O que é um registro diário de construção?
Um registro diário de construção ou relatório diário é uma ferramenta necessária que compila informações de cada dia em que há trabalho realizado em cada canteiro de obras. Basicamente, é utilizado para registrar o andamento diário dos projetos de construção.
Montar um diário de construção pode parecer um projeto caótico e interminável. A boa notícia é que o advento das soluções digitais simplificou este processo exigente, pois automatizou alguns dos seus aspectos mais demorados.
Apesar da sua importância primordial, muitas pessoas na construção ainda parecem, por vezes, subestimar a sua necessidade. No entanto, aqueles que precisaram voltar e consultá-los semanas depois entenderam por que os registros diários são um componente fundamental do processo de construção.
Os registros diários de construção também podem ser valiosos quando as empresas acabam em tribunal ou arbitragem, pois a documentação pode ser útil em cenários como ele disse, disse ela. Em outras palavras, os registros diários podem funcionar como uma fonte objetiva de verdade sobre qualquer coisa que tenha ocorrido no local.
Por esse motivo, é fundamental que nenhuma informação seja perdida. Todos os factos devem ser documentados nestes relatórios diários porque qualquer coisa que seja deixada de fora pode resultar em conflitos prejudiciais ou mal-entendidos dispendiosos.
Não existe uma regra rígida sobre como os registros devem ser preenchidos, pois tanto notas digitais quanto manuscritas são aceitáveis. No entanto, os registos diários criados com caneta e papel começaram a ser vistos como problemáticos por uma série de razões, tais como o facto de não poderem ser actualizados ou de a sua legibilidade depender enormemente da caligrafia da pessoa que os cria. .
Os registros diários de construção são, normalmente, preenchidos pelo encarregado da obra, pelo superintendente ou mesmo pelos gerentes de projeto. Afinal, quanto mais informações forem coletadas, melhor será a documentação.
Os dados de cada dia devem ser recolhidos regularmente, pelo menos uma vez por semana. Na época pré-digital, os relatórios diários costumavam ser colocados em uma pasta de três argolas no escritório.
À medida que as tecnologias digitais estão a assumir o controlo, as pessoas no local têm agora a opção de armazenar estas informações preciosas online com a ajuda de software de registo diário de construção. Dessa forma, todos os agentes do projeto podem acessá-lo sem esforço e compartilhá-lo com outros membros da equipe.
Resumindo, aqui estão alguns dos principais benefícios de tornar digital o processo de registros diários de sua construção:
- Você é capaz de gerar registros personalizados e com aparência muito profissional que podem ser compartilhados com as diferentes partes interessadas do projeto (por exemplo, gerentes de construção, clientes, etc.).
- Você pode acessar e atualizar facilmente o relatório no local usando apenas seu tablet ou dispositivo móvel.
- Envie, armazene e recupere informações cruciais do projeto rapidamente.
- Ajuste seu relatório com base nos requisitos e necessidades de cada projeto.
- Melhor colaboração e coordenação entre as diferentes partes, pois todas as informações são facilmente acessíveis na nuvem.
- Relatórios meteorológicos gerados automaticamente e maior precisão dos dados em geral.
- Registros diários de construção mais aprofundados e intuitivos.
O que está incluído em um registro de construção
Dependendo do tipo de projeto, um diário de construção pode parecer diferente. Em qualquer caso, porém, existem certos elementos que devem sempre ser incluídos. Aqui estão algumas das seções mais notáveis de um diário de construção e as informações que devem ser incluídas em cada uma delas:
Condições do local
A seção de condições do local normalmente inclui como estava o tempo naquele dia. Isto é importante para a documentação porque se algo como nivelamento precisar ser feito, mas estiver chovendo torrencialmente há três dias seguidos e o campo estiver muito lamacento, isso mostrará que todos estavam prontos, mas incapazes de fazer o trabalho dentro do prazo programado.
Pessoal
Esta área é onde pode ser anotado o número de subcontratados, operários, arquitetos, engenheiros e outros funcionários que estiveram no local de trabalho. Os nomes nem sempre precisam ser listados, mas podem ser úteis em determinadas situações.
Atividades do contratante principal
Esta é uma descrição geral do que o empreiteiro principal fez durante o dia. Se escrito em papel, normalmente é escrito em frases curtas e não abreviadas devido a restrições de espaço.
Atividades de subcontratados
À semelhança do que foi descrito acima, esta categoria inclui todas as atividades dos subcontratados no decorrer do dia no terreno. Além disso, pode ser incluída uma lista dos problemas que eles podem ter encontrado ou do que precisa ser feito a seguir. Com o uso do software de registro diário de construção, os subcontratados podem enviar e receber atualizações de outros agentes do projeto em tempo real.
Observações
Esta seção incluirá visitantes, acidentes, condições alteradas ou inseguras, problemas de agendamento ou atrasos, entregas importantes, sequenciamento e tentativas malsucedidas de contato com pessoas. É também aqui que quaisquer extras podem ser documentados, pois nem todos os extras têm um contrato escrito e a documentação precisa ser encontrada em algum lugar.
Testes e inspeções
Quaisquer testes e inspeções realizados durante o dia devem ser documentados para que todos saibam quando cada um foi concluído. Isso também pode ser parte integrante do processo de bloqueio.
Memorandos de reuniões e discussões
Reuniões e discussões são parte importante do dia a dia de um canteiro de obras e o que é discutido em cada uma delas precisa ser documentado.
Atrasos e problemas criados pelo proprietário ou representante
Proprietários e representantes podem causar problemas nos empregos porque mudam continuamente de ideia sobre o que desejam ou precisam. Quaisquer alterações, alterações de sequenciamento, planos ambíguos necessários e qualquer outra coisa devem ser documentados, para que possa ser comprovado ao final caso o proprietário ou representante reclame quando a obra não for concluída no prazo previsto.
Materiais e equipamentos entregues
Documentar quando os materiais e equipamentos foram entregues permitirá que todos acompanhem o que está disponível. Isso também é crucial se o equipamento deve ficar no local de trabalho apenas por alguns dias, pois permite que as pessoas saibam quando ele precisa ser devolvido.
Desenhos
Pequenos esboços ou desenhos podem ser necessários para documentar alterações nos planos. Estas alterações no plano acordado devem ser sempre documentadas no diário de construção para que tudo progrida conforme o esperado.
Fotos
Uma fotografia vale mais que mil palavras, o que significa que às vezes é melhor que as fotos contem a história do que escrevam tudo.
Materiais e equipamentos que estão sendo encomendados
Assim como documentar quando os materiais e equipamentos chegam, as pessoas tanto no campo quanto na sala de reuniões precisam saber quando esses dois estão sendo encomendados. Isso permitirá que todos saibam que esses itens chegarão mais cedo ou mais tarde.
Registros de manutenção e reparo
Acompanhar quando a manutenção do equipamento foi concluída e quando o equipamento está sendo reparado pode ajudar a manter as empresas no caminho certo nos locais de trabalho.
Como todos podem ver, o diário de construção possui inúmeras seções que precisam ser preenchidas. Porém, ao preenchê-los, todos se lembrarão dos acontecimentos de cada dia específico, o que é muito melhor do que tentar referir-se à memória de uma pessoa uma semana, um mês ou mesmo um ano depois.
3 razões pelas quais todos precisam manter registros diários de construção
Os canteiros de obras são locais muito movimentados e nem sempre o responsável pode estar supervisionando tudo fisicamente. Além disso, os gerentes de projeto, superintendentes e outras pessoas responsáveis estão tentando acompanhar centenas, senão milhares, de pequenos detalhes todos os dias. E todas essas informações podem ser perdidas ou esquecidas facilmente.
Um diário de obra bem atualizado pode ajudar muito nesse sentido. Principalmente após o surgimento de soluções digitais onde a documentação de toda a atividade do site se tornou mais rápida e precisa, os relatórios diários podem funcionar como a fonte objetiva que pode manter todos atualizados.
Isso garante que nada será esquecido e que todos se lembrarão do que foi concluído em um dia frio e com neve em fevereiro de 2012.
Há muitas maneiras de gerar um registro diário de construção. Independentemente de como você escolhe criar, é crucial que todas as informações sejam incluídas de maneira direta e compreensível. Por exemplo, todas as abreviaturas utilizadas devem ser comuns e bem conhecidas, para que não haja equívocos por parte dos numerosos membros do projeto.
Nos casos em que o registro diário é manuscrito, o que não é mais recomendado, quem cria o relatório precisa se certificar de que todas as informações estão legíveis e bem documentadas.
Manuscrito ou digital, já é evidente que todos os envolvidos em um projeto de construção devem manter um diário de construção detalhado e atualizado. E aqui está o porquê:
1. Resolução de disputas
De acordo com a Plan Academy, apenas em 2015, o custo global para a indústria da construção devido a disputas legais foi de 42,8 milhões de dólares. Além disso, um conflito jurídico pode durar, em média, 14 meses. Essas estatísticas mostram de forma enfática que as disputas são um dos principais problemas do setor.
Os registos diários de construção podem contribuir para a redução de disputas no projecto e, por extensão, para o aumento da produtividade do campo e para a melhoria da colaboração entre as diferentes partes.
Como os relatórios diários de construção incluem informações como o que foi dito durante as reuniões de equipe, quem estava presente no local de trabalho todos os dias, o que chegou ao local de trabalho, quais acidentes podem ter ocorrido e como estava o tempo, isso dá a todos uma ideia do o que aconteceu todos os dias. Desde que devidamente preenchidos, esses relatórios poderão ser utilizados para questões jurídicas, pois oferecerão detalhes específicos de tudo o que aconteceu durante o projeto.
2. Padronização
Cada obra é diferente, mas isso não significa que um novo cenário que se vê agora não se apresentará também no futuro. Depois que as informações sobre o cenário forem documentadas no registro diário da construção, todos poderão voltar e revisar essas informações a qualquer momento no futuro. Isso economizará tempo dos trabalhadores e, como tempo é dinheiro, também é possível economizar bastante dinheiro.
O que é mais importante é que, com base nos dados recolhidos dos registos diários anteriores, as partes interessadas na construção serão capazes de padronizar todos os diferentes sistemas e processos para projetos futuros, melhorar a previsibilidade e aumentar a poupança.
3. Mudanças
Sempre há funcionários saindo ou sendo promovidos em canteiros de obras, e as informações que constam nos registros diários podem ser uma riqueza de informações para quem está entrando no processo.
Esses registros diários são um ótimo lugar para uma pessoa começar enquanto aprende sobre o projeto, determinando o que já foi feito e descobrindo o que precisa ser feito no futuro para manter tudo dentro do prazo e do prazo.
Como todos provavelmente podem imaginar, esses registros diários de construção podem levar um pouco de tempo para serem preenchidos e concluídos todos os dias. Afinal, há muitas informações a serem anotadas todos os dias e ninguém quer deixar de fora nenhum detalhe pertinente, pois um deles pode ser importante no futuro.
O que você deve sempre incluir em um diário de construção
Se alguém tiver um dia muito ocupado e descobrir que simplesmente não tem tempo para preencher todo o formulário, deverá incluir pelo menos três coisas. As três áreas básicas que sempre devem ser preenchidas incluem o que foi feito no local de trabalho naquele dia, os destaques do dia e quaisquer preocupações que surgiram.
Claro, também pode ser necessário incluir um boletim meteorológico, especialmente se o tempo impediu alguém de fazer o seu trabalho. As imagens também são um ótimo complemento para o seu registro, pois geralmente retratam a situação no local de uma forma muito mais precisa.
Embora o restante das informações contidas em um registro diário de construção possa às vezes ser considerado superficial e nem sempre necessário, a maioria das organizações considera que é importante em caso de divergências jurídicas no futuro.
Afinal, se alguma coisa for deixada de fora desses registros diários, pode ser interpretado como algo que está sendo escondido. Isso pode abrir vários problemas que poderiam simplesmente ser evitados dedicando um tempo para preencher tudo detalhadamente.
