Sempre que você trabalha com empreiteiros, precisa ser capaz de se comunicar com eles. A comunicação será fundamental no seu relacionamento, pois permitirá que ele se concentre no trabalho para o qual você contratou um empreiteiro, e você poderá ficar tranquilo sabendo que será mantido informado.
Mas embora a comunicação com um empreiteiro por telefone ou pessoalmente possa ser muito simples, e se você precisar enviar e receber arquivos? Bem, a comunicação baseada em arquivos pode ser um grande problema se for feita de maneira inadequada e pode levar à frustração, confusão, atrasos e mais problemas que só poderiam ser resolvidos se você tivesse algumas dicas de comunicação.
Felizmente, este artigo lhe dará muitas dicas que você pode usar! Então comece a ler e você terá um relacionamento muito melhor com seu contratante!
1. Descubra quais arquivos você precisa enviar antes de precisar também
Muitas vezes não pensamos em enviar e receber arquivos do nosso contratante até que ele faça uma solicitação, então, em vez de ficar surpreso, você pode sair na frente do problema. Converse com seu contratante e pergunte que tipo de arquivo ele pode precisar se precisar se comunicar com você e lembre-se desse tipo de arquivo.
Embora muitas conversões de arquivos mantenham a mesma formatação, algumas podem exigir um pouco de edição pós-conversão para garantir que todas as informações sejam legíveis para o contratante, portanto, não tenha medo de fazer pesquisas sobre isso para que seu contratante possa obter o abrir o arquivo e ter todas as informações necessárias sem maiores problemas.
2. Mantenha os arquivos originais e convertidos
George Bernard Shaw disse: “O maior problema na comunicação é a ilusão de que ela ocorreu”, e esse pode ser um dos maiores problemas na comunicação na construção. Se você e seu contratante não tiverem certeza de que discutiram algo, isso pode causar raiva e decepção.
Portanto, sempre que você converter arquivos ou enviá-los ao seu contratante, certifique-se de não ter apenas os anexos dos arquivos por e-mail, mas também os arquivos originais. Mantenha-os armazenados para o caso de ocorrer um problema.
Além disso, se você converteu os arquivos, deve manter as cópias originais e convertidas e também tentar obter alguma confirmação de que seus arquivos foram recebidos.
Convertendo um tipo de arquivo para outro, por exemplo, PDF para JPG
Felizmente, se você precisar converter arquivos para torná-los mais fáceis de serem abertos pelo seu contratante, existem muitos conversores de arquivos on-line que pegam um tipo de arquivo e o transformam em outro tipo. De um documento do Word para um documento do Google ou de um conversor de PDF para JPG de alta qualidade, você poderá encontrar quase qualquer conversão de tipo de arquivo online.
Existem muitas maneiras diferentes de converter arquivos, portanto, não importa qual arquivo você tenha ou qual arquivo seu contratante precise, você poderá fazer a conversão! Além disso, após a conversão dos arquivos, caso você perceba que algo precisa ser ajustado em seus PDFs antes de enviá-los adiante, tenha acesso a um editor de PDF grátis pode ser incrivelmente prático.
3. Fale com seu contratante no início do processo
Por fim, não tenha medo de comunicar sobre possíveis necessidades de arquivos no início do processo, porque você nunca sabe o que seu contratante vai precisar de você. Se o seu contratante precisar de um determinado tipo de arquivo, você precisará fornecê-lo para que as linhas de comunicação não se desfaçam.
Depois de resolver as necessidades do arquivo, você não precisará se preocupar com falhas de comunicação que podem causar grandes dores de cabeça em seu projeto de construção.
