O fator chave para realizar qualquer trabalho de construção é uma boa comunicação. Todos os que trabalham num projeto têm de saber exatamente como se enquadram, qual é exatamente o seu papel e o que se espera deles – isso inclui o gestor do projeto.
Inúmeros projetos saem do caminho, às vezes devido a circunstâncias completamente imprevistas. Mas muitas vezes as coisas dão errado como resultado de uma má comunicação, especialmente entre aqueles que estão no local e aqueles que estão no escritório. Quando as coisas correm muito mal, isso pode levar a acusações e, nos piores casos, às mãos de advogados, à medida que um projecto se torna famoso pelas razões erradas.
Qualquer pessoa que esteja lendo isto e pense que já tem uma comunicação de primeira classe e que isso não se aplica a ela está em uma ladeira escorregadia. Sempre há novas maneiras de conectar suas equipes e aumentar a colaboração em toda a cadeia de suprimentos.
Mas a construção é uma indústria de hábitos fortes. O trabalho administrativo excessivo, a ausência de padronização e uma cultura litigiosa são considerados por muitos como parte do trabalho. Escusado será dizer que este não deveria ser o caso.
Afinal, você não ingressou na indústria da construção por causa dos relatórios intermináveis, das longas reuniões e dos telefonemas desnecessários. Você decidiu trabalhar na construção porque queria ser parte ativa em projetos de construção interessantes e fazer a diferença.
Por que uma cultura digital forte é importante
Partes da indústria permanecem resistentes à tecnologia e ainda dependem de sistemas legados de caneta e papel. Planejar e organizar projetos através de métodos baseados em papel significa que rastrear tudo pode ser muito difícil. Isso pode causar erros e confusão, especialmente se documentos vitais desaparecerem por qualquer motivo. E se você não tiver acordado uma abordagem padronizada com seus subcontratados, isso também poderá causar vários problemas.
É aqui que a digitalização entra em cena. Estabelecer uma cultura digital forte pode exigir algum investimento, mas os benefícios podem ser extremamente gratificantes – aumento da produtividade, menos trabalho administrativo e menos stress e frustração para as pessoas envolvidas. Nunca se sabe, você pode até entregar o esquema antes do prazo!
Mas é necessário ter todos a bordo. A transformação digital de uma organização é um esforço coletivo que não pode ser imposto pelo CEO. Deve começar no local e voltar ao escritório.
Além disso, você deve sempre ter em mente que a padronização é um componente vital de uma cultura digital saudável. E a razão é simples. Se você tiver assinantes que usam softwares, aplicativos ou tecnologias diferentes que não estão atualizados, isso pode criar seus próprios problemas, como perda de informações, falhas de comunicação e interrupções do projeto que poderiam ter sido evitadas.
80% do processo de construção é sempre o mesmo
Às vezes, o pessoal da construção pensa que é impossível fazer com que suas equipes sigam uma determinada forma padronizada de trabalho. Eles percebem os processos pré-concebidos e padronizados como inúteis ou muito difíceis de serem implementados porque cada um tem sua própria maneira de fazer as coisas.
Portanto, nunca acontecerá que todas as equipes reservem um tempo para usar uma ferramenta para preencher listas de verificação, compartilhar atualizações de progresso ou criar uma lista de problemas. Mas isso está longe da verdade.
Não importa a aparência do seu projeto de construção, na grande maioria dos casos, 80% de todos os processos de construção permanecem os mesmos. Você pode construir uma ponte ou uma escola ou um hospital, mas sempre precisará manter suas equipes conectadas se quiser entregar projetos de sucesso dentro do prazo e do orçamento.
No final das contas, trata-se mais de encontrar o fluxo de trabalho certo e as ferramentas específicas de construção certas que possam apoiar essa mudança de paradigma.
Só então você será capaz de preencher a lacuna entre o site e o escritório e, mais importante, adicionar contexto a todos os seus dados. Em outras palavras, para garantir que seu planejamento de curto prazo esteja indissociavelmente ligado ao seu cronograma mestre e que as equipes de projeto possam tomar decisões inteligentes com base nessa dependência em tempo real.
Elimine o trabalho administrativo excessivo e abra o caminho para a confiança
Muitos gerentes de projeto gastam até 40% do dia em tarefas administrativas. E a principal razão por trás disso é, claro, a cultura geral de culpabilização e ações judiciais na construção. Ao dedicar todo esse tempo buscando atualizações, escrevendo relatórios ou apenas participando de reuniões, os gerentes de projeto tentam proteger seus problemas de erros dispendiosos ou mal-entendidos que poderiam atrasar seu projeto.
Escusado será dizer que tal abordagem não deveria ser a norma para a indústria. No entanto, isso se deve à falta de comunicação clara e de colaboração contínua entre as diferentes equipes.
Como resultado, os gerentes de projeto precisam confiar no microgerenciamento e na verificação dupla com suas equipes, indo ao local para realmente ver o que está acontecendo. Ou, na melhor das hipóteses, eles precisam solicitar uma quantidade excessiva de atualizações de suas equipes via WhatsApp, ligações ou e-mail.
E essa abordagem ainda não funciona em muitos casos porque os dados compartilhados são estáticos. Em outras palavras, falta-lhe o contexto necessário que permitiria aos gerentes de projeto acompanhar o impacto de cada atualização tanto nas previsões quanto no plano diretor.
Novamente, fica evidente por que ferramentas como Excel e WhatsApp não são adequadas para construção. Eles não foram criados para esse setor e, portanto, são incapazes de suportar os processos complexos e as interdependências que acompanham cada projeto. É aqui que todos os gestores de projetos precisam concentrar os seus esforços para reduzir a carga de trabalho administrativo e restabelecer a confiança nas relações contratuais.
Você tem as ferramentas certas para conectar sua obra ao escritório?
Agora está claro por que escolher uma ferramenta digital desenvolvida para a indústria da construção é tão essencial. Mas antes disso, é crucial que os gestores de projetos compreendam que as ferramentas que utilizam simplesmente não são boas o suficiente.
Em muitos casos, os profissionais da construção pensam que e-mails, notificações de WhatsApp e planilhas de Excel são os melhores aliados no esforço para manter a comunicação do projeto. Mas a verdade é que essas mesmas ferramentas são as suas maiores inimigas no sucesso dos seus projetos.
Neste ponto, é importante dizer que todas as ferramentas citadas acima são perfeitas para pequenas interações do dia a dia ou tarefas da nossa vida pessoal. Mas esse é um contexto totalmente diferente e não pode ser comparado à complexidade de um projeto de construção.
Dito isso, como gerente de projeto, você precisa de uma ferramenta digital projetada para pessoas no local, que permita a comunicação em tempo real e abra caminho para uma colaboração perfeita. Ao investir em uma única fonte de verdade atualizada em tempo real, você pode garantir que todas as equipes do projeto estejam na mesma página e que as diferentes equipes possam tomar decisões informadas, sem sempre esperar que você tome uma ação.
