Um dos grandes desafios de toda gestão é conseguir gerenciar bem as atividades essenciais e básicas para que um projeto seja executado. Dentre essas atividades está a alocação de recursos, a maneira como uma corporação divide seus recursos disponíveis. O ditado "não basta ter a faca e o queijo na mão" reflete muito sobre a alocação de recursos, a ideia é bem parecida, pois uma empresa que possui recursos suficientes para executar suas atividades mas não faz um bom gerenciamento deles pode ter prejuízos.
Sabendo disso, entender o que é a alocação de recursos, como e qual a melhor forma de realizá-la vai ajudar sua empresa a aproveitar mais os insumos que ela já possui hoje sem fazer novos investimentos. Para explicar tudo que você precisa saber para fazer a alocação de recursos de forma eficiente em sua empresa, serão apresentados os seguintes tópicos neste artigo:
O que é alocação de recursos?
Alocar recursos, de forma simples, é o processo ou o ato de distribuir recursos, seja algo ou alguém, para cumprir um determinado objetivo fazendo com que ele aconteça da melhor forma possível.
A alocação de recursos tem como propósito resgatar o insumo necessário para a realização de algo e o levar desse lugar para outro.
Por exemplo, sua empresa pode perceber e decidir que a equipe de conteúdo e de marketing agora devem trabalhar juntas para maximizar a produtividade e diminuir custos. Então, tira-se os colaboradores de um lugar e leva a outro, mesmo que temporariamente.
Confira alguns tipos de recursos que podem e costumam ser alocados nas empresas:
- Pessoal
- Material
- Financeiro
- Ferramentas
- Tempo
Alocar recursos não é uma tarefa tão simples, são necessários estudos, cálculos e estratégias para evitar problemas como sobrecarga de colaboradores, redução de produtividade, gastos exagerados e, consequentemente, prejuízos financeiros.
Para que serve?
A alocação de recursos é uma atividade essencial para manter a saúde financeira da empresa e garantir que os recursos não estejam sendo desperdiçados.
Ela possibilita que as ferramentas disponíveis sejam utilizadas da melhor forma possível, assim, evitando novos gastos e maximizando os rendimentos sem a necessidade de realizar mais investimentos.
Alocar recursos ainda permite que a empresa evite o esgotamento de recursos, um problema que atrapalha o processo de conquista das metas do negócio.
Assim, ela garante que a empresa consiga aumentar seus lucros e gestão interna sem usar de novos recursos, apenas utilizando de uma boa distribuição de recursos de internos.
Como funciona a alocação de recursos?
A alocação de recursos funciona a partir do momento em que alguém ou uma empresa decide mudar o destino de um recurso já existente para outro lugar a fim de cumprir algo que deseje, seja por um determinado período de tempo ou de forma definitiva.
Confira um exemplo para você entender, na prática, como funciona a alocação de recursos:
Imagine que sua empresa precisa realizar uma campanha de dias dos pais e você já sabe que nesse período costuma haver uma alta de demanda por serviços.
Então, como eu posso utilizar dos recursos que já tenho para cumprir essa demanda sem sobrecarregar meus colaboradores?
Perguntas como essas são respondidas e solucionadas por meio da alocação de recursos.
Você pode optar, por exemplo, em um determinado período de tempo, juntar dois setores para trabalharem juntos e delegar pequenas novas tarefas para cada um dos colaboradores, sempre consultando e verificando se eles estão confortáveis e de acordo.
Assim, sua empresa consegue solucionar problemas e cumprir objetivos sem a necessidade de buscar novos recursos.
Vale lembrar, ainda, que essa alocação não precisa necessariamente ser permanente e, depois de conquistada a meta desejada, a empresa pode manter os recursos de volta nos locais que estavam anteriormente.
Quais os tipos de recursos de projetos?
Quando se fala em recursos é bem comum haver uma associação direta à ferramentas ou finanças, mas não é bem assim. Para que um projeto aconteça são necessários tanto recursos físicos como humanos.
Na maioria das vezes, os dois se complementam e trabalham juntos para que um projeto seja exequível. Por isso, entenda a seguir a diferença de cada um deles.
Recursos Humanos
Esse tipo de recurso se refere às pessoas necessárias para a realização de um projeto. É a mão de obra física e intelectual, portanto, competem as características e habilidades que cada colaborador tem para realizar determinada tarefa.
Logo, quando se realiza um projeto é preciso levar em consideração a experiência de cada um para fazer as corretas alocações e, ainda, deve-se levar em conta a jornada de trabalho atual, uma vez que essa precisa ser mantida para que não haja gastos com novos recursos.
Recursos Físicos
Os recursos físicos correspondem aos objetos materiais que a empresa possui e estão disponíveis para serem alocados; como ferramentas, espaços de trabalho, insumos ou máquinas.
Sem esses recursos, as tarefas podem ficar não exequíveis, já que não adianta possuir uma mão de obra disponível sem a presença dos materiais e insumos necessários para que eles sejam realizados.
Os recursos físicos são ajustados e distribuídos conforme a demanda necessária para a realização de cada atividade.
Como fazer a alocação de recursos de forma eficiente?
Apesar de parecer simples, é preciso inteligência, cuidado e estratégias ao fazer alocação de recursos, pois escolhas erradas podem trazer insatisfação e desestabilizar o ambiente de trabalho, assim, trazendo possíveis prejuízos da empresa.
Dessa forma, é necessário entender sobre como fazer a alocação de recursos de maneira eficiente.
Tenha o escopo do projeto definido
Saber o objetivo do projeto e quais insumos são necessários para que ele aconteça é um dos primeiros passos para fazer uma alocação de recursos de forma eficiente.
Assim, antes de tudo é importante fazer um planejamento e levantar dados para entender o que é preciso para que o projeto aconteça.
Desde o começo todos os envolvidos no projeto precisam saber o que deve ser cumprido para a conclusão do projeto e isso é importante no processo de sua construção.
Quando não há clareza onde se quer chegar e qual é, de fato, seu escopo final, recursos podem ser alocados de forma equivocada e, assim, prejudicar a exequibilidade do projeto.
Gerencie bem os recursos
Não adianta ter muito recurso disponível se não há um bom gerenciamento por parte da empresa.
É preciso ter identificado todos os recursos disponíveis, as quantidades de cada um deles e quais são suas serventias no momento atual.
Ter essa organização vai ajudar a empresa a entender para onde cada um deles pode ir sem causar prejuízos ou escassez. Esse controle pode ser feito através de planilhas ou softwares especializados para controle de estoque.
Realize monitoramentos
Outro ponto importante é monitorar como está sendo a alocação desses recursos.
Por exemplo, se você fez mudanças entre seus funcionários e atribuiu novas funções a eles, é importante verificar e acompanhar se eles estão satisfeitos, se não há sobrecarga e se não houve redução da produtividade.
Já se tratando de recursos físicos, se você coloca uma de suas máquinas para executar um trabalho superior ao que ela costumava executar, é importante estar atento a possíveis necessidades de maior quantidade de manutenção.
Assim, é importante estar sempre monitorando e fiscalizando para saber se tudo está indo conforme o esperado, é a melhor forma de evitar prejuízos futuros.
Utilize um sistema para alocação de recursos
Um sistema para alocação de recursos é a peça chave para fazer o trabalho de alocamento de forma eficiente.
É fato a possibilidade de realizar esse trabalho de diversas formas, como planilhas, anotações ou até em um quadro na empresa, mas com um sistema a atividade fica mais fácil e menos suscetível a falhas humanas.
Utilizando um sistema, todas as informações ficam concentradas em um só lugar, facilitando a visualização e controle. Além disso, há como executar diversas atividades a partir dele, como o gerenciamento de tarefas, de relatórios e de custos e acompanhamento de prazos.
Qual o momento de fazer a alocação de recursos?
De forma usual, existem dois casos principais em que se mostram necessárias a alocação de recursos. O primeiro, é quando a empresa está passando por algum problema relacionada a má alocação e o segundo para alcançar um determinado objetivo.
Existem diversos problemas em uma empresa que podem ser ocasionados pela má alocação dos recursos disponíveis, algumas das situações principais que são sinais de alerta podem ser:
- Funcionários ociosos
- Baixa produtividade
- Problemas com materiais
- Atrasos na entrega
Para exemplificar melhor, se você percebe que há colaboradores que passam muito tempo sem executar atividades durante sua jornada de trabalho, pode ser possível que ele fique melhor sendo alocado em outro setor.
Ou então, se faltam máquinas ou elas falham durante o funcionamento da empresa e isso causa um prejuízo na produção, também é possível que seu negócio não esteja fazendo a alocação de recursos de forma correta.
Nesse caso, o primeiro passo é entender o que está dando errado e se isso está relacionado à gestão dos recursos e, em seguida, começar o processo de alocação a partir de uma análise da situação atual.
Agora, se a empresa está decidindo conquistar um novo objetivo ou deseja realizar uma campanha específica que exigirá modificação dos recursos atuais da empresa, esse é o momento de fazer um estudo para a realização da alocação de recursos para que esse objetivo específico seja cumprido.
É válido lembrar, ainda, que nem sempre a alocação de recursos vai ser útil apenas em um desses dois casos, mas serve para toda empresa que deseja otimizar, evitar a escassez de seus recursos e alavancar a produtividade no negócio.
Qual a importância de fazer uma boa alocação de recursos?
A alocação de recursos é de suma importância para a empresa por contribuir para que seja minimizado gastos desnecessários de tempo, dinheiro e insumos.
Quando há uma preocupação em ter uma boa alocação de recursos, os projetos passam a funcionar com mais fluidez, a produtividade dos colaboradores aumenta e a empresa consegue apresentar bons resultados.
Consequentemente, aumenta a competitividade do negócio do mercado, que pode sair na frente quando comparada a empresas que não fazem uma boa gestão dos seus recursos.
Outro ponto que revela a importância da alocação de recursos é a garantia da satisfação dos colaboradores no trabalho.
Isso porque quando há uma boa alocação, cada colaborador tem a quantidade certa e justa de trabalho a se fazer, evitando sobrecargas ou momentos de ociosidade. Essa boa divisão de tarefas contribui com o bem-estar de todos e, por conseguinte, com a produtividade.
Portanto, a alocação de recursos ajuda manter uma boa saúde financeira no negócio e a garantir que recursos físicos e humanos estejam sendo aproveitados da melhor maneira, por essa razão é tão importante ter cuidado para que ela seja feita com cuidado.
Conclusão
Assim, ficou clara a importância de tratar bem dos recursos disponíveis da sua empresa e a melhor forma de fazer isso é com a alocação de recursos de forma eficiente e estratégica.
Apesar de parecer uma tarefa difícil, trabalhar melhor a distribuição dos recursos existentes vai fazer a empresa e a própria gestão se aperfeiçoar nesse processo e evoluir constantemente.
Vale lembrar que há sempre como tornar esse processo mais simples e, ao mesmo tempo, completo se sua empresa optar por utilizar um software que realiza a alocação de recursos físicos ou humanos.
Por isso, entenda e adote a alocação de recursos não só como uma forma de cumprir com metas, mas como uma oportunidade de manter a organização e saúde financeira do negócio, para que a rotina aconteça plenamente.
