Relatórios facilitados
Os projetos de construção podem ser muito confusos, pois exigem uma coordenação e colaboração perfeita entre inúmeras pessoas. A alocação precisa de recursos e materiais também é um aspecto significativo do sucesso de um projeto. Por esse motivo, visitas frequentes e detalhadas ao local podem desempenhar um papel fundamental no esforço para aumentar a eficiência e a produtividade da equipa e para evitar erros e atrasos dispendiosos.
Mas a monitorização sólida do progresso pode ser um processo longo e desafiante. A boa notícia é que com o plano e as ferramentas certas você pode garantir que seu projeto esteja funcionando perfeitamente e em total conformidade com os requisitos e prazos definidos.
1. Encontre a ferramenta de relatórios certa
Manter uma visão panorâmica do seu projeto é sempre fundamental. Caso você esteja trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo essa necessidade se torna ainda mais iminente. Você deve ser capaz de monitorar facilmente o andamento do(s) seu(s) projeto(s), esteja no local ou no escritório. Uma ferramenta digital de alto desempenho pode te ajudar muito nisso.
Antes de selecionar a ferramenta de relatório que deseja usar, você precisa levar em consideração que tipo de informação precisará ao usá-la. Por exemplo, ser capaz de calcular a percentagem concluída para os seus vários projectos e encontrar a sua localização (por exemplo, através do código postal) pode ser muito poderoso se estiver a supervisionar muitos locais de construção ao mesmo tempo.
Assim, você pode ter certeza de ter uma boa visão geral de como as coisas acontecem e detectar rapidamente quais projetos requerem sua atenção. Com base nessas informações, você pode preparar seu plano de visita ao site de forma inteligente e eficiente.
2. Implementar sistemas de relatórios automatizados
Ser capaz de gerar relatórios de construção diariamente pode facilitar muito sua vida no que diz respeito ao monitoramento do andamento da construção. Mas você deve ter em mente que a criação de relatórios diários pode consumir muito tempo se for necessário fazê-lo manualmente.
Dito isso, a geração de relatórios de progresso automatizados pode ser mais um recurso que você deve observar ao procurar um software de construção.
Por último, poder adicionar a marca da sua empresa também pode ser útil quando você deseja criar documentação profissional que deve ser compartilhada com outras partes interessadas antes de uma visita agendada ao local.
3. Invista na comunicação em tempo real
É indispensável levar rapidamente as informações certas aos membros certos do projeto. Dessa forma, você pode ter certeza de que na próxima vez que visitar o canteiro tudo correrá de acordo com o planejado. Para conseguir isso, você precisará novamente de uma solução digital confiável que o ajude a se concentrar no que realmente importa à medida que o projeto se desenvolve.
As visitas ao local já são demoradas, portanto não há razão para perder tempo e dinheiro ao tentar descobrir os problemas e o progresso das tarefas. Com a ajuda de um gráfico de Gantt interativo, você poderá se manter informado sobre qualquer tipo de mudança em tempo real.
Graças a isso, você pode responder rapidamente a quaisquer problemas emergentes, atribuindo tarefas e alocando seus recursos de acordo. Em suma, a otimização do fluxo de informações simplificará o processo de monitoramento do andamento da construção e tornará as visitas ao local muito menos dolorosas.
4. Facilite os relatórios para sua equipe
Relatórios detalhados e precisos podem ser uma dor não apenas para os gerentes de construção, mas também para as pessoas que trabalham no local. Nesse sentido, você precisa fornecer a eles todas as ferramentas necessárias para um relatório de progresso de campo móvel fácil e simples. Só então você poderá ter certeza de que os trabalhadores no local estarão totalmente informados sobre as últimas alterações e reportarão tudo o que acontece no local.
Esta transparência durante o processo de construção simplificará as visitas ao local e aumentará a produtividade. Para ser mais específico, os trabalhadores no terreno devem ser capazes de verificar as suas tarefas nos numerosos projetos e atualizar facilmente o seu progresso ou reportar um problema.
5. Fique de olho no clima
Não é nenhum segredo que o clima é um parâmetro crucial na construção. Um grande número de tarefas pode ser significativamente afetado pelas condições climáticas. É necessário um planejamento detalhado antes de começar a trabalhar no local.
Mas isso não é tudo! Fenômenos climáticos imprevistos podem virar seu projeto de cabeça para baixo e fazer você reprogramar algumas tarefas. Escusado será dizer, então, que o clima tem um sério impacto no processo de monitorização do progresso da construção.
Com isso em mente, é uma ótima ideia investir no monitoramento do clima em tempo real. Ao fazer isso, você pode posteriormente enviar boletins meteorológicos detalhados a todos os membros da sua equipe e mantê-los informados sobre quaisquer alterações de última hora. Isso permitirá que você construa de maneira mais inteligente e melhor.
6. Prepare-se bem antes de visitar o site
Antes de fazer sua visita ao local, você deve estar bem preparado. A primeira coisa que você deve fazer é examinar de perto os problemas que podem ter sido relatados na semana anterior. Dessa forma, você poderá oferecer aos membros da sua equipe soluções inteligentes e práticas.
As visitas ao local podem levar muito tempo, por isso é importante que você já esteja informado sobre o que aconteceu na última semana antes mesmo de chegar lá.
7. Tire quantas fotos puder
Agora que você concluiu sua preparação e está chegando ao local, é vital documentar tudo.
Com base nessas observações, você poderá posteriormente detectar quaisquer erros e reajustar a estratégia do seu projeto. Certifique-se de tirar o máximo de fotos possível para ter certeza de que tem tudo o que precisa para monitorar o andamento do seu projeto e projetar sua próxima fase.
Assim que tirar essas fotos, tente compartilhá-las com os demais agentes do projeto e adicionar comentários. Novamente, o uso de uma ferramenta digital confiável pode ajudar muito no armazenamento e compartilhamento das fotos com seus parceiros.
8. Encontre o seu estilo de liderança
Estar encarregado de um projeto de construção significa que você também deve saber liderar. Encontrar o seu estilo de liderança não é tão simples quanto parece. Você tem que se aproximar das pessoas que trabalham no local e abordá-las de uma forma que inspire respeito. Durante o processo de tomada de decisão, ofereça à sua equipe a oportunidade de expressar suas preocupações e expressar suas ideias.
Além disso, se estiver a trabalhar em projetos de construção globais, deve estar preparado para abraçar a diversidade e encontrar uma forma de se conectar com pessoas de diferentes origens. Os elementos acima tornarão sua vida no local muito mais simples.
Através da confiança e de uma comunicação bem estabelecida, será mais fácil para você transformar as visitas ao local em algo significativo e benéfico para todo o processo de construção.
9. Solicite um PMO
Nem todas as empresas de construção estão entusiasmadas com a ideia de um PMO (Project Management Office) devido a preocupações com custos. No entanto, um PMO é um departamento (ou grupo) que pode fornecer uma grande ajuda para colocar todos os aspectos do seu projeto em ordem e estabelecer um bom fluxo de colaboração entre os vários membros da equipe.
Um dos maiores desafios para um PMO na construção é a introdução e implementação interna de novos processos e ferramentas digitais. Isso se aplica a todos os agentes de projeto, estejam eles trabalhando no escritório ou no local.
Além disso, um escritório de gestão de projetos deve estar pronto para apresentar metodologias simples e funcionais que acelerem o progresso do trabalho e protejam o projeto contra quaisquer gargalos imprevisíveis. Nem é preciso dizer que quanto melhor o trabalho de um PMO, mais fáceis serão as visitas ao seu site.
10. Use um facilitador
Como já mencionamos, os projetos de construção podem ser bastante complicados. Existem simplesmente muitos elementos que precisam ser levados em consideração. Especialmente quando falamos sobre monitoramento do progresso da construção, as coisas podem ficar muito complicadas. É por isso que a nomeação de um facilitador de projeto pode ser uma decisão inteligente.
Ao ter alguém por dentro das pequenas coisas e detalhes do seu projeto, você pode acompanhar o andamento dele de maneira mais fácil e rápida. Um facilitador do projeto pode preparar sua visita ao local e mantê-lo alertado sobre questões que você precisa investigar enquanto estiver lá. Em outras palavras, os facilitadores podem salvá-lo de muito caos no seu dia a dia.
Concluindo
Em suma, é evidente que as visitas ao canteiro de obras são desafiadoras e exigem muita atenção aos detalhes. Porém, com o plano certo e a ajuda de uma solução digital confiável você pode simplificar esse processo e poder monitorar tudo o que acontece no local em tempo real.
No que diz respeito à ferramenta de relatórios de sua escolha, nossa única recomendação é que você selecione uma ferramenta simples de usar que possa ser facilmente adotada por todos os membros de sua equipe, tanto no local quanto no escritório.
