O canteiro de obras é onde o dinheiro está sendo ganho ou perdido. Como gerente de projeto ou encarregado de obra, você deve ter sempre uma visão detalhada de tudo o que está acontecendo lá. Essa é a única maneira de acompanhar as mudanças e reagir a problemas críticos a tempo para manter estável o ritmo do seu projeto.
Pesquisas de construção mostram que se você conseguir entregar pequenas tarefas pelo menos 80% dentro do prazo e com qualidade, acabará conseguindo entregar o projeto inteiro no prazo e sem ultrapassar o orçamento.
É por isso que, se você é um gerente de projeto, é sua responsabilidade dividir o plano mestre em blocos menores e gerenciáveis, para que você possa criar e manter um ritmo regular para o seu projeto.
Como você pode conseguir isso? Disponibilizando o programa para suas equipes na nuvem usando uma única fonte de verdade. Muitos gerentes de projeto estruturam a comunicação da equipe em aplicativos que não são feitos para construção.
O programa deles está em um grande gráfico de papel, seus planos detalhados no projeto MS, as aprovações de documentos em vários tópicos de e-mail, atualizações aleatórias aparecem no WhatsApp, relatórios no Excel e aquela coisa importante que eles não conseguem lembrar em uma ligação telefônica com um cara cujo nome eles esquecem. Assim, é impossível acompanhar o que está acontecendo no local porque os dados não têm valor quando não estão vinculados corretamente.
Leia mais: Eu uso o MS Project. Por que eu iria querer usar outra coisa?
Raul Hernandez, vice-presidente de desenvolvimento de negócios do Grupo Provivienda entende isso bem. Depois de conectar suas equipes locais entre si e com as informações do projeto em uma única fonte de dados na nuvem, ele conseguiu reduzir o tempo necessário para construir uma casa de 330 para 60 dias e economizar até 15% a mais na produção custos (por exemplo, inventário de materiais).
“O que mudou foi um programa ao vivo que nos ajudou a evitar o tempo de inatividade entre as atividades”, explica Raul A. Hernandez Sosa.
Ao mesmo tempo, Matt Ghinn, Diretor de Projetos da VolkerFitzpatrick, acreditava fortemente que o planejamento é rei. Se ele entregar no prazo, ele permanecerá dentro do orçamento. Em outras palavras, ele tinha que completar tantas tarefas quanto possível dentro de um determinado período de tempo.
Assim, ele aumentou a conclusão no local de 60% para 85% e passou de 5 semanas de atraso para 3 meses dentro do prazo. Como ele fez isso? Implementando 3 segredos:
- migrar a agenda para a nuvem, como já havia feito com seus documentos.
- substituindo WhatsApp, Excel e MS Project que estavam atrasando seus projetos.
- dando a todas as suas equipes acesso à mesma programação para evitar e-mails, telefonemas ou mensagens de texto tediosos.
“Não estamos telefonando, não estamos usando grupos de WhatsApp, não estamos enviando e-mails. O programa está no ar, está lá e todos os dados do site são capturados”, diz Matt Ghinn.
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