O gerente de obra é uma das engrenagens centrais de todo projeto de construção. Você está ocupado desde o momento em que chega ao trabalho pela manhã até sair no final do dia, muitas vezes combatendo incêndios e ligando freneticamente para subcontratados ou para o gerente de projeto para obter ou transmitir informações. Sem falar no tempo gasto tentando garantir que todos os problemas sejam totalmente documentados, que ninguém chegue ao local em vão e que os pedidos de materiais não sejam atrasados, extraviados ou, pior ainda, danificados.
Não existem dois dias iguais, mas uma coisa é certa. Você não deveria ter que reinventar continuamente a maneira como você se comunica com seu gerente de projeto sobre os passeios pelo local e as coisas que você vê em campo.
Quantas vezes você enviou um e-mail ou mensagem importante para o escritório sem receber resposta? E que efeito essa falta de resposta teve no andamento do seu projeto?
Não é surpresa, portanto, que muitos gestores de obra se sintam constantemente sobrecarregados e stressados porque tentam equilibrar diferentes dependências, resolver restrições e, ao mesmo tempo, alinhar-se em torno dos marcos tanto com o seu gestor de projeto como com os subcontratados que participam no projeto. Como resultado, muitas vezes acabam enterrados sob uma montanha de trabalho que não agrega verdadeiramente valor aos seus projetos.
Para ajudá-lo a evitar essa espiral e recuperar a tranquilidade, aqui estão cinco dicas que você deve sempre ter em mente ao administrar um canteiro de obras:
1. Alinhe-se com seu gerente de projeto usando uma única fonte de verdade
Como gerente de local, você sempre precisa manter um fluxo de comunicação contínuo com seu gerente de projeto para garantir que todos os problemas sejam registrados e resolvidos assim que ocorrerem.
Notificações do WhatsApp, e-mails e anotações no quadro branco podem gerar mais confusão do que soluções quando se trata de mantê-lo conectado, porque não foram projetados para suportar processos tão complexos e urgentes. Como resultado, a falta de comunicação, a perda de informações importantes e as respostas atrasadas estão sempre ao virar da esquina.
É por isso que pode agregar muito valor se você enviar seu plano de projeto para a nuvem usando um software específico para construção. Todas as informações são registradas e mantidas em um só lugar para que todas as partes tenham total visibilidade no local e possam ver o que aconteceu historicamente. Ao mesmo tempo, você pode enviar atualizações, tirar dúvidas ou encaminhar problemas enquanto navega pelo site, simplesmente usando seu smartphone.
O gerente de projeto receberá uma notificação push em seu smartphone em tempo real e agirá rapidamente antes que um problema ameace comprometer sua programação diária ou seu plano antecipado de 3 a 6 semanas. Dessa forma, você pode finalmente trabalhar como uma equipe voltada na mesma direção e parar de perder tempo fazendo ligações ou enviando e-mails que você nem tem certeza de terem sido lidos. Além disso, se você acha que isso traz mais tempo do que o esperado, os profissionais das empresas de call center nos EUA economizarão seu tempo e aumentarão sua produtividade no trabalho.
2. Pare de guardar as coisas na cabeça e registre tudo
Você tem que documentar tudo, não importa o que aconteça. Esta é a maneira mais segura de manter seu projeto e você protegidos de reclamações comerciais. Sabemos bem como pode ser difícil ficar de olho em cada detalhe no local. Afinal, não é por acaso que os passeios pelos locais são, na maioria dos casos, uma tarefa estressante.
Se você não estiver equipado com as ferramentas certas, terá que caminhar pelo campo, detectar um problema e documentá-lo detalhadamente quando voltar à sua mesa. Mas, às vezes, há muitos problemas sobre os quais você precisa relatar. Ou por um ou outro motivo, seu tour pelo site pode ser interrompido, deixando você se perguntando se realmente viu e se lembrou de registrar tudo.
Escusado será dizer que isso pode posteriormente tornar a sua comunicação com o gerente de projeto confusa e frustrante. Esta é mais uma razão pela qual os relatórios de campo móveis são tão importantes. Ele permite que você envie atualizações ou perguntas críticas assim que as encontrar, apenas usando seu smartphone. Isso pode ajudá-lo a eliminar grande parte da sua carga administrativa e mental.
Ao documentar tudo em uma única fonte de verdade, você também garante que seu gerente de projeto possa levantar ou responder às reivindicações muito rapidamente. Você não precisará mais passar semanas ou até meses para encontrar aquele e-mail ou foto que prova que você não é o culpado por um atraso no cronograma. Tudo estará acessível na nuvem e você poderá acessá-lo com uma busca rápida.
3. Faça da preparação do local sua prioridade número um
Quando se trata de preparação, muitas partes interessadas tendem a concentrar-se apenas em eventos externos, como o mau tempo.
Contudo, a preparação não deve começar e terminar aí. A maioria dos problemas que surgem no local podem ser resolvidos através de uma melhor antecipação e preparação em torno de encomendas, entrega, escolhas, desenhos e planeamento da mão-de-obra disponível.
Normalmente, vemos que surgem problemas se o trabalho no local não tiver sido pensado com as partes relevantes ou se o trabalho de preparação tiver sido realizado demasiado tarde, levando a trabalhos de última hora e erros.
Pode ser que haja uma interrupção das atividades do local porque os elementos pré-fabricados chegam ao local tarde demais. Se for esse o caso, é preciso reunir todas as partes envolvidas (engenheiros, fornecedores, etc.) e juntos encontrar a causa raiz e a solução do problema para que isso não aconteça novamente. É desta forma que se pode garantir uma abordagem proativa em termos de preparação de projetos e resolução de constrangimentos para que imprevistos não sejam sinónimo de desastre. E é por isso que, como gerente de obra, você precisa estar sempre em total sincronia com seu gerente de projeto e com os diferentes subcontratados.
4. Envolva os subcontratados desde o início
A execução do local não é uma corrida de indivíduos, mas um esporte de equipe onde é necessária uma visão do sistema e o envolvimento ativo de todos os membros da equipe para garantir que os acordos sejam cumpridos.
É por isso que você deve sempre tentar envolver os subcontratados desde o início ao planejar suas tarefas. Dessa forma, você pode definir suas necessidades e entender bem o que pedir e quando. Essa abordagem pode evitar muito estresse quando se trata de preparação do local e entrega de materiais.
Além disso, ajudará você a aumentar a responsabilidade, pois planejarão todas as atividades futuras juntos. Neste ponto, o ideal é registrar as responsabilidades e os compromissos de cada lado em um espaço compartilhado e ao vivo na nuvem, para que você possa evitar o jogo da culpa e sempre saber o que foi feito e o que não foi e lidar com os desafios em constante evolução.
Este é o primeiro passo para a criação de relações duradouras com os seus subcontratantes. Quanto melhor você colaborar em um projeto hoje, maiores serão as chances de trabalharem juntos novamente no futuro. Numa indústria que é atingida pela falta de confiança e onde por vezes é difícil encontrar bons subcontratantes, isso é extremamente importante.
5. Use ferramentas feitas para equipes de construção
Muitos gestores de locais tendem a acreditar que as ferramentas que utilizam são adequadas à finalidade e foram concebidas para colaborar com as diferentes partes interessadas. Em muitos casos, a verdade é completamente diferente.
Soluções populares como WhatsApp, e-mail e Excel são ferramentas excelentes e versáteis, mas não foram desenvolvidas para equipes de construção. Eles não podem ajudá-lo a concluir o tour pelo local com mais rapidez, comunicar-se de maneira eficaz com seu gerente de projeto em tempo real sobre as tarefas agendadas ou documentar tudo enquanto estiver no local de uma forma que possa ser facilmente compatível com o cronograma. E aqui está o porquê:
- Eles não fornecem uma visão “ao vivo” compartilhável do que está acontecendo no local .
- Os dados compartilhados por meio deles não possuem conexão com a programação diária. Isso torna difícil para as pessoas verem onde as coisas estão em geral e quais tarefas estão progredindo, o que vem a seguir e quem é responsável por quê.
- As informações estão dispersas em muitas plataformas diferentes, o que dificulta a elaboração de relatórios eficientes.
- Eles não permitem a colaboração entre partes interessadas internas e externas, o que torna o seu esforço para se conectar com o gerente do projeto ou com os subcontratados muito mais desafiador.
- Eles não permitem que você crie o diário do seu site à medida que avança. Em vez disso, você deve manter todas as informações em sua cabeça até voltar à sua mesa. Tentar lembrar e documentar tudo precisamente após o fato gera trabalho administrativo adicional e estresse.
- Eles não fornecem relatórios detalhados sobre o desempenho dos subcontratados no local.
Melhore o trabalho em equipe e fique tranquilo!
Rapidamente fica claro que o uso de ferramentas erradas pode realmente impactar a maneira como você gerencia as atividades do site diariamente. Suas equipes não têm informações em tempo real sobre o que está por vir e não há clareza sobre quem é responsável por quê, levando a decisões erradas, interrupções dispendiosas e muitas noites sem dormir para você em seus esforços para administrar o site da maneira mais eficiente possível.
