5 maneiras de salvar um projeto com falha

Nem todo projeto pode ser um sucesso, mas perder um projeto sempre custa caro em termos de tempo e recursos. Embora às vezes a melhor coisa que você pode fazer seja desligar a tomada, não é algo que você deve fazer sem lutar primeiro.

Se você perceber que um projeto está falhando, em vez de encerrá-lo imediatamente, pense primeiro no que você pode fazer para salvá-lo. É claro que existem muitas razões pelas quais os projetos falham – mas também existem muitas maneiras de salvá-los. Aqui, apresentaremos 5 dicas sobre etapas que você pode seguir para resgatar um projeto em dificuldades e torná-lo valioso para sua organização.

1. Enquadre isso como um problema

Não há como amenizar a situação: um projeto fracassado é um problema. O primeiro passo é aceitar esse fato. A segunda etapa é diagnosticar que tipo de problema você está enfrentando. Isto é o que os psicólogos cognitivos chamam de enquadramento do problema.

Por definição, um problema é uma situação em que você tem A) um estado inicial (onde seu projeto está agora), B) um estado finalizado (a recuperação do projeto), C) um conjunto de obstáculos que impedem uma mudança de estado ( a condição que o coloca na situação atual) e D) um conjunto de comportamentos possíveis que o ajudam a superar esses obstáculos.

Um problema é considerado bem estruturado quando você define em termos claros os 4 elementos mencionados acima. Por outro lado, se faltar pelo menos um dos elementos, o que você tem é um problema não estruturado.

Problemas bem estruturados têm maior probabilidade de serem resolvidos, partindo do princípio de que ao definir cada elemento você já está traçando estratégias. A maioria dos problemas, infelizmente, não é tão estruturada quanto você gostaria.

Em alguns casos, você pode estar perdendo informações importantes, enquanto em outros pode estar presumindo que uma informação é mais ou menos relevante do que realmente é. Em vez de saltar prematuramente para uma solução, é necessário avaliar a situação da forma mais objetiva possível.

Às vezes, salvar um projeto pode parecer impossível. Isso acontece com mais frequência quando você se concentra no objetivo final. É como tentar perder peso – perder alguns quilos parece mais provável do que perder cem quilos. Mas se você fizer isso peça por peça e dividir a estratégia de perda de peso em componentes administráveis, o objetivo final se tornará mais administrável e realista.

Em vez de desistir, tente enquadrar o problema com sua equipe como uma série de etapas menores. Isso se chama escalar a montanha.

Pense em um alpinista tentando chegar ao pico do Everest. Eles não se concentram no pico, mas sim no caminho à frente. Os escaladores são táticos e estão constantemente tomando decisões sobre qual rota seguir. Eles sabem com certeza que algumas rotas são mais seguras que outras, mesmo que demorem mais ou exijam a retirada da montanha.

E tudo bem. Contanto que você acabe em um lugar mais próximo (ou que o ajude a se aproximar) do pico, você estará indo muito bem. Leve essa lição a sério e aplique-a ao seu projeto. Pergunte a si mesmo qual é o obstáculo imediato, resolva-o e procure o próximo obstáculo.

O caminho mais longo pode implicar a perda de um prazo, mas é uma perda aceitável quando a alternativa é descartar totalmente o projeto.

2. Reestruture sua equipe

Às vezes, o conjunto de habilidades de uma equipe simplesmente não se alinha com a natureza de um projeto, mesmo quando essa mesma equipe possa ter alcançado seus objetivos com sucesso no passado. Talvez a metodologia deles não esteja produzindo os resultados esperados. Talvez eles não tenham as habilidades técnicas. Ou talvez não tenham a liderança certa para o projeto atual.

Seja qual for o caso, reestruturar uma equipa é uma solução, mas que não pode ser tomada de ânimo leve. Embora a reestruturação não signifique necessariamente demissão (independentemente da má reputação que a palavra tenha), ela implica uma mudança na dinâmica da equipe, que pode causar mais danos do que benefícios.

A reestruturação pode significar qualquer coisa: trazer sangue novo ao projeto, reorganizar a carga de trabalho, mudar de liderança ou até mesmo reduzir o pessoal. Como você reestrutura sua equipe?

Esse é um tema complicado, pois diferentes questões exigirão diferentes reestruturações. Para decidir você precisa fazer um diagnóstico, tentando encontrar as questões fundamentais por trás do seu projeto fracassado. Técnicas como a espinha de peixe de Ishikawa – diagramas causais que tentam descobrir a razão pela qual os eventos ocorreram – são ferramentas excelentes que podem ajudá-lo a compreender melhor a situação.

Porém, um conselho geral: confie em sua equipe e entreviste-os. As pessoas que estão mais próximas do projeto têm uma perspectiva interna que o ajudará a ver as questões sob uma luz diferente. Eles podem ajudá-lo a descobrir o problema e as soluções potenciais. Encontre o equilíbrio entre o que você vê de fora e o que eles acham que está acontecendo.

A reestruturação é sempre um risco. Dependendo da pessoa, a adaptação a um novo fluxo de trabalho pode ser um desafio por si só. Se você optar por reestruturar, certifique-se de que sua equipe entenda por que isso está acontecendo e tente tornar o processo o mais gradual possível. Considere também soluções de curto prazo, como trazer talentos externos por meio de aumento de equipe ou modelos freelance. Eles podem ajudá-lo a preencher as lacunas.

3. Consulte

Por falar nisso, uma reestruturação completa da equipe pode não ser necessária se algumas mudanças importantes puderem colocar o projeto de volta nos trilhos. Às vezes, um especialista pode trazer perspectiva para uma equipe que está enfrentando dificuldades com um projeto.

Um consultor é um grande trunfo quando sua equipe não possui as habilidades e/ou conhecimentos necessários para atingir os objetivos do seu projeto. Eles podem fornecer insights e experiência, facilitando o fluxo de trabalho da sua equipe e ajudando-os a crescer e expandir seu conjunto de habilidades.

Uma equipe com problemas para se adaptar às novas tecnologias ou com dúvidas constantes sobre a natureza do seu negócio são sinais claros de que você deve considerar a contratação de um consultor.

Ao contrário da reestruturação, um consultor é uma solução relativamente inócua, uma vez que o seu impacto na dinâmica da equipa tende a ser bastante pequeno em comparação. O trabalho do consultor tende a durar relativamente pouco, pois quanto mais a equipe cresce, menos ela é necessária. Eles podem fornecer treinamento em uma ferramenta específica ou fornecer novos insights com base em sua experiência com o seu mercado. Por exemplo, talvez haja um passo que você sempre deu simplesmente porque é assim que sua organização vem fazendo há décadas. O consultor pode ajudá-lo a ver que isso é desnecessário.

Se a equipe precisar da ajuda do consultor por longos períodos, considere o investimento – no longo prazo, pode ser uma solução melhor para reestruturar.

4. Terceirize o projeto

Às vezes você só precisa saber quando encerrar, e não, com isso não queremos dizer matar o projeto, mas sim colocá-lo nas mãos de outras pessoas. A terceirização é uma solução poderosa que pode ajudar a transformar seu projeto.

Não há problema em aceitar que às vezes uma equipe não está à altura da tarefa. Como dissemos antes, mesmo as melhores equipes podem enfrentar projetos para os quais não estão aptas a enfrentar. Nestes casos, a melhor opção é procurar ajuda externa.

Existem duas maneiras de abordar isso: fazer com que as duas equipes trabalhem lado a lado (que é de longe o melhor cenário) ou relegar todo o projeto para sua solução terceirizada. O último modelo é mais adequado para projetos onde falta tempo, recursos e/ou especializações.

Se você for entregar o projeto, certifique-se de que a nova equipe tenha tempo suficiente para entrevistar a equipe anterior e repassar o que já foi feito. Este período de transição é extremamente importante, pois facilitará o trabalho a longo prazo.

Sim, a terceirização levará seu tempo, mas, graças à tecnologia moderna, incluindo modelos de previsão de IA de última geração, as empresas de terceirização podem formar uma equipe em tempo recorde a partir de seu grupo de candidatos para assumir o seu projeto.

5. Prepare-se para qualquer coisa

Você pode começar a ver o sinal de um projeto fracassado antes que ele se torne complicado: pequenos atrasos, falta de comunicação, falta de clareza e falhas nas entregas. Tudo isso pode apontar para o fato de que as coisas podem não estar indo tão bem quanto você gostaria.

Crie planos de contingência desde o início e mantenha comunicação constante com suas equipes e, em seguida, comece a resolver os problemas antes que se tornem um problema completo. A melhor maneira de salvar um projeto com falha é evitar chegar ao ponto em que você precisa resgatá-lo.

É claro que nem sempre podemos prever todos os piores cenários. As empresas não podiam, por exemplo, antecipar a pandemia e a forma como esta afectaria as suas operações. Mas ainda era possível ver sinais de que as coisas estavam a mudar, como o facto de o comércio digital estar em ascensão, enquanto as lojas físicas perdiam cada vez mais apelo. Este é o tipo de cenário que você pode planejar, então quando o pior acontecer (como ter que fechar suas lojas devido a uma pandemia catastrófica), você ainda será capaz de direcionar sua estratégia para o mundo digital.

Revitalize esse projeto: resumindo tudo

É verdade que nem todos os projetos valem a pena ser salvos. E em alguns casos, por mais que tente, pode não ser possível dar nova vida a iniciativas fracassadas. Mas em muitos casos, você pode estar abandonando projetos que são recuperável. Quando você faz o trabalho necessário e adota suas habilidades e estratégias de resolução de problemas, pode muito bem descobrir que aquele projeto que você pensava que seria uma perda de tempo e recursos acabará sendo bem-sucedido.