A gestão de projetos é uma metodologia criada para planejar e executar diversos projetos de forma que sejam bem-sucedidos. Um bom gerenciamento de projetos é fundamental para qualquer organização, pois é nessa fase que se torna possível a separação das ideias legais e que não são viáveis. Neste artigo, falaremos sobre gestão de projetos, porque fazer e muito mais.
O que é um projeto?
O Project Management Institute, uma organização para profissionais de gestão de projetos ao redor do mundo, define, através do PMI Lexicon of Project Management Terms, que um projeto é:
"Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado específico"
Isso significa que um projeto é um conjunto de tarefas e atividades, já que têm um objetivo claro e um prazo determinado. Esses projetos podem ser para otimizar algum processo da empresa, como um projeto de inovação incremental ou ainda para desenvolver algo novo para a organização, como um projeto de inovação radical.
O que é gerenciamento de projetos?
A gestão de projetos é a aplicação de ferramentas, técnicas e práticas para que um projeto seja bem-sucedido. Essa gestão proporciona ordem ao processo, otimizando-o para que o empreendimento seja realizado no menor tempo possível, aproveitando todos os recursos disponíveis.
O modelo é faseado em grupos de ações e tarefas que devem ser colocados na prática ao longo de um projeto. Essas etapas e boas práticas para realização de projetos foram definidas no PMBoK, o guia de conhecimento em gerenciamento de Projetos do PMI. Vejamos quais são essas fases:
Iniciação
Nessa fase são realizados os processos para determinar quais resultados devem ser esperados pelas partes ao final do empreendimento. Aqui também está definido o escopo do projeto, bem como uma previsão de custos e um cronograma preliminar. Tudo isso é fundamental, pois o projeto é iniciado após a aprovação desses pontos.
Planejamento
Essa é uma das fases mais importantes da gestão de projetos. Neste momento os responsáveis pelo projeto detalham alguns pontos, como o custo de cada ação, o objetivo e o cronograma. A documentação do processo de planejamento também é uma ótima fonte de informações para tomar decisões ao longo do empreendimento.
Execução
Nesse ponto do projeto que o trabalho definido foi colocado anteriormente na prática, é uma fase que o empreendimento sai do papel para se tornar realidade. Vale ressaltar que, durante a execução, é possível que o planejamento deva ser revisitado. Isso ocorre por conta de imprevistos que podem surgir.
Monitoramento e controle
Nessa etapa ocorre o acompanhamento das ações que estão sendo realizadas, fazendo análises da qualidade das entregas e garantindo que tudo esteja conforme o que foi planejado para informar às partes interessadas. Essa fase não se trata de um processo único e isolado, é uma ação contínua. Dessa forma, nada se perde ao longo do projeto.
Encerramento
Os processos dessa fase formalizam a conclusão do projeto. Isso inclui a finalização de contratos, validação final do empreendimento com as partes interessadas. Uma solução para validar um projeto com o público é fazer um MVP, assim você pode testar as hipóteses para decidir levar o projeto para o core business da empresa. Além disso, é importante que, ao finalizar um projeto, os aprendizados adquiridos ao longo dos processos sejam documentados, sejam eles positivos ou não.
Por que fazer gestão de projetos?
Fazer a gestão dos projetos traz diversos benefícios para a empresa. Conheça alguns deles a seguir:
Otimização de tempo
Com um planejamento bem feito, é possível criar um cronograma real e com um monitoramento sendo realizado continuamente, é possível verificar se ele está sendo cumprido. Além disso, também é possível mapear as melhores formas de otimização dos processos, para que sejam feitos com a melhor qualidade no menor tempo.
Minimização dos riscos
A gestão de projetos fornece uma enorme quantidade de informações sobre o empreendimento em questão, dessa forma, pode-se mapear os riscos e imprevistos que podem surgir ao longo dos processos. Com isso em mãos, o gestor estará preparado para solucionar possíveis questões.
Agilidade na tomada de decisões
Na gestão de projetos, todas as informações fáceis para o andamento do projeto são coletadas no início dos processos. Assim, todas as decisões são baseadas em dados, tornando-as mais assertivas. Essas informações também ajudam a pensar em soluções quando algo sai do programado.
Equipes mais engajadas
O gerenciamento de projetos é realizado por um gestor, mas a execução dos projetos é um trabalho de equipe. Os times formados para executar projetos, em um prazo determinado, tornam-se mais engajados, pois estão em busca de conquistar um objetivo em comum. Uma boa prática para estimular a criatividade na hora de pensar soluções é formar squads, com pessoas de diferentes áreas.
Gestão de projetos e inovação
Quando um projeto é criado muda o ambiente em que será aplicado, este é um projeto de inovação. Mas uma característica inovadora que possui, não descartou a necessidade de gestão de projetos.
As ideias inovadoras têm alto risco, mas também podem ter alto retorno. Por isso a gestão de projetos é tão importante frente à inovação, com ela, é possível entender se um projeto deve ser continuado mais rapidamente.
Outra forma de relacionar o gerenciamento de projetos com a inovação é pensar no tipo de empreendimento que será feito. Por exemplo: se uma empresa deseja desenvolver um novo produto para atender a uma necessidade do seu cliente, não é necessário fazer isso internamente, ela pode buscar novas soluções através da inovação aberta. Buscar recursos externos é uma ótima opção para ter uma visão diferente do mercado.
Conclusão
É quase impossível pensar em desenvolver projetos em uma organização sem a gestão de projetos. Essa prática é capaz de melhorar vários processos internos e até mesmo desenvolver novas soluções.
O gerenciamento de projetos é um processo altamente eficaz e praticá-lo em sua empresa trará benefícios consideráveis, a curto e longo prazo.
