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A comunicação eficaz é a base para a execução bem-sucedida de projetos no mundo da terceirização de desenvolvimento de software. Ao estabelecer canais de comunicação claros, promover um ambiente colaborativo e utilizar ferramentas de comunicação apropriadas, as equipes permanecem engajadas umas com as outras enquanto superam desafios comuns que impedem algumas de alcançar seus objetivos estratégicos de negócios.
Ainda assim, muitas empresas enfrentam dificuldades para encontrar as ferramentas certas para as suas necessidades de comunicação com empresas terceirizadas e implementá-las de forma eficaz. Felizmente, há muitas maneiras de ajudar a agilizar o processo para a equipe interna e o provedor de serviços quando se trata de terceirização de comunicação.
Estabelecendo canais de comunicação claros
Como você se comunica de forma eficaz com seu provedor? Siga esses passos.
Escolhendo as ferramentas certas
Algumas equipes ficam sobrecarregadas com a quantidade de métodos e ferramentas disponíveis. Para funcionários em tempo integral e parceiros terceirizados, eles incluem:
- Mensagem instantânea: As mensagens instantâneas são ideais para conversas rápidas e produtivas no escritório ou até mesmo no mundo com parceiros terceirizados. Aplicativos como Slack e Microsoft Teams criam um fórum aberto para solução de problemas mais fácil e rápida e feedback em tempo real.
- Vídeo conferência: Embora seja sempre útil escrever as coisas, as reuniões presenciais costumam ser a forma mais eficaz de interação dos profissionais. Ao trabalhar com uma empresa terceirizada, isso pode ser um desafio, pois elas podem estar localizadas em países diferentes. Felizmente, ferramentas de videoconferência como Zoom e Google Meet ajudam empresas e empresas terceirizadas a se conectarem em um ambiente virtual e presencial.
- Gerenciamento de projetos: Os membros das equipes internas e terceirizadas precisam saber o foco e o status do projeto o tempo todo. As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam a facilitar a vida de todos, permitindo que todos entendam o status do projeto, bem como suas tarefas individuais. Alguns favoritos são Trello, Asana e Monday.
- Colaboração de Documentos: Os dias em que era necessário escrever documentos no Microsoft Word e esperar que o computador não funcionasse mal sem salvá-los acabaram graças às novas ferramentas de colaboração de documentos como OneDrive, Google Docs e Confluence. Com essas ferramentas, os membros da equipe colaboram em documentos, fazem comentários e editam sem nunca sair de suas mesas ou enviar anexos.
É importante que os líderes empresariais considerem os principais benefícios de cada ferramenta e as competências de sua equipe. Cada profissional deve ser capaz de acessar essas ferramentas de forma eficaz com base em suas necessidades específicas.
Marcando reuniões regulares
As reuniões regulares beneficiam muito as equipes enquanto trabalham nos projetos. Ao agendar reuniões recorrentes para atualizações do projeto, as equipes obtêm informações sobre fatores importantes, como o progresso de outras equipes, atualizações e assim por diante. Essas reuniões podem vir na forma de reuniões diárias, reuniões semanais de progresso ou revisões mensais. Os líderes de equipe devem ajustar a frequência das reuniões com base nas necessidades e fases do projeto.
Ao trabalhar com uma equipe de terceirização de software, a empresa contratante também deve abordar as diferenças de fuso horário e se esforçar para encontrar um horário adequado para todos os envolvidos no projeto.
Definindo expectativas de comunicação
É importante estabelecer expectativas para garantir uma comunicação perfeita entre os clientes e a empresa terceirizada.
Criando um Plano de Comunicação
A única maneira de a comunicação ser eficaz é se todos estiverem na mesma página. Os líderes empresariais devem estabelecer quais canais usarão para o projeto, bem como os prazos de resposta esperados. Devem também atribuir responsabilidades específicas para tarefas de comunicação em conformidade.
Definindo Limites e Disponibilidade
Os limites são tão importantes quanto a própria comunicação. Os membros da equipe devem conhecer o horário de trabalho de seus colegas e respeitar as diferenças culturais, incluindo feriados/folgas. Isso ajuda a manter a comunicação saudável. No entanto, os líderes do projeto devem estabelecer um sistema de comunicação urgente, apenas para garantir.
Cultivando um ambiente colaborativo
A colaboração é fundamental para uma comunicação perfeita. Veja como cultivar um ambiente colaborativo.
Incentivar o diálogo aberto
As equipes devem conhecer o funcionamento interno de todo um projeto, pois os líderes de equipe devem promover uma cultura de transparência no escritório e com a equipe terceirizada. Eles devem se esforçar para resolver os problemas de maneira proativa, eficiente e respeitosa e usar feedback construtivo para impulsionar melhorias.
Construindo Relacionamentos e Confiança
As equipes precisam sentir que têm a capacidade de confiar e contar com seus colegas terceirizados e internos. Os líderes de equipe devem tentar encorajar atividades de união de equipe para ajudar a construir esse tipo de cultura sem fazê-los parecer cafonas ou incômodos por tirar um tempo do dia de trabalho. Coffee breaks virtuais e momentos para comemorar as conquistas da equipe são boas maneiras de ajudar a fomentar esse ambiente de trabalho.
Avaliando o ROI da comunicação eficaz na terceirização
Existe uma grande correlação entre a comunicação de um projeto e seu sucesso. Equipes que não se comunicam acabam em desastre. A comunicação simplificada ajuda a evitar problemas ou falhas de comunicação no futuro.
Identificando as principais métricas para medir o sucesso da comunicação
Os líderes de equipe monitoram o desempenho do seu plano de comunicação e usam esses dados para projetos futuros. As métricas a serem monitoradas incluem tempos de resposta, taxas de resolução de problemas e satisfação geral da equipe. Com base nessas métricas, eles devem ajustar os processos necessários para impulsionar a melhoria contínua.
Alinhando a comunicação com os objetivos estratégicos de negócios
A comunicação eficaz é extremamente importante para atingir as metas de negócios, independentemente do setor. Os líderes empresariais devem definir expectativas tanto para as equipes internas quanto para os parceiros terceirizados.
Superando desafios comuns de comunicação na terceirização
Trabalhar com uma equipe terceirizada às vezes apresenta desafios de comunicação durante um projeto. Essas questões vão desde o microgerenciamento até os membros da equipe fazerem suposições ou até mesmo não conhecerem todas as suas funções. Para evitar estes problemas, os líderes devem garantir que a sua cultura de transparência se traduz em que todos saibam que devem fazer perguntas, esclarecer e comunicar excessivamente quando necessário.
Aproveitando a comunicação para inovação e agilidade
A comunicação clara e aberta não é apenas útil, mas também ajuda a promover a inovação em equipes internas e terceirizadas. À medida que os membros da equipe se conhecem, eles trocam ideias, ajudando o projeto. Trabalhar em um ambiente ágil também mantém todos atualizados e informados.
Gerenciando barreiras linguísticas e culturais
Pode haver barreiras culturais quando você trabalha com equipes terceirizadas, por isso é importante estabelecer um plano para gerenciá-las antecipadamente.
Fornecimento de suporte linguístico
Terceirizar muitas vezes significa trabalhar com pessoas de outros países e culturas e com diferentes línguas nativas. Talvez seja necessário quebrar algumas barreiras linguísticas com treinamento, ferramentas de tradução e paciência extra de todos os envolvidos. Ao trabalhar com falantes não nativos do mesmo idioma, todos devem se esforçar para usar uma linguagem clara, concisa e significativa para ajudar a garantir o menor número possível de falhas de comunicação.
Abraçando a Diversidade Cultural
Você também terá a oportunidade de aprender sobre novas culturas e idiomas quando as empresas promoverem uma cultura de inclusão e respeito. As empresas contratantes devem considerar sessões de treinamento cultural e criar políticas que respeitem as nuances culturais para evitar possíveis mal-entendidos.
Conclusão
A comunicação regular é a base sobre a qual empresas e equipes terceirizadas formam relações de trabalho sólidas enquanto concluem projetos com sucesso. Os líderes devem promover uma cultura de inclusão e respeito com equipes multiculturais terceirizadas, ao mesmo tempo que estabelecem requisitos, limites e expectativas claros.
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Fonte: BairesDev
