Gestão de mudanças na Construção: Adaptando-se às transformações
Na indústria da construção, as mudanças são uma constante, refletindo a dinâmica do ambiente em que operamos. Enquanto as empresas de construção não têm controle sobre essas mudanças, têm o poder de influenciar a maneira como respondem a elas.
O cerne da gestão de mudanças na construção reside em garantir uma comunicação clara e concisa entre todas as partes envolvidas. Isso implica fornecer informações abrangentes sobre qualquer variação nas especificações acordadas, os impactos potenciais no cronograma estabelecido e os custos associados a essas mudanças.
O processo de gestão de mudanças na construção é essencialmente composto por três etapas fundamentais. Primeiramente, ocorre a solicitação formal da mudança, seguida pela avaliação minuciosa dos impactos temporais e financeiros que essas alterações acarretarão. Por fim, implementam-se as mudanças acordadas.
É crucial ressaltar que este processo de gestão de mudanças na construção é legalmente vinculativo, o que significa que tem precedência sobre o contrato existente. Isso destaca a importância e a seriedade atribuídas a essa abordagem, pois visa garantir uma adaptação fluida às mudanças inevitáveis que surgem ao longo do ciclo de vida do projeto.
Em resumo, a gestão de mudanças na construção é uma ferramenta vital para lidar com a natureza dinâmica e evolutiva da indústria. Ao adotar uma abordagem proativa e estruturada para gerenciar essas mudanças, as empresas de construção podem mitigar riscos, garantir transparência e manter a eficiência em todos os aspectos de seus empreendimentos.
A maioria das construtoras cria um formulário que inclui todas as informações necessárias para qualquer solicitação de alteração.
As informações normalmente necessárias são as seguintes:
- O nome da pessoa que faz a solicitação e seu cargo atual
- O raciocínio por trás da solicitação e por que ela é necessária
- As funções que serão necessárias para fazer a mudança
- Todas as implicações de fazer a mudança
- Os nomes das pessoas responsáveis por fazer a mudança
- As pessoas que irão testar e aceitar as mudanças
Depois que todas essas informações estiverem escritas no formulário, elas poderão ser enviadas para a pessoa que precisa revisá-las. Essa pessoa pode então aprovar a alteração, responder para obter mais informações, se necessário, ou simplesmente negar a alteração. Na maioria das vezes, nunca há recusa de um pedido de alteração, pois a alteração normalmente é necessária para melhorar o edifício.
A pessoa que analisa a solicitação de alteração também realizará o seguinte:
- Calcula os recursos necessários para a mudança
- Determine a alocação de tempo para a mudança
- Determine os custos que serão associados à implementação da mudança
É durante esse período que o revisor pode descobrir que tem dúvidas. Quaisquer dúvidas ou preocupações são adicionadas ao formulário de solicitação de alteração original e devolvidas à pessoa que o preencheu. Todas as comunicações relativas a essa solicitação de alteração específica serão mantidas nesse formulário, que possui seu próprio número de rastreamento. A solicitação de alteração permanecerá aberta até que a alteração seja aprovada e implementada ou negada.
Quando a solicitação de mudança é aceita, a mudança é então adicionada a uma lista priorizada de mudanças, que faz parte do processo de gerenciamento de mudanças. O trabalho será atribuído a uma única pessoa ou a uma equipe, para ser concluído quando chegar a hora. Nenhuma alteração pode ser feita até que os demais itens acima na lista sejam concluídos, mas quando o projeto for concluído, todas as alterações terão sido feitas.
Antigamente, as solicitações de mudança eram bastante difíceis, porque ninguém tinha as informações mais atualizadas disponíveis o tempo todo. Porém, na era tecnológica de hoje, todos têm acesso instantâneo a todo o projeto. Quaisquer alterações anteriores podem ser acessadas, assim como os planos e desenhos mais recentes, a qualquer momento.
Os mais recentes programas de construção disponíveis estão ainda a tornar a gestão de mudanças na construção ainda mais fácil para os trabalhadores, porque o programa alertará a todos quando for recebida uma resposta a um pedido de mudança ou quando um ainda não tiver sido respondido. Isso torna mais fácil para todos acompanhar aqueles para os quais ainda não receberam resposta, pois não precisam vasculhar uma pilha de papéis para encontrar o que procuram.
Em vez disso, eles podem simplesmente clicar naquele que não foi atendido, descobrir com quem precisam falar e fazer uma ligação para saber o que está atrasando todo o processo.
Claro, isso também resolve a questão da perda de solicitações de alteração, que aconteceu mais do que uma pessoa poderia imaginar. Essas solicitações de alteração perdidas custaram tempo e dinheiro às construtoras, pois precisavam ser preenchidas novamente e todos precisavam aguardar novamente o processo de aprovação.
A mudança é sempre difícil para todos, mas um processo consistente, como o de gestão de mudanças em construção, garante que essas mudanças sejam fáceis de adaptar. Isso significa que serão, na sua maioria, pequenas falhas com as quais os trabalhadores da construção poderão lidar à medida que continuam a fazer o seu trabalho e a construir um edifício que seja estável e durável quando estiver concluído.