O planejamento está no centro de todo projeto de construção, mas muitas vezes o cronograma mestre não reflete a realidade do local. Como gerente de projeto, é extremamente importante que você dê vida ao seu plano de projeto, movimentando toda a comunicação e colaboração da equipe em um ambiente dinâmico em tempo real.
Dessa forma, a programação é atualizada com dados direto do site e você não precisa mais ficar perseguindo as pessoas com telefonemas, e-mails ou mensagens de texto. Este é o primeiro passo para garantir consistentemente que sua equipe contribua para o cronograma, esteja você no local ou não.
E isso não é tudo! Permitir que todas as partes interessadas trabalhem no mesmo programa manterá todos alinhados e tornará mais fácil para elas cumprirem os seus compromissos, bem como assumirem a responsabilidade pela resolução de quaisquer constrangimentos que possam surgir no caminho.
É assim que você traz tranquilidade aos seus projetos, protege suas margens e evita reclamações comerciais.
No entanto, para conectar todos em sua equipe em torno de uma versão compartilhada e ao vivo do programa, você precisa ter as ferramentas certas. Muitos gerentes de projeto tendem a confiar no WhatsApp, no Messenger, em mensagens de texto ou mesmo em e-mails e planilhas do Excel para comunicar o progresso e compartilhar atualizações.
O problema é que essas ferramentas não foram desenvolvidas para equipes de construção e, como resultado, não conseguem fornecer um link para tarefas individuais no cronograma. Então você logo passa horas tentando descobrir o contexto das atualizações que recebe e quais são suas consequências para suas tarefas.
O resultado? Desalinhamento em torno dos marcos do projeto, visibilidade limitada do que está acontecendo no local e interrupção das atividades do local porque os problemas não são escalados com rapidez suficiente.
As 3 dicas para colocar o planejamento no centro de seus projetos
Independentemente do tamanho, orçamento ou prazo de um projeto, uma coisa é sempre certa. Tudo começa com uma forte cultura em torno do planejamento. Só então os diferentes intervenientes do projeto permanecerão sempre alinhados para que as tarefas que acrescentam valor possam prosseguir e encerrar de acordo com os compromissos assumidos em cada semana.
Isso é o que faz a diferença entre uma equipe de construção que está indo bem e uma equipe que está indo muito bem.
Para ajudá-lo a trazer a mesma abordagem proativa em relação ao planejamento para seus projetos, apresentamos abaixo três segredos importantes que você deve sempre ter em mente:
1. Disponibilize seu plano para todos
Como gerente de projeto, você deve sempre pensar no cronograma como o coração do seu projeto. Uma de suas principais responsabilidades é manter o ritmo do seu projeto regular. É como participar de uma corrida. Se quiser ter sucesso, você precisa encontrar o equilíbrio certo e evitar ir muito rápido ou muito devagar.
Para que isso aconteça em projetos com muitos processos repetitivos (hospitais, obras rodoviárias, blocos de apartamentos), é necessário dividir seu programa em tarefas menores e gerenciáveis que agregam valor de forma consistente.
Assim, você poderá planejar com precisão os próximos passos, manter melhor controle do seu projeto e evitar atrasos. Se você planejar suas tarefas em dias, qualquer atraso que possa aparecer provavelmente também resultará em um atraso de alguns dias.
Portanto, em vez de tentar planejar todo o projeto com antecedência, do início ao fim, é melhor implementar programas antecipados de 3 a 6 semanas e vinculá-los ao cronograma mestre. Dessa forma, você terá mais flexibilidade na definição dos próximos marcos e poderá alinhar suas equipes em torno deles com muito mais facilidade.
Mas aí vem o verdadeiro desafio. Muitos gerentes de projetos rapidamente se perdem em um mar de informações desconectadas porque estão usando as ferramentas erradas para conectar seus diferentes cronogramas.
Eles têm seu cronograma mestre em formato de papel, programas detalhados presos no MS Project, inúmeras atualizações do site no WhatsApp e no Messenger, relatórios desatualizados no Excel e aprovações de documentos perdidas em conversas por e-mail.
Trabalhar em todos esses aplicativos torna impossível acompanhar o que está acontecendo em campo. É por isso que você precisa mover todos os dados e comunicações do projeto para a nuvem, como já fez com seus documentos há cerca de uma década.
Se você conectar suas equipes em torno de uma versão centralizada e ativa do programa, também conectará seus dados e seus fluxos de trabalho. Esses são componentes-chave para construir confiança entre suas equipes, tornando-se mais proativos na resolução ou ainda melhor na prevenção de imprevistos e, em suma, construindo melhor.
2. Obtenha visibilidade e clareza de onde seu projeto realmente está
Imagine que há um grupo de cientistas vendados que vai inspecionar um elefante pela primeira vez. Eles nunca viram um antes em suas vidas, então tentarão entender como é apenas tocando-o. O problema é que todos os cientistas têm os olhos tapados e poderão inspecionar o elefante num local específico sem poder trocar dados e comunicar as suas descobertas aos outros.
Logo, eles começam a discordar porque cada um deles obtém uma imagem diferente e ao mesmo tempo distorcida da aparência de um elefante. Quem inspeciona sua cauda pensa que o elefante é como uma cobra, quem toca sua perna acredita que o elefante é como uma árvore e o terceiro que inspeciona suas orelhas pensa que ela se parece com um leque. A menos que tenham acesso ao panorama completo e parem de trabalhar em silos, nunca serão capazes de apresentar uma versão fiável e precisa da verdade.
Isso soa familiar? É exatamente assim que é trabalhar em um cronograma de construção que não é compartilhado em um ambiente colaborativo e em tempo real. O programa permanece bloqueado no MS Project ou Excel, impossibilitando o alinhamento dos gerentes de projeto e encarregados de obra com o restante da equipe. Ninguém pode ter certeza de que a versão do cronograma que tem em mãos reflete a realidade. Eles estão ficando frustrados enviando e-mails tentando descobrir onde estão. Como cientistas vendados que inspecionam um elefante. Enquanto isso, o gerente do projeto e o encarregado da obra ficam sobrecarregados tentando coletar vários documentos e atualizações de diferentes fontes para atualizar seu plano. Porém, mesmo depois de gastar 40% do seu dia nisso, eles ainda não conseguem ter certeza absoluta se as tarefas que priorizaram trazem valor ou se as promessas que ouviram da equipe sobre o encerramento de uma atividade são confiáveis.
É por isso que mover as informações do seu projeto para a nuvem é tão essencial. Isso o ajudará a conectar os pontos e manter todos os membros da equipe na mesma página.
Mas se engana quem acredita que você pode contar com ferramentas como WhatsApp, Excel e MS Project para isso. Por melhores que sejam, essas soluções não foram criadas para a comunicação da equipe na construção.
Em vez disso, você pode querer seguir o exemplo de Raul Hernandez, vice-presidente de desenvolvimento de negócios da empreiteira residencial Grupo Provivienda, que conseguiu reduzir o tempo de construção de uma casa de 310 dias para 60 dias depois:
- movendo seu plano para a nuvem (a mesma coisa que ele já havia feito com seus desenhos).
- não envia mais e-mails para validar a versão mais recente do programa.
- substituindo o MS Project e o Excel, porque eles não eram adequados para a finalidade.
Além disso, como a sua equipa trabalha agora no mesmo programa e está totalmente alinhada, tornou-se mais fácil para os membros da equipa cumprirem os seus compromissos e assumirem a responsabilidade pela resolução de quaisquer constrangimentos que possam surgir. Raul finalmente fica tranquilo porque fluxos de trabalho confiáveis foram implementados e todos estão trabalhando na mesma versão do cronograma.
“Antes, levávamos 310 dias para construir uma casa. Foi devido ao tempo de inatividade entre as atividades. Agora a mesma casa é construída em 60 dias. O que mudou para nós foi conectar as equipes por meio de um programa ao vivo. Se o seu programa não for atualizado com frequência, os problemas no local pioram porque não foram comunicados rapidamente à pessoa certa”, explica Raul.
3. Certifique-se de que sua equipe contribua com o cronograma, esteja você no local ou não
Com que frequência você verifica seu smartphone durante o dia para enviar uma mensagem, tirar uma foto ou apenas ler as notícias? Um usuário médio de smartphone faz isso algumas vezes por hora. Por que então há tanta resistência por parte das pessoas no local quando há uma sugestão de trazer smartphones para o campo para controle do cronograma de progresso e relatórios do cronograma de progresso?
As pessoas no local devem poder pegar no telefone e contribuir com atualizações em tempo real num local partilhado na nuvem, onde todas as partes interessadas possam facilmente responder, adicionar os seus comentários ou tomar medidas para prevenir ou ultrapassar um constrangimento.
É disso que se trata a conectividade na construção quando a discussão gira em torno do planejamento. Trata-se de aproximar o site e as pessoas e de combinar o físico com o virtual. Em outras palavras, conectar atualizações de campo e fotos tiradas no local com relatórios de progresso em um único local aberto a todas as partes relevantes. Posteriormente, este local central será utilizado para partilhar progressos, assinalar problemas e reagir a estrangulamentos em tempo útil.
Isso é algo que os players da indústria com visão de futuro, como VolkerFitzpatrick, que mencionamos anteriormente, já estão fazendo ativamente:
“Nosso programa é atualizado em nível de site. Isso significa que o supervisor operacional nos fornece as informações do site. Então tiramos fotos; recebemos atualizações. Isso permite que a equipe assuma mais responsabilidade e nos proporciona visibilidade de toda a equipe do local”, destaca Matt Ghinn, da VolkerFitzpatrick.
Então, no final das contas, trata-se de ter os olhos no local o tempo todo, sem necessariamente ter que estar lá fisicamente. É assim que você pode permanecer conectado de forma consistente com suas equipes e apoiar a entrega de atividades que agregam valor para garantir a conclusão bem-sucedida do seu projeto.
Mantenha suas equipes sempre alinhadas em torno dos marcos!
A esta altura, você já deve ter uma compreensão clara do que precisa fazer para dar vida à sua programação e salvaguardar as margens de seus projetos repetitivos. Se você quiser dar o próximo passo e descobrir quais ferramentas podem ajudá-lo a implementar essa nova abordagem em seus projetos.
