A automação robótica de processos (RPA) pode ajudar a automatizar tarefas cada vez mais complexas. Isso pode liberar o tempo dos seus funcionários para atividades de maior valor, se você compreender as advertências.
Ao ouvir a palavra “robô”, você pode imaginar um ser quase senciente de um filme de ficção científica ou talvez a adorável ajudante doméstica Rosey dos desenhos animados dos Jetsons. Embora estejamos muito longe de robôs humanóides ou assistentes de escritório prestativos, a ideia de “inteligente”Ferramentas que podem nos ajudar a realizar tarefas úteis estão chegando ao local de trabalho.
Várias ferramentas que se enquadram na categoria geral de automação robótica de processos (RPA) estão surgindo e vale a pena investigar. Essas ferramentas não são robôs físicos, mas tecnologia digital que imita os movimentos do mouse e as teclas digitadas enquanto “lêem” os dados que aparecem na tela. Eles podem tomar decisões básicas baseadas em regras e alterar o seu desempenho com base nessas regras.
Uma simples automação poderia “ler” os campos de uma coluna de uma planilha de faturas vencidas, criar um e-mail com uma cópia da fatura anexada e enviá-lo para um cliente inadimplente. Automações mais sofisticadas podem receber e-mails e, com base no texto, atualizar alguns dados em seu software de contabilidade, encaminhar o e-mail para outro departamento com informações adicionais ou sinalizar o e-mail para processamento humano.
Muitas dessas ferramentas são projetadas, pelo menos teoricamente, para não programadores, e várias têm versões gratuitas disponíveis ou estão incluídas em software baseado em nuvem, como o Power Automate da Microsoft.MT.
Em um ambiente de trabalho onde é difícil encontrar e reter talentos, a RPA pode automatizar tarefas rotineiras e desinteressantes e liberar pessoas caras para realizar trabalhos mais valiosos. O RPA também nunca dorme e pode ser usado para realizar trabalhos fora do expediente e, muitas vezes, com produtividade maior do que a dos humanos.
Primeiros passos com RPA
Em termos gerais, existem duas abordagens para começar a usar RPA, que podem ser executadas simultaneamente, se desejado.
Abordagem liderada por TI
A primeira é centralizar a implantação de RPA: a TI seleciona um pacote de software RPA padrão e, em seguida, projeta, implanta e mantém automações para outras partes da empresa.
Essa abordagem provavelmente é confortável para a maioria dos departamentos de tecnologia, pois segue o mesmo fluxo dos projetos típicos de desenvolvimento ou aprimoramento de aplicativos. Os requisitos são coletados de usuários potenciais e, em seguida, as ferramentas são desenvolvidas, testadas e, por fim, implantadas. Essas tarefas podem ser realizadas internamente ou com a ajuda de um parceiro confiável. Uma implementação de RPA liderada por TI geralmente é apropriada para automações mais complexas, pois os benefícios de usar seu talento tecnológico para resolver um problema são compensados pelos prazos mais longos exigidos na maioria das organizações de TI.
Abordagem liderada pelo usuário
A outra abordagem é fornecer ferramentas e algum treinamento básico aos usuários que possam se beneficiar do RPA. Algumas das comunidades de usuários que mais podem se beneficiar do RPA são aquelas que lidam com vários sistemas e gastam uma quantidade significativa de tempo realizando manipulações básicas de dados entre sistemas. Muitas vezes você pode identificar esses grupos como departamentos cheios de pessoas que usam monitores duplos com um aplicativo de “fornecimento de dados” em uma tela e um aplicativo de “recebimento de dados” na outra.
Embora nem todos estejam dispostos ou interessados em aprender RPA, você provavelmente encontrará uma ou duas pessoas que adotarão a tecnologia assim que perceberem os benefícios para seu trabalho. Escolha uma das ferramentas mais simples que usa uma interface gráfica ou baseada na web ou fornece treinamento simplificado para começar.
Ajude esses indivíduos a identificar uma tarefa simples de automação para iniciar e designe-lhes um “amigo” de TI para ajudar a responder perguntas. Você pode se surpreender com o entusiasmo gerado quando um indivíduo não técnico desenvolve uma automação simples que pode fazer pouco mais do que copiar dados de uma planilha para outra. No entanto, este pode ser o início de uma economia de tempo significativa com um investimento mínimo de tempo por parte da TI.
Os desafios da RPA
Existem dois desafios principais para a RPA em seu estado atual. A primeira é que, tal como muitas tecnologias mais recentes, o fosso entre o marketing e a realidade pode por vezes ser grande. Os fornecedores sugerem que “qualquer pessoa” pode treinar rapidamente suas automações e que elas oferecem inteligência semelhante à humana.
A verdade é que a maioria dessas ferramentas ainda é baseada em regras e exige que você defina regras explícitas que informem suas atividades. Um RPA não pode determinar se uma linha numa folha de cálculo representa um cliente antigo que deve ser tratado com cuidado ou um novo cliente que falha repetidamente no pagamento da sua fatura, a menos que exista uma regra claramente definida para fazer esta distinção. Tecnólogos e usuários empresariais acostumados com planilhas complexas devem ser capazes de compreender essa nuance. Ainda assim, aqueles que não estão acostumados a destilar requisitos em conjuntos de regras lógicas podem esperar mais do que a tecnologia pode oferecer.
As ferramentas de treinamento e desenvolvimento para RPA também podem variar. A maioria das ferramentas inclui algum tipo de componente de treinamento gráfico, mas, em última análise, exige que o usuário se aprofunde em alguma forma de programação para todas as automações, exceto as mais rudimentares. Isso pode variar desde programação visual semelhante a um fluxograma até o uso de uma linguagem de programação comum como JavaScript.
O segundo desafio é decifrar com quais aplicativos sua ferramenta RPA é compatível, especialmente porque vários fornecedores oferecem diversas versões de suas ferramentas RPA. O Power Automate da Microsoft, por exemplo, tem uma versão baseada na web que é fantástica para manipular arquivos e componentes do ecossistema de nuvem da Microsoft, mas não pode abrir um aplicativo na área de trabalho do usuário e não possui integrações com alguns outros serviços de nuvem. A versão desktop do Power Automate pode abrir aplicativos de desktop e manipular aplicativos, mas possui uma interface diferente e recursos ligeiramente diferentes.
Vale a pena experimentar ferramentas e tecnologias que você já possui como parte de outras assinaturas. No entanto, se você pretende investir pesadamente em RPA, certifique-se de compreender as nuances das plataformas que está considerando e se elas funcionarão com os aplicativos e ferramentas que seus usuários precisarão para automatizar.
Embora seja improvável que vejamos cubículos cheios de autômatos sorridentes tão cedo, o RPA é uma ferramenta valiosa que vale a pena investigar. É fácil começar com automações de baixo custo usando uma ferramenta que você já possui, explorar automações complexas lideradas por TI e capacitar seus usuários a criarem suas próprias automações para tarefas rotineiras.
