Quase todos nós, de uma forma ou de outra, usamos o WhatsApp em algum momento de nossas vidas para nos comunicarmos com nossos amigos, familiares e até colegas.
O que torna o WhatsApp tão popular é a facilidade de troca de mensagens e fotos com seus contatos. Um usuário pode ser administrador ou participante de vários grupos do WhatsApp e se comunicar de maneira diferente dependendo dos membros e do escopo de cada grupo.
Mas e quanto a usar o WhatsApp em suas obras? Isso poderia funcionar?
A resposta curta é não. Por melhor que seja, o WhatsApp não é suficiente para executar projetos de construção complexos. E podemos explicar porquê:
1. O WhatsApp não é feito sob medida para construção
Ferramentas como WhatsApp e Excel podem ser ótimas para outras ocasiões, mas não podem oferecer a visibilidade do site que você procura. Mais analiticamente:
- Eles não fornecem uma visão “ao vivo” local e compartilhável do projeto.
- Os dados compartilhados por meio deles não possuem conexão com o plano diretor. Isso torna difícil para as pessoas verem onde as coisas estão em geral e quais tarefas estão progredindo, o que vem a seguir e quem é responsável por quê.
- A informação está dispersa em muitas plataformas diferentes, dificultando o processo de denúncia.
Rapidamente fica claro que o uso de ferramentas erradas pode realmente impactar seu planejamento antecipado. Suas equipes não terão uma visão em tempo real do projeto e não haverá clareza sobre quem é responsável pelo quê, levando a uma tomada de decisão lenta e disfuncional.
2. Não existe uma única fonte de verdade
Os gerentes de projeto gastam quase 40% do seu tempo buscando atualizações ou criando relatórios intermináveis. Mas não deveria ser assim.
Não há razão para as equipes de projeto ficarem presas em reuniões que demoram muito mais do que o necessário só porque muitos dos participantes não têm visibilidade sobre o que está acontecendo no local. Isto só gera ainda mais desconfiança entre as diferentes equipas e alimenta a cultura de culpa em toda a cadeia de abastecimento. Essa é a última coisa que você deseja como gerente de projetos.
E é por isso que da próxima vez que você começar a pensar em seu planejamento antecipado, você precisará reservar um momento e ver se poderia gastar menos tempo em suas tarefas administrativas estabelecendo uma fonte de verdade única e continuamente atualizada. Por melhores que sejam as ferramentas WhatsApp e Excel, eles não podem ajudá-lo com isso.
3. A padronização é impossível
80% do processo é sempre o mesmo. Portanto, padronizar a maneira como você projeta, colabora e, eventualmente, constrói é uma opção válida. Mais importante ainda, isso tirará muita pressão de seus ombros, ajudará a evitar erros antes que eles apareçam e sinalizará problemas críticos em um estágio inicial.
Para isso, você precisa de uma ferramenta específica para construção que o ajude a gerenciar uma grande quantidade de dados históricos para que você possa identificar gradativamente o padrão de desenvolvimento de seus projetos e montar um plano de ação eficaz.
Este é um processo muito delicado que uma ferramenta como o WhatsApp não consegue suportar. A razão é, obviamente, a ausência de uma única fonte de verdade onde a informação possa ser facilmente ligada a tarefas específicas.
4. Seus projetos são vulneráveis a reclamações
A documentação na construção é sempre fundamental. Como gerente de projetos, você deve ser capaz de recuperar informações críticas a qualquer momento para poder responder com eficiência às reclamações em seus projetos. Quando você recorre a ferramentas como WhatsApp e Excel, isso pode ser difícil.
- Alinhamento total entre o Gerente de Projeto e o Encarregado da obra
- Recuperação instantânea de informações sem se afogar em tarefas administrativas
- Comunicação perfeita entre todas as partes interessadas do projeto
- Maior responsabilidade e propriedade de tarefas
5. Sem ligação ao plano
Independentemente do tamanho ou do tipo de sua obra, uma coisa é certa. Todas as suas ferramentas devem estar conectadas ao plano em tempo real garantindo que nenhuma informação seja perdida ou entregue com atraso.
O WhatsApp pode ser uma excelente ferramenta para entregar suas informações em tempo real, mas há um problema sério. Os dados que você compartilha através do WhatsApp (ou Excel, e-mail etc.) não estão vinculados ao cronograma de 3 a 6 semanas nem ao plano diretor.
Esse pequeno mas crucial detalhe torna impossível para você, como Gerente de Projeto, e para sua equipe avaliar a importância de uma atualização no momento em que a recebe. E isso é algo que só um aplicativo desenvolvido para construção pode oferecer a você.
Até agora você já tem uma boa ideia de por que usar o WhatsApp não é suficiente para gerenciar com sucesso seus projetos de construção. Mas é hora de agir!
Graças ao nosso novo guia detalhado abaixo, você tem a oportunidade de explorar como ferramentas específicas de construção podem melhorar a colaboração entre suas equipes e vincular seu local ao plano em tempo real.
