Por que você deve usar software de produtividade?

A produtividade é o objetivo final de qualquer organização. Ultimamente, isso tem sido uma preocupação ainda maior, já que a maioria das empresas tem transferido suas operações totalmente online. Com tantos funcionários trabalhando remotamente, como os líderes podem garantir que estão mantendo produtividade?

O software de produtividade pode ajudar. Então, o que é exatamente e o que pode fazer por você e sua empresa? Aqui está o que você deve saber sobre essas ferramentas importantes.

O que é software de produtividade

Software de produtividade refere-se a qualquer ferramenta ou plataforma que ajude você e sua equipe a serem mais produtivos – desde a criação de documentos, planilhas e apresentações até a organização de dados e facilitando a comunicação. Em última análise, inclui qualquer software ou ferramenta que torne a sua vida um pouco – ou muito – mais fácil. E as possibilidades se expandiram exponencialmente desde a época do simples processamento de texto.

aqui estão alguns exemplos:

Processamento de texto

• Google Docsaivo
• Microsoft Word
• Escritor OpenOffice
• Bloco de anotações
• Uma nota
• Zoho

Planilha

• Planilhas Google
• Microsoft Excel
• Zoho

Gerenciamento de projetos

• Trello
• Segunda-feira
• Escrever

Gráficos

• Adobe Photoshop
• Microsoft Paint

Base de dados

• MySQL
• Banco de dados Oracle

Comunicação

• Folga
• Panorama
• Ampliação

Controle de tempo

• Alternar
• Campo de base

Organização

• calendário do Google
• Todoist
• Zapier

Apresentação

• Power Point

Por que você deve usá-lo?

Aqui estão todos os motivos pelos quais você deve usar software de produtividade.

Você economizará tempo

As ferramentas de produtividade ajudam você economizar tempo completando tarefas simples e complexas. Se você precisa classificar dados rapidamente ou criar um relatório com insights, essas ferramentas podem fazer o trabalho muito mais rápido do que você faria manualmente – e realizar as tarefas com perfeição.

Este software se tornou tão comum que você provavelmente nem imagina quanto tempo levaria para concluir essas tarefas sem ele. Basta dizer que muitas das etapas envolvidas em trabalhos aparentemente simples seriam significativamente mais complicadas e demoradas.

Você automatizará tarefas

Hoje, os eventos podem ser importados automaticamente para o seu Google Agenda com base nas mensagens que você recebe na sua caixa de entrada de e-mail. Por meio de software de produtividade, você pode receber lembretes automáticos sobre datas de vencimento próximas. Você pode até enviar e-mails automaticamente para determinados assinantes e indivíduos quando eles, por exemplo, se inscreverem para receber atualizações. Ser capaz de automatizar tarefas críticas o ajudará a equilibrar sua agenda e tornar sua vida menos agitada.

Você ganhará liderança em projetos

Softwares de produtividade, como ferramentas de gerenciamento de projetos, permitem que você tenha maior controle sobre as iniciativas. Você pode ver o progresso de um projeto e acompanhar os esforços do seu grupo, bem como atribuir tarefas, agilizar a colaboração e ver como tudo está funcionando. Isto facilitará liderança tanto no longo quanto no curto prazo.

Você melhorará a comunicação

Mesmo além de plataformas de comunicação como Zoom e Slack, o software de produtividade permitirá que sua equipe se mantenha informada sobre o esforço e discuta suas tarefas e iniciativas de maneira mais integrada. Com calendários, por exemplo, você pode configurar mais facilmente compromissos e reuniões que funcionem para todos. Você também pode divulgar informações com ferramentas de gerenciamento e organização de projetos.

Você aumentará o trabalho em equipe e a colaboração

Como a pandemia nos mostrou, o trabalho em equipe não precisa acontecer presencialmente. Existem muitas ferramentas que facilitam o acesso remoto colaboração, não importa onde os participantes estejam localizados. Com o Google Docs, por exemplo, você pode editar documentos em tempo real, permitindo que vários usuários diferentes acessem a mesma versão simultaneamente. É claro que as plataformas de gerenciamento de projetos também permitem que as equipes colaborem, tendo uma visão geral e das tarefas individuais.

Você pode realizar seu trabalho praticamente em qualquer lugar

A maioria dos softwares de produtividade é baseada na nuvem, o que significa que você pode acessá-los de qualquer lugar com conexão à Internet. Isso é extremamente benéfico para trabalhadores remotos, bem como para pessoas que simplesmente desejam levar seu trabalho com eles – ou até mesmo verificar seus e-mails. Os funcionários podem ler documentos em seus dispositivos móveis, tablets ou laptops de praticamente qualquer lugar.

Você parecerá mais profissional

Um benefício dessas ferramentas é que você pode criar um trabalho mais sofisticado. Com o Powerpoint, você poderá criar apresentações de slides e apresentações com aparência profissional. Plataformas gráficas como o Photoshop permitem que você torne seu trabalho esteticamente mais agradável, seja para embelezar documentos ou adicionar designs ao seu site. Isso aumentará seu profissionalismo geral como empresa ou indivíduo.

Você economizará dinheiro

No final das contas, o software de produtividade não apenas facilita sua vida, mas também se traduz em dinheiro economizado. Se você contratar uma equipe de desenvolvimento para construir seu software ou usar um modelo de assinatura de software como serviço (SaaS), você pagará uma taxa única ou algumas taxas de rotina para atualizações e manutenção, em vez de ter que contratar funcionários internos regulares para manter seu negócio funcionando perfeitamente.

Também pode significar que você não precisará pagar por espaço de escritório, já que poderá oferecer ferramentas de produtividade aos seus funcionários, permitindo-lhes trabalhar remotamente. E como essas ferramentas também tornarão suas operações mais eficientes, você também colherá os frutos da economia de custos nessa área.

Você agilizará seus processos importantes

Em última análise, o que importa é fazer as coisas funcionarem – e é exatamente isso que o software de produtividade faz. Muitas vezes as ferramentas entram Um pacote de um único fornecedor. Por exemplo, através do Google, você pode acessar processamento de texto, calendário, planilhas, e-mail e muito mais. Isso permite que você mantenha tudo junto em um só lugar e garanta que todos os seus aplicativos de produtividade sejam compatíveis entre si. Isso também significa que as ferramentas funcionarão juntas.

Isso permitirá agilizar processos vitais em toda a organização e manter todos trabalhando juntos em harmonia.

O software de produtividade realmente transformou o mundo, tanto para organizações quanto para indivíduos. Essas ferramentas não são mágicas – muitas delas são softwares simples que ganharam força e popularidade ao longo dos anos, à medida que as pessoas perceberam como elas são essenciais para nossas vidas diárias. Do processamento de texto à análise de dados e à criação de apresentações, o software de produtividade está resolvendo problemas que muitos de nós nem imaginamos que tínhamos.