Mova seu cronograma e toda a comunicação do projeto para a nuvem
Mover todas as informações do seu projeto para um local compartilhado e ativo na nuvem garante que todas as partes interessadas acessem os mesmos dados. Ao fazer isso, todos obtêm uma imagem atualizada do que exatamente está acontecendo no local. Quando munidos de informações instantâneas, as pessoas no local podem agir instantaneamente quando surge um problema e resolver qualquer problema antes que ele se expanda desproporcionalmente.
Se os dados e a comunicação do seu projeto não forem disponibilizados a todos em tempo real, informações valiosas do projeto ficarão fragmentadas e “presas” em diferentes ferramentas e formatos, o que causa mal-entendidos, interrupções de trabalho e disputas de construção.
Use uma ferramenta específica para construção
Muitos gerentes de projeto contam com WhatsApp, Excel, Messenger, telefonemas e e-mails para comunicar seu progresso às equipes no local. Estas ferramentas são excelentes para a comunicação de mensagens simples, mas num ambiente de projeto complexo, com múltiplas partes interessadas e atividades relacionadas, este tipo de comunicação fragmentada pode resultar em muita administração desnecessária e perda de tempo. A pior parte? Causa confusão, impossibilitando que as pessoas colaborem de forma eficiente, deixando-as sem uma visão clara da sua posição em termos das suas tarefas individuais. As atualizações sobre erros e restrições chegam tarde às pessoas certas, alimentando atrasos e desperdícios.
É aqui que entra uma ferramenta construída especificamente para a comunicação da equipe na construção. Imagine se você tivesse uma ferramenta que lhe permitisse conectar todas as partes interessadas do projeto em torno da mesma versão ao vivo do seu programa, onde eles poderiam compartilhar atualizações em tempo real entre si. . Ao fornecer a todos a mesma ferramenta onde podem comunicar e partilhar informações críticas facilmente, todos podem tomar decisões informadas com mais rapidez, evitar problemas e resolver problemas antecipadamente, antes que se transformem em ameaças à entrega do projeto. Agora você pode ter uma equipe proativa em vez de reativa.
Concentre-se na preparação
Muitos gerentes de projetos tendem a não ter foco na preparação de um projeto de construção. Ainda há muito espaço para melhorias, exceto no caso de eventos externos fora do controle do gerente de projeto, como o mau tempo.
Porém, uma coisa essencial a ser observada: a preparação não começa nem termina no lançamento de uma obra. A antecipação e a preparação calculadas em torno de ajustes na entrega, pedidos, projetos, decisões e disponibilidade da força de trabalho ajudam a mitigar e evitar questões e problemas que possam surgir no local.
Quando as partes relevantes não conseguem planear e considerar as coisas em conjunto, surgem problemas. Os mesmos problemas podem ocorrer quando a preparação adequada do trabalho acontece com atraso, criando erros e trabalhos ou retrabalhos de última hora.
Um exemplo seria ter seus elementos pré-fabricados entregues com atraso no local. Esse atraso pode impactar enormemente o cronograma do seu projeto. Para evitar este problema no futuro, você deve reunir todas as partes interessadas (engenheiros, fornecedores, compradores, etc.), discutir a causa do problema, identificar outras causas futuras e implementar diferentes cenários de solução. Ao fazer isso, você estabelece uma abordagem proativa de resolução de problemas para a preparação do projeto e resolução de restrições, proporcionando uma vantagem no tratamento de circunstâncias inesperadas para que não acabem em desastre.
Padronize o máximo que puder
Outra chave importante para a colaboração eficaz entre trabalhadores e partes interessadas no local é garantir que as informações do seu projeto sejam padronizadas e comunicadas sem problemas de um trabalhador para outro. A abordagem fundamental, neste caso, é mover o cronograma do seu projeto para a nuvem e coletar todas as tarefas críticas e informações do projeto em um local centralizado para estabelecer uma colaboração perfeita.
Pense em como você arquivaria seus documentos há dez anos. Você os imprimiria diariamente e os armazenaria em um arquivo. Na melhor das hipóteses, você os converteria em PDFs e os enviaria por e-mail às partes interessadas relevantes. Assim que alguém alterava ou ajustava algo no recurso, no design ou na cadeia de suprimentos, era necessário refazer o documento e reenviá-lo para todos. Felizmente, a tecnologia digital mudou completamente a forma como registramos documentos de projetos e divulgamos informações. Mas por que você ainda está preso fazendo a mesma coisa em seu planejamento?
Dê a todos os membros da sua equipe acesso instantâneo às alterações mais recentes, baseando a comunicação da sua equipe em um plano central e dinâmico. Agora os membros da sua equipe sabem exatamente quando aparecer no local. Chega de esperar por tarefas pendentes para começar o dia; eles podem simplesmente reorganizar suas listas de tarefas e trabalhar em uma tarefa diferente para economizar tempo.
Como gerente de projeto, é assim que você ajuda suas equipes e subcontratados: capacitando-os a reconhecer oportunidades que agregam valor ao seu projeto. Isto dá-lhes a lição mais significativa na identificação de elementos para a padronização de um projeto de construção: o que podemos aprender com este processo e como podemos melhorar na próxima vez?
Então você não teria que construir o mesmo apartamento de maneira diferente a cada vez.
Conecte seus horários
Os gestores de projetos, gestores locais, equipas de aquisição e subcontratados atualmente lutam para ver a pilha de mudanças nos seus projetos e os impactos e problemas que estas podem causar. Porque mantêm todas as informações críticas separadas em múltiplas ferramentas e formatos desconectados (Excel, MS Project, Primavera P6, Powerproject, PDFs, notas em papel, quadros brancos, etc.) e as enviam através de vários canais de comunicação (e-mail, SMS, mensagens WhatsApp, telefone chamadas), eles têm dificuldade em ver o quadro geral e não conseguem tomar decisões oportunas e informadas.
Não seria mais fácil se cada equipe e cada membro da equipe pudessem compartilhar atualizações de sua própria programação em tempo real? Não seria melhor do que receber programas desconectados e e-mails desatualizados? Semelhante à forma como você compartilha seus desenhos através do Dropbox, Google Drive ou One Drive, você precisaria de uma ferramenta digital que se concentrasse em todas as comunicações vitais relacionadas ao planejamento em um ambiente colaborativo. Isso permitiria que você:
- Facilite a comunicação com suas equipes e subcontratados
- Melhore a transparência e a visibilidade do planejamento
- Executar alinhamento completo entre equipes locais e externas
- Alcance todos os marcos e desenvolvimentos importantes sem perder nada
- Identifique rapidamente em quais tarefas focar para entregar outras tarefas que agregam valor
Resolva facilmente as restrições do projeto
Em resumo, a chave para resolver as restrições do projeto é usar uma ferramenta centralizada que conecte suas equipes e subcontratados em torno do planejamento do projeto. Ter um plano central e ativo fornece a você e às suas equipes informações oportunas e relevantes que permitem que todos colaborem facilmente, alinhem cronogramas, resolvam conflitos, evitem erros e tomem decisões bem informadas, para que vocês possam entregar seus projetos com sucesso enquanto economizam o tempo e o tempo de todos. muito dinheiro.
