Acompanhar o progresso de cada equipe em todas as etapas é uma missão sem fim para todos os gerentes de projeto e encarregados de obra. Independentemente do tipo ou tamanho do seu projeto, você sempre precisa ter uma visão completa do progresso realizado no local e comunicar questões críticas de forma eficiente e eficaz.
Excel, WhatsApp, Messenger e e-mail são algumas das ferramentas que muitas equipes de projeto do setor usam para se manterem conectadas. Todas essas ferramentas são muito intuitivas e podem ser extremamente úteis no nosso dia a dia, mas não são feitas para construção.
Em outras palavras, eles não possuem a profundidade técnica para dar suporte aos processos complexos e urgentes de um projeto de construção. A razão é a sua incapacidade de fornecer às partes interessadas atualizações de campo que estejam perfeitamente conectadas aos diferentes cronogramas do projeto.
Assim, um gerente de projeto ou encarregado de obra precisa gastar muito tempo escrevendo relatórios, ligando para pessoas ou participando de frustrantes reuniões de progresso em um esforço para conectar todas as informações sem contexto e entender qual é a próxima coisa que suas equipes terão que enfrentar. .
Considerando que os gerentes de projetos e locais normalmente precisam conciliar vários cronogramas (cronograma mestre, previsões de 3 a 6 semanas, cronograma de aquisições e muito mais), não é preciso muito para entender o quão propensa a erros essa abordagem de trabalho pode ser.
Além disso, o processo de tomada de decisão torna-se muito mais lento e pesado, pois todas as equipes de campo terão que verificar constantemente com o gerente do projeto quando for a sua vez de comparecer ao local e começar a trabalhar em suas tarefas.
É evidente então quanto valor você pode agregar aos seus projetos se estruturar toda a comunicação com as partes interessadas em torno de uma única fonte de verdade. Ter todas as informações do projeto coletadas em um ecossistema aberto e colaborativo na nuvem permitirá aumentar a responsabilidade, evitar falhas de comunicação e reduzir a carga de trabalho administrativa excessiva. Para que você não precise mais gastar 40% do seu tempo montando relatórios de progresso que ficam desatualizados no momento em que são emitidos.
Comunicação de campo e escritório: como melhorá-la
Preencher a lacuna entre o local e o escritório é o primeiro e possivelmente o mais crucial passo em seu esforço para ver tudo o que está acontecendo em campo. Ao fazer isso, você estará sempre em condições de evitar desperdício de tempo, detectar erros antecipadamente e entregar projetos mais cedo. Porque no final das contas, se você seguir seu cronograma, também cumprirá seu orçamento.
Mas como você pode conectar perfeitamente sua sala de reuniões ao canteiro de obras? Não precisa se preocupar com a resposta, nós ajudamos você!
Sem mais delongas, aqui estão as três etapas principais para melhorar sua comunicação de campo e escritório para acompanhar o progresso com mais facilidade e maior precisão:
1. Comece com uma ferramenta digital específica para construção
Se você acompanha nosso blog há algum tempo, já deve ter lido isso algumas vezes. Não podemos deixar de sublinhar a importância da utilização de soluções digitais adaptadas à construção.
Só então você poderá ter certeza de que sua programação reflete a realidade em um determinado momento. Toda a comunicação ocorrerá em uma única fonte de dados, permitindo que você se conecte de forma eficaz com várias partes interessadas do projeto para que possa tomar as decisões certas com mais rapidez e planejar suas próximas etapas com confiança.
E o mais importante, o impacto de todas as informações que chegam do campo é instantaneamente visível nos diferentes cronogramas em que você está trabalhando. Assim, você mantém continuamente uma visão geral ao vivo de sua posição no projeto, sem precisar sair do escritório.
Ao mesmo tempo, seu pessoal no local pode documentar facilmente o progresso e enviar atualizações de importância crítica apenas usando seus dispositivos móveis.
Com todos mantidos em total sincronia, fica mais fácil evitar erros e entregar projetos de sucesso de maneira mais rápida e econômica. Se você conseguir limitar atrasos e fazer seu projeto avançar, você também protegerá seu orçamento.
2. Mova tudo para uma única fonte de verdade
Não existe ferramenta específica para construção que não seja apoiada por uma única fonte de verdade. Muitos gerentes de projeto nos dizem que ainda precisam usar mais de 24 horas por mês para manter todos os seus programas atualizados.
Portanto, eles vão e voltam continuamente com o encarregado do local em busca dos dados mais recentes e tentando descobrir o que cada atualização pode significar para o desenvolvimento das próximas tarefas.
Escusado será dizer que isso não é bom o suficiente. Seguindo essa abordagem, você rapidamente ficará paralisado sob uma montanha de dados sem contexto.
É por isso que mover toda a comunicação do projeto para a nuvem pode ser uma virada de jogo. A simplificação de toda a colaboração em um local centralizado torna extremamente mais fácil para todas as equipes manter total visibilidade sobre suas tarefas e para você lidar com grandes blocos de dados de maneira mais inteligente.
As pessoas certas obtêm acesso às informações certas com apenas alguns cliques, garantindo que todos saibam onde estão e se uma tarefa ou pedido de material precisa ser reprogramado.
Em outras palavras, quando falamos sobre a introdução de uma única fonte de verdade, o que realmente estamos nos referindo é a transição de uma forma de trabalhar pesadamente administrativa para um ambiente de inteligência coletiva onde todos os componentes do projeto estão conectados uns com os outros em plena harmonia.
E isso é algo em que o WhatsApp e o Excel não podem ajudá-lo. Tem que passar pela implementação de uma ferramenta digital desenhada e construída exclusivamente para a indústria da construção.
3. Priorize a adoção no local
A próxima grande aposta para aproximar o seu site do escritório é a adoção digital. Depois de encontrar a ferramenta certa para o seu projeto, você precisa ter certeza de que suas equipes de campo realmente a usarão.
No início, você poderá perceber que algumas pessoas no local não estão tão animadas para mudar a rotina. Existem também alguns gerentes de projeto que se preocupam se o pessoal local tem conhecimento técnico suficiente para se tornar digital com seus relatórios móveis.
A realidade é que se puderem usar o seu dispositivo móvel para ler notícias ou para verificar a sua conta bancária, também deverão ser capazes de aprender a usar uma aplicação de gestão de construção. No entanto, é sua responsabilidade mostrar-lhes o valor que podem obter ao adotar a nova forma de trabalhar.
Para conseguir isso, o treinamento é fundamental. Em colaboração com o seu fornecedor de software, você deve organizar treinamento detalhado e sessões de integração onde todos os membros da equipe terão a oportunidade de fazer perguntas e se familiarizarem com o aplicativo.
Por último, a facilidade de utilização da sua nova solução digital também é um parâmetro importante quando se trata de adoção do site. Os indivíduos no terreno deverão ser capazes de submeter atualizações e reportar progressos em alguns passos simples. Isso é algo que normalmente é levado em consideração por um aplicativo específico do setor.
Conecte todos. Gerencie melhor!
Ter uma visão ao vivo e compartilhável do seu canteiro de obras pode desempenhar um papel significativo no seu esforço para melhorar a comunicação no seu projeto. Quando você vê mais, você se comunica melhor e, como resultado, pode melhorar o trabalho em equipe e planejar com muito mais eficiência.
