Os serviços de consultoria normalmente têm um preço premium porque permitem acesso ao conhecimento de especialistas, sob demanda e com o exato comprometimento de tempo exigido pelo cliente. As alternativas à contratação de serviços de consultoria são formar especialistas internamente, o que exige bastante tempo; ou contratar especialistas em tempo integral, o que nem sempre é rentável.
É claro que isso também não significa que os serviços de consultoria devam ser superfaturados. As empresas de consultoria e seus clientes podem tomar medidas para otimizar custos, garantindo que o relacionamento comercial seja mutuamente benéfico.
Descubra por que o excesso de engenharia aumenta os custos, sem qualquer benefício.
Como os consultores podem reduzir seus custos operacionais
As tarifas dos consultores costumam ser consideradas caras, mas é importante considerar que possuem custos operacionais que são assumidos pela empresa contratante no caso dos funcionários. No entanto, existem muitas maneiras pelas quais os consultores podem reduzir as suas taxas sem sacrificar os seus lucros.
Terceirização
Consultoria de engenharia é um tipo de negócio, mesmo que a consultoria seja composta por apenas uma pessoa! Isso significa que os consultores também necessitam de serviços jurídicos, contábeis, financeiros e de preparação tributária para operar. Essas áreas estão todas fora da área de engenharia e, portanto, os consultores devem contar com os serviços de outros profissionais.
Para empresas de consultoria maiores, pode fazer sentido ter uma equipe em tempo integral para cuidar das funções de apoio ao negócio. No entanto, a terceirização é normalmente uma escolha melhor para empresas menores e consultores autônomos. Os benefícios para as consultorias que terceirizam esses processos de suporte são muito semelhantes aos que oferecem aos seus clientes.
Gerenciamento Eficaz de Projetos
Um contrato de consultoria pode ser considerado um projeto, mesmo que a construção ou as instalações MEP não estejam envolvidas diretamente. Isso significa que as melhores práticas em gestão de projetos que se aplicam a empreiteiros também podem ser implementadas com excelentes resultados em consultoria.
- Por exemplo, planejamento adequado do projeto pode permitir que um serviço de consultoria seja realizado de forma mais eficiente. Dessa forma, uma consultoria pode reduzir o número total de horas faturadas de seus clientes. No caso de serviços de consultoria com preço fixo, o uso eficiente do tempo aumenta o rendimento por hora.
- Plataformas de colaboração também pode tornar as consultorias mais eficientes: seus serviços normalmente envolvem trabalhar com muitas informações técnicas, e qualquer ferramenta que permita que essas informações sejam armazenadas e compartilhadas de forma simples pelos membros da equipe economiza horas de trabalho.
O Livro de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, publicado pelo Project Management Institute, fornece excelentes diretrizes e melhores práticas na área de gerenciamento de projetos. Empresas de todas as áreas da engenharia, inclusive consultoria, podem alcançar excelentes resultados implementando uma sólida estrutura de gerenciamento de projetos.
Fornecer ao cliente uma lista de requisitos com antecedência
Como os consultores não fazem parte da organização que contrata os seus serviços, não têm acesso a todas as informações necessárias para o desempenho eficaz do seu trabalho. Seu trabalho também pode envolver o acesso a áreas que não estão abertas ao público, e alguém de dentro da organização pode ter que ajudá-los.
Para evitar paralisações após a execução do serviço de consultoria, os consultores devem fornecer antecipadamente uma lista de requisitos. Isso pode incluir informações e documentos como:
- Planos arquitetônicos, estruturais e MEP da instalação.
- Listas de equipamentos, juntamente com locais e especificações.
- Dados históricos sobre consumo de eletricidade e gás, juntamente com as contas de serviços públicos associadas.
Solicitar essas informações in loco pode atrapalhar o serviço de consultoria, gerando perda de tempo para ambas as partes envolvidas.
Como os clientes podem otimizar suas despesas de consultoria
Há também muitas maneiras pelas quais os clientes podem reduzir despesas com consultoria de engenharia. A seguir estão algumas recomendações.
Contratar consultores ou empresas locais sempre que possível
Se os consultores tiverem de assumir despesas de viagem e alojamento para prestar o seu serviço, as suas tarifas aumentam significativamente. Portanto, é recomendado que as empresas contratem serviços de consultoria localmente sempre que possível.
Quando for necessária a contratação de uma consultoria de outra cidade ou país, o cliente deverá fazer todos os preparativos necessários para que ela possa entregar seu serviço em uma única visita. A redução das despesas de viagem permite que os consultores cobrem menos pelo projeto total.
Fornecendo requisitos de forma clara e antecipada
A consultoria caracteriza-se por ter uma abordagem aberta, onde podem existir muitas alternativas para resolver um problema. No entanto, os consultores podem ser mais eficazes se o âmbito do seu trabalho for claramente definido pelo cliente – a engenharia é um tema extremamente amplo. Por exemplo, o conjunto de competências de um consultor especializado em centrais de água refrigerada é muito diferente do conjunto de competências de um consultor especializado em energia solar; uma consultoria pode enviar a melhor equipe de acordo com suas necessidades específicas, se você as indicar claramente.
Fornecendo assistente eficaz para consultores
Embora os consultores de engenharia sejam especialistas nas suas respectivas áreas, os clientes devem ter em mente que não são funcionários da empresa e que as informações de que necessitam para o desempenho do seu trabalho podem nem sempre estar disponíveis para eles. Além disso, pode haver casos em que tenham de aceder a áreas do edifício que estão bloqueadas ao acesso público.
- Os consultores quase sempre enviam um documento solicitando todas as informações necessárias antes de visitarem as instalações. Os clientes devem certificar-se de que todos os dados sejam coletados antes de chegarem para evitar perda de tempo.
- É altamente recomendável que alguém da equipe de manutenção seja designado para auxiliar a equipe de consultoria, para que possam navegar facilmente por qualquer área da instalação. Se a empresa cliente também tiver uma equipe interna de engenharia, é altamente recomendável designar também alguém desse departamento.
Seleção Adequada do Tipo de Contrato
Os consultores podem cobrar pelos seus serviços por hora ou um preço fixo pode ser acordado entre ambas as partes envolvidas. Cada tipo de contrato tem vantagens e desvantagens:
- Um contrato por hora significa que uma hora de trabalho de consultoria é uma hora paga, o que é um acordo justo para ambas as partes, assumindo que o projeto flui perfeitamente. Porém, quando o escopo não está claramente definido ou há atrasos imputáveis ao cliente, o custo pode aumentar significativamente.
- Os contratos de preço fixo eliminam o risco de ultrapassar o orçamento, mas os consultores normalmente só concordarão se o âmbito do trabalho estiver claramente definido, uma vez que não haverá surpresas que possam prolongar significativamente o projecto.
Os clientes podem proteger os seus orçamentos negociando projetos de consultoria com preço fixo sempre que possível, mas devem ter em mente que os consultores podem não estar dispostos a assumir um contrato de preço fixo se este envolver muitas variáveis desconhecidas. Independentemente do tipo de contrato, uma comunicação eficaz é fundamental para que o serviço de consultoria seja realizado sem entraves.
Conclusão
Os serviços de consultoria de engenharia não precisam ser excessivamente caros e tanto os consultores quanto seus clientes podem tomar medidas para otimizar custos. Os consultores podem utilizar a terceirização e as melhores práticas em gerenciamento de projetos, e seus clientes podem fornecer toda a assistência necessária para que o serviço de consultoria seja concluído sem atrasos. É claro que o trabalho é simplificado se ambas as partes forem claras e eficazes na sua comunicação.
