Requisição de compra na construção civil

Afinal, uma requisição em construção é uma fatura que pode ser emitida para um empreiteiro, subempreiteiro, cliente ou qualquer outra pessoa, de forma única, semanal, quinzenal ou mesmo mensal. Porém, na maioria das vezes, as requisições enviadas são faturas recorrentes que consistem na programação de valores e itens concluídos.

A maioria das requisições incluirá o valor do item de linha que foi incluído no contrato, bem como o trabalho que foi concluído até a data atual e o faturamento anterior desse mesmo item de linha. A última parte incluirá o faturamento atualmente exigido, que é o principal motivo da requisição atual.

Na dinâmica da construção civil, a requisição de compra é um procedimento fundamental para adquirir materiais e suprimentos necessários para os projetos. Compreender seu processo e importância é essencial para garantir o fluxo eficiente de recursos e materiais.

O que é uma Requisição de Compra?

Uma requisição de compra na construção civil é um documento formal que autoriza o setor de compras de uma empresa a adquirir materiais ou serviços específicos de fornecedores aprovados. Geralmente, é gerada por um departamento ou funcionário responsável que identifica a necessidade de um determinado produto ou serviço.

Componentes de uma Requisição de Compra

1. Detalhes do Produto ou Serviço: A requisição deve incluir uma descrição clara e precisa do produto ou serviço necessário, incluindo especificações técnicas, quantidade requerida e, se aplicável, referências a catálogos ou normas.

2. Justificativa e Finalidade: É importante fornecer uma explicação para a necessidade do produto ou serviço, destacando como ele contribuirá para o andamento do projeto ou para a execução das atividades planejadas.

3. Data e Assinatura: A requisição deve ser datada e assinada pelo responsável autorizado, garantindo assim sua autenticidade e validade.

4. Orçamento e Aprovação: Quando aplicável, a requisição deve incluir informações sobre o orçamento disponível para a compra e os procedimentos de aprovação necessários antes da emissão do pedido.

Processo de Aprovação e Execução

Após a elaboração da requisição de compra, ela passa por um processo de aprovação interna, onde as partes relevantes revisam e autorizam a solicitação. Uma vez aprovada, a requisição é encaminhada ao departamento de compras, que a utiliza como base para emitir o pedido de compra aos fornecedores selecionados.

Importância da Requisição de Compra

A utilização adequada da requisição de compra é crucial para garantir a aquisição eficiente e econômica de materiais e serviços necessários para os projetos de construção. Além disso, ela contribui para o controle de custos, a transparência nas operações e o cumprimento das políticas e procedimentos estabelecidos pela empresa.

Em um setor tão dinâmico e complexo como a construção civil, a gestão eficaz dos recursos e materiais é essencial para o sucesso dos projetos. A requisição de compra desempenha um papel fundamental nesse processo, fornecendo uma estrutura organizada e transparente para a aquisição de materiais e serviços, garantindo assim a eficiência operacional e o cumprimento dos objetivos do projeto.

É claro que muitas respostas são necessárias antes que uma requisição possa ser preenchida e muito menos enviada para uma solicitação de pagamento. Essas respostas são necessárias para as cinco perguntas a seguir:

1. Até quando a pessoa precisa ou deseja receber a requisição? – Não adianta enviar pelo correio no início do mês se a pessoa não quiser até o dia quinze, pois ele se perderá no meio de toda a papelada e poderá precisar ser reenviado.
2. Qual formato está sendo solicitado? – É aqui que a construtora precisará se certificar de que está enviando o formulário de requisição correto, pois quem solicitar a utilização dos seus pessoais não responderá aquele que for enviado em formulário diferente. Isso significará que a construtora precisará fazer o dobro da obra, pois o formulário de requisição pessoal deverá eventualmente ser preenchido e enviado, embora já exista uma versão diferente.
3. A tabela de valores foi aceita? – Se os valores não foram aceitos, o formulário de requisição pode estar faltando informações vitais.
4. Para quem a fatura está sendo enviada? – A maneira mais fácil de receber um pagamento rápido é certificar-se de que a pessoa adequada está recebendo a requisição. Enviar a requisição para a pessoa errada pode significar que ela terá maior chance de ser perdida ao chegar até quem pertence.
5. Quais são as condições de pagamento? – Enviar uma requisição com condições que indiquem o pagamento integral no recebimento não vai funcionar muito bem se os termos forem pagos integralmente no prazo de trinta dias após o recebimento, conforme acordado. Quem está fazendo o faturamento precisará se certificar de que tem em mãos os contratos contratuais mais recentes, para que possa faturar adequadamente. Afinal, mudanças podem ocorrer a qualquer momento durante um projeto, e o que foi aplicado no início pode ser diferente no final.

A requisição na construção é um documento necessário, pois serve como forma jurídica que um empreiteiro, subempreiteiro ou outros clientes devem cumprir. Este formulário responsabiliza todos e garante que cada pessoa cumpra sua parte no acordo em vigor.

Na indústria da construção, a adoção de formulários de requisição é mais do que apenas uma prática recomendada - é uma estratégia fundamental para garantir a eficiência operacional e a saúde financeira das empresas. Evitar o uso desses formulários pode resultar na perda de pagamentos e na falta de organização nos processos de pagamento.

Por que Utilizar Requisições na Construção?

1. Rastreamento de Pagamentos: As requisições fornecem um sistema estruturado para rastrear e gerenciar os pagamentos relacionados a materiais e serviços. Sem elas, as construtoras correm o risco de perder o controle sobre os pagamentos devido à falta de documentação adequada.

2. Eficiência Financeira: Ao implementar requisitos de requisição, as construtoras podem melhorar significativamente sua eficiência financeira. Isso se traduz em receber pagamentos de forma oportuna e precisa, reduzindo assim a necessidade de gastar horas em tarefas de rastreamento e cobrança.

3. Organização e Acessibilidade: Manter todas as requisições organizadas é essencial para facilitar a localização e recuperação quando necessário. Seja por meio de cópias em papel organizadas cronologicamente ou por meio de software especializado, a organização das requisições garante que a documentação esteja sempre acessível.

Opções de Organização

1. Cópias em Papel: Algumas empresas optam por manter registros físicos das requisições, arquivando-as por data e cliente. Embora isso possa ser eficaz, pode ser trabalhoso e suscetível a erros humanos.

2. Software de Requisição: Utilizar software especializado de requisição é uma opção mais moderna e eficiente. Essas ferramentas permitem a criação, armazenamento e recuperação rápida de requisições, simplificando assim todo o processo.

Concluindo

Investir em sistemas de requisição na construção é uma decisão inteligente para as empresas do setor. Ao adotar essa prática, as construtoras podem otimizar seus processos financeiros, garantir o rastreamento eficaz dos pagamentos e manter uma organização sólida em todas as transações comerciais. Em última análise, isso contribui para a lucratividade e eficiência operacional da empresa.