Os projetos MEP envolvem múltiplas disciplinas de engenharia e a coordenação é fundamental desde a fase de design. Os sistemas mecânicos, elétricos e hidráulicos envolvem muitos tipos de equipamentos, bem como dutos de ar, tubulações e conduítes, e é importante garantir que não haverá sobreposição entre os diferentes componentes do sistema. Em geral, sobreposições de equipamentos e especificações conflitantes são menos dispendiosas para corrigir quando detectadas precocemente: modificar um projeto esquemático geral é mais fácil do que editar desenhos e especificações detalhadas e, mesmo assim, ambas as atividades são muito menos dispendiosas e mais simples do que alterar uma parte do projeto que já foi construído ou montado.
Os sistemas mecânicos, elétricos e hidráulicos exigem diferentes conjuntos de conhecimentos e habilidades para serem projetados, e existem padrões e códigos específicos para cada local. Contudo, as equipes de design não devem trabalhar isoladamente, pois isso leva a alterações demoradas posteriormente no processo de design. É importante ressaltar também que as mudanças não afetam todas as equipes da mesma forma: o que é considerado uma mudança pequena para uma equipe pode representar um retrabalho considerável para outra.
A melhor maneira de iniciar um projeto MEP é com uma reunião inicial, pois ajuda a construir a sinergia da equipe e garante que todos estejam na mesma página antes de prosseguir. O Project Management Body of Knowledge (PMBOK), publicado pelo Project Management Institute (PMI), fornece informações valiosas e melhores práticas sobre a melhor forma de conduzir um projeto, aplicável a todas as áreas de negócios, não apenas à engenharia mecânica e elétrica.
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A reunião inicial é uma oportunidade para revisar o projeto tanto do ponto de vista técnico quanto gerencial.
- Revisão dos requisitos de construção básica: Independentemente da ocupação final, os projetos de construção comercial são frequentemente entregues como uma estrutura primária com uma envolvente de construção e sistemas de construção básicos, como instalações MEP. A construção base também é conhecida como “shell and core”, onde cada inquilino condiciona espaços individuais conforme necessário.
- Expectativas de gestão: Uma reunião inicial garante que todas as equipes de design e empreiteiros estejam em sintonia com relação à forma como o projeto será gerenciado. Isto inclui a forma como o sucesso do projeto será avaliado, bem como a documentação envolvida, os procedimentos de comunicação e as regras que todos devem seguir.
Passo 01: Apresentando a Equipe do Projeto
O planejamento do projeto envolve não apenas o agendamento de tarefas, mas também a criação da estrutura organizacional. A principal característica das organizações de projetos é que elas são temporárias, diferentemente das empresas, sendo necessário formar equipes e obter sinergia em menos tempo. Num projeto MEP, a reunião inicial é uma excelente oportunidade para realizar as seguintes tarefas:
- Apresentar a estrutura organizacional do projeto a todas as equipes e seus membros, e o lugar que ocupam nela.
- Fornecendo uma visão geral das equipes envolvidas. Eles podem ser classificados por sua função, como engenharia mecânica, elétrica ou hidráulica; ou pela fase do projeto em que estão envolvidos, como projeto, construção ou comissionamento.
É claro que compartilhar informações de contato é muito importante em qualquer reunião inicial, uma vez que todas as equipes e seus membros assumem oficialmente suas funções a partir desse momento.
Passo 02: Revisão do Escopo e Plano do Projeto
Uma vez que os membros da equipe do projeto estejam cientes de suas funções, o próximo passo é fornecer uma análise detalhada do trabalho a ser concluído. Um projeto é primeiro dividido por disciplinas técnicas e depois programado. Por exemplo, uma grande divisão de trabalho pode ser chamada de “Engenharia Elétrica”, que é ainda dividida em categorias como “Quadros de Distribuição”, “Sistemas de Iluminação” e “Motores Elétricos”.
Geralmente, a divisão de um projeto por atividades é fornecida pela Estrutura Analítica do Projeto (EAP), enquanto o cronograma é realizado com um Diagrama de Gantt que se baseia na EAP. O cronograma do projeto também envolve marcos e prazos:
- Um marco representa a conclusão de uma atividade-chave ou grupo de atividades em um projeto.
- Os prazos são as últimas datas aceitáveis em que atividades específicas podem ser entregues, e há também um prazo global para o projeto.
Embora marco e prazos não sejam a mesma coisa, normalmente estão relacionados. Como os marcos indicam a conclusão de etapas fundamentais na entrega do projeto, é comum encontrar um ou mais prazos associados a eles.
Definir como o progresso será acompanhado
Um plano de projeto é apenas uma linha de base com a qual o progresso real será comparado, e também é importante definir como isso será realizado. Em uma reunião inicial, é muito importante responder às seguintes perguntas:
- Com que frequência o supervisor do projeto visitará o local?
- Que informações ou documentos serão solicitados pelo supervisor?
- Com que frequência cada contratante deve entregar relatórios de progresso? Qual é o formato necessário?
O método do valor agregado (EVM) é um método muito poderoso para acompanhar o progresso e deve ser discutido na reunião inicial se for usado. Basicamente, o EVM consiste em comparar a linha de base do projeto, o progresso real e o custo real cada vez que um relatório de progresso é entregue. Com o EVM é possível determinar se um projeto está atrasado ou excedendo seu orçamento.
Outra ferramenta comum é o diagrama de Gantt de rastreamento, que tem o formato exato do diagrama de Gantt original usado para planejar o projeto. A principal diferença é que o diagrama de Gantt de acompanhamento apresenta o progresso real alcançado e é sobreposto ao diagrama de linha de base à medida que o projeto avança. Dessa forma, é possível saber se atividades específicas estão adiantadas ou atrasadas, o que proporciona maior insight do que apenas saber se o projeto geral está dentro do prazo ou não. Um Gantt de rastreamento permite ações corretivas direcionadas ao lidar com atrasos no projeto.
Passo 03: Visão Geral das Etapas do Projeto e Documentação Correspondente
A documentação é muito importante em todas as etapas de um projeto. O processo de projeto segue um conjunto de requisitos de desempenho, o processo de construção segue desenhos e especificações, e as comparações de comissionamento garantem que os resultados finais e a documentação aprovada correspondam. Finalmente, os documentos e manuais as-built fornecem a base para a operação e manutenção do edifício.
A função de comunicar os requisitos do cliente às equipes de projeto estrutural e MEP normalmente recai sobre o arquiteto do projeto, que também deve garantir que não haja conflito entre os sistemas de construção e o layout arquitetônico. As listas de verificação do arquiteto são uma ferramenta muito poderosa para agilizar o projeto e devem ser revisadas durante a reunião inicial:
- Eles dividem tarefas complexas de design por disciplinas técnicas e em uma sequência de itens que são verificados à medida que são concluídos. O conjunto final de desenhos e especificações de construção pode ser compilado muito mais facilmente com uma lista de verificação.
- As listas de verificação ajudam a conduzir reuniões de forma mais eficaz, abordando pontos-chave com a equipe de projeto ou empreiteiro correspondente.
- Uma lista de verificação permite que o supervisor do projeto realize visitas ao local com mais eficiência. Uma lista de verificação final pode ser preenchida junto com o proprietário do projeto no momento do encerramento do projeto.
Uma reunião inicial eficaz também inclui uma visão geral de todas as principais etapas do projeto e a documentação gerada em cada etapa ao longo do caminho. Os prazos para todas as principais etapas do projeto também devem ser apresentados.
Projeto Esquemático (SD)
Esta é a primeira etapa do processo de entrega do projeto, onde o arquiteto prepara um conjunto de desenhos esquemáticos do projeto com base nas necessidades do cliente. O modelo desenvolvido nesta fase dá uma ideia geral da escala e aparência do projeto, mas carece do detalhamento técnico necessário para que seja construído pelos empreiteiros.
Desenvolvimento de Design (DD)
Durante a fase de desenvolvimento do projeto, o projeto esquemático evolui para um conjunto de desenhos e especificações que podem ser utilizados pelos empreiteiros para executar o projeto. Durante esta fase, as equipes responsáveis pelos projetos estruturais, mecânicos, elétricos e hidráulicos especificarão os respectivos sistemas construtivos e criarão seus layouts. O arquiteto fornece orientação, garantindo que os sistemas de construção individuais sejam projetados, levando em consideração o projeto esquemático.
Arquivamento de Projeto
Nenhum projeto pode prosseguir na cidade de Nova York sem a aprovação do Departamento de Edifícios, e esta etapa só pode ser concluída por um Arquiteto Registrado ou Engenheiro Profissional. As equipes de projeto podem ser obrigadas a alterar seus modelos, desenhos e especificações durante esta fase, até que um conjunto de documentos aprovado seja obtido.
Documentos de Construção (CD)
Esta é a documentação que foi aprovada pelo Departamento de Edifícios de Nova York, fornecendo a base para a construção física do projeto. Se o resultado final corresponder aos Documentos de Construção aprovados e cumprir todos os requisitos de comissionamento, o edifício poderá ser legalmente utilizado para a ocupação pretendida; caso contrário, o DOB solicitará alterações até que o projeto concluído corresponda aos documentos aprovados.
Documentos Finais: Desenhos As-Built, Manuais de Operação e Manutenção
Normalmente, o empreiteiro deverá preparar um conjunto de desenhos conforme construído, com base nos desenhos aprovados e refletindo o estado do projeto concluído. Dependendo do sistema predial, também poderão ser solicitados envios de equipamentos e Manuais de Operação e Manutenção.
Passo 04: Definindo Canais de Comunicação e Ferramentas de Colaboração
Outro aspecto importante de uma reunião inicial é a definição de canais e procedimentos de comunicação. Num projeto multidisciplinar com várias equipas, como é o caso do MEP, não gerir a comunicação pode gerar confusões, principalmente no que diz respeito às versões e especificações dos documentos. À medida que a documentação do projeto é apresentada, é importante apontar quem é o responsável por gerá-la e a quem ela deve ser endereçada, bem como o canal de comunicação a ser utilizado.
Todas as plataformas de colaboração a utilizar no projeto também deverão ser apresentadas e discutidas nesta fase. Lembre-se de que um único projeto pode utilizar diversas plataformas, cada uma com uma finalidade diferente. Por exemplo, um projeto MEP de grande escala pode usar uma plataforma de gerenciamento de projetos como o Primavera P6 e uma plataforma de engenharia colaborativa como o Revit MEP da Autodesk. Neste caso, a plataforma de gerenciamento de projetos é usada para coordenar tarefas, e a plataforma de engenharia é usada para realizar tarefas de design e especificação e, em seguida, para auxiliar no progresso e no rastreamento de custos.
O software de gerenciamento de projetos e o Building Information Modeling (BIM) estão entre as ferramentas mais poderosas que podem ser implantadas em plataformas de engenharia modernas. O software de gerenciamento de projetos fornece uma maneira conveniente de atribuir e rastrear atividades do projeto, ao mesmo tempo que oferece mensagens e correspondência integradas. Por outro lado, o BIM é de grande ajuda para evitar sobreposições de equipamentos e especificações conflitantes, ao mesmo tempo que permite calcular listas de materiais e orçamentos com muito mais rapidez. Em ambos os casos, um banco de dados de documentos do projeto garante que todos estejam trabalhando com as versões mais recentes dos arquivos.
Informações Adicionais: Gestão de Riscos e Regras Específicas do Cliente
Gerenciar riscos é tão importante em um projeto que o Project Management Institute dedica um capítulo inteiro do PMBOK ao tema. A gestão de riscos pode ser resumida da seguinte forma:
- Plano de gerenciamento de riscos: A abordagem para lidar com os riscos, incluindo como eles serão avaliados e o planejamento de quaisquer comunicações associadas.
- Impacto e probabilidade do risco: Cada risco é único em termos de impacto e probabilidade. Por exemplo, as catástrofes naturais e as guerras têm um impacto elevado, mas uma probabilidade muito baixa de ocorrer, enquanto os atrasos nas entregas de materiais e os erros de comunicação têm um impacto baixo e podem ser facilmente remediados, mas ocorrem em quase todos os projectos.
Durante a reunião inicial, é importante salientar que a gestão de riscos deve ser um processo contínuo e não uma atividade única. Em primeiro lugar, as condições do projecto mudam à medida que avança; por exemplo, o risco de acidente com guindaste é zero se um projeto ainda estiver na fase de fundações e trabalhos de base.
Ao entregar um projeto MEP, trabalhar com segurança é tão importante quanto cumprir os requisitos técnicos. Muitos clientes têm protocolos de segurança internos que todos os funcionários devem seguir e, quando há prestadores de serviços externos envolvidos, eles também devem segui-los. Em muitos casos, o não cumprimento das regras pode resultar na proibição de um contratante regressar ao projecto, o que perturba o fluxo de trabalho de todas as partes interessadas envolvidas. Se regras como essas estiverem presentes em um projeto, elas deverão ficar claras durante a reunião inicial.
