar decisões informadas com rapidez e garantir que todas as equipes do projeto estejam voltadas para a mesma direção.
Ao fazer isso, você já está muito perto do seu objetivo, mas precisa de uma última coisa. Isto é, claro, processos bem definidos e (tanto quanto possível) padronizados. Dessa forma, você poderá aproveitar ao máximo suas equipes e as ferramentas que implementou em seus projetos.
Como melhorar a comunicação entre equipes de projeto
Da teoria à ação, há sempre um longo caminho a percorrer. Tendo isto em conta, apresentamos a seguir cinco dicas práticas que lhe permitirão aumentar a visibilidade do local nas suas obras e garantir uma boa comunicação entre as diferentes equipas:
1. Use ferramentas específicas para construção
A coleta de informações dispersas leva tempo e está sujeita a erros. Não tendo nenhum vínculo entre sua programação e as informações mais recentes do site, você pode facilmente ficar confuso, tornando seus processos extremamente lentos e pesados.
Por esse motivo, você precisa de uma ferramenta que tenha sido construída especificamente para a construção e que lhe permita comunicar-se de forma eficaz com as diversas partes interessadas, para que possa tomar as decisões certas com mais rapidez e planejar seus próximos passos com confiança.
Somente mantendo todos sincronizados você poderá evitar erros e entregar projetos bem-sucedidos com menos tempo de inatividade e margens mais altas.
2. Mantenha todas as informações em uma única fonte de verdade
Muitos gerentes de projeto admitem que passam 40% do dia no escritório procurando as atualizações mais recentes, ligando para pessoas e participando de reuniões que nunca foram necessárias.
Reunir toda a comunicação em uma única fonte de dados torna consideravelmente mais fácil para todas as equipes manterem total visibilidade sobre suas tarefas e para você, como gerente de projeto, lidar com uma grande quantidade de dados de forma mais eficiente.
As pessoas certas obtêm acesso às informações certas com apenas alguns cliques, garantindo que todos saibam onde estão e se uma tarefa ou pedido de material precisa ser reprogramado.
Em um projeto com múltiplas partes interessadas e altas penalidades por atrasos, isso pode ser poderoso e salvar você e suas equipes de muitos problemas.
3. Vincular verificações de qualidade e SMS diretamente ao plano
Uma boa comunicação na construção também anda de mãos dadas com o controle de qualidade. Nenhum dos dois pode existir sem o outro no longo prazo.
As verificações de qualidade e SMS são uma área onde a implementação de uma ferramenta específica para construção se torna facilmente evidente. Simplificando, você precisa investir em uma solução digital que o ajudará a vincular a gestão da qualidade ao planejamento do projeto.
Essa abordagem permitirá detectar e resolver problemas rapidamente, em vez de esperar para resolver todos os problemas no final do projeto, transformando suas transferências em um processo extremamente estressante.
4. Registre tudo e evite reclamações
Deste canto, já referimos muitas vezes que a documentação é de suma importância na construção. Sem dúvida, é também um componente essencial de uma boa comunicação.
Muitos gestores de projetos e locais passam muito tempo respondendo a reclamações que bloqueiam o seu trabalho e lhes custam milhares de euros. A razão?
- Falta de alinhamento entre o local e o escritório.
- Excesso de informações que alimenta a carga de trabalho do administrador.
- Ausência de padronização nos processos de QSMS.
5. Melhore e padronize continuamente seus processos
Cada projeto de construção, independentemente do seu tipo ou tamanho, gera uma grande quantidade de dados que podem facilmente criar um cenário caótico para o seu projeto se você não o gerenciar corretamente.
Ao mesmo tempo, porém, a coleta de tantas informações do site pode ser uma oportunidade notável para você melhorar seus processos e padronizar ao máximo a forma como você se comunica e colabora com suas equipes.
Por exemplo, usando uma ferramenta orientada para a construção, você poderia criar e compartilhar com suas equipes listas de defeitos padronizadas que não apenas estabeleceriam padrões de qualidade mais elevados para seus projetos, mas também facilitariam a comunicação entre as diferentes partes interessadas.
Não é preciso muito, então, para entender que a melhoria contínua dos seus processos pode transformar gradualmente a forma como você se conecta com suas equipes em torno de questões críticas, reduzindo interrupções e evitando erros antes que eles se transformem em uma ameaça à lucratividade do seu projeto.
Ver mais. Comunique-se melhor.
Ter uma visão ao vivo e compartilhável do seu canteiro de obras pode desempenhar um papel significativo no seu esforço para melhorar a comunicação no seu projeto. Quando você vê mais, você se comunica melhor e, como resultado, pode melhorar o trabalho em equipe e planejar com muito mais eficiência.
