Qual é a maior dificuldade que você enfrenta como gerente de projetos?
Se você respondeu cumprir o cronograma, não está sozinho. Menos de um terço dos empreiteiros terminam as suas tarefas dentro do prazo e do orçamento.
Então, se você não quer que seu próximo projeto acabe como mais uma estatística de prazos perdidos, você precisa melhorar seu cronograma de construção.
Discutiremos cinco técnicas que você pode usar para criar um cronograma de construção que mantenha seu projeto no caminho certo.
1. Revise todos os detalhes que afetam seu cronograma de construção
Se quiser garantir que seu projeto cumpra o cronograma, você precisa revisar e documentar todos os detalhes do escopo do trabalho. Isso inclui revisar seu livro de especificações, desenhos de construção, etc.
Compreender cada documento do projeto permite criar um cronograma de construção mais eficiente:
- Analise dados históricos de projetos semelhantes para ter uma ideia melhor de como alocar recursos e tempo para diferentes atividades.
- Colabore com fabricantes e fornecedores de materiais para garantir que os materiais certos cheguem às suas instalações, nas quantidades certas e no momento certo.
- Determine o posicionamento ideal de áreas de armazenamento de equipamentos e materiais, pontos de acesso, etc. usando desenhos do local.
E não se esqueça dos seus substitutos: peça-lhes que revisem os documentos do projeto que afetam seu trabalho, obtenham feedback e trabalhem com eles para criar um cronograma de construção que funcione para todos.
2. Criar e implementar planos de contingência
Cada problema dentro e fora do local pode desviar o cronograma da sua construção. Embora seja impossível garantir que nada dará errado, você pode identificar riscos potenciais e criar planos de contingência para mitigá-los antes que saiam do controle.
Reúna-se com outras partes interessadas do projeto e elabore planos de contingência para diferentes situações – você provavelmente não precisará de todos eles, mas terá um plano em vigor para cada problema potencial pronto para ser resolvido.
Quando seu projeto sai do cronograma, geralmente é devido a vários problemas menores, e não a um único problema enorme. Monitore cuidadosamente os relatórios de progresso do projeto para detectar problemas à medida que ocorrem e implementar seus planos de contingência imediatamente para mitigar o impacto em seu cronograma.
3. Avalie o desempenho do projeto em cada etapa
Fique de olho nos relatórios diários e na comparação do progresso do seu projeto com o cronograma de construção. As atividades no local estão de acordo com sua programação? Quais tarefas estão adiantadas e quais estão atrasadas?
Determinar por que há discrepâncias entre o cronograma de construção e o progresso do projeto ajuda a melhorar seu planejamento e cronograma no futuro e a criar uma referência para medir o desempenho.
Seu cronograma provavelmente não permanecerá estático durante todo o projeto – mantenha seus substitutos informados, ajuste suas tarefas e faça as alterações necessárias em seu cronograma para garantir que você cumpra cada prazo.
4. Coordene as tarefas com um cronograma mestre de construção
Seu cronograma mestre é a chave para orientar seu projeto no caminho certo. Ao dividir seu projeto em etapas e dividi-las em tarefas e atividades individuais, você ganha muito mais controle sobre o processo.
- Determine o tempo estimado que cada atividade exigirá.
- Atribua datas de início e conclusão aos substitutos para suas tarefas.
- Classifique as tarefas entre aquelas que devem acontecer sequencialmente e aquelas que podem acontecer simultaneamente com outras atividades.
Incentive seus substitutos a incorporarem seus cronogramas ao cronograma principal para garantir que todos permaneçam produtivos e mantenham o projeto no caminho certo para ser concluído no prazo.
5. Estabeleça melhores práticas de comunicação e colaboração
A forma como todos se comunicam durante o projeto é um fator significativo para determinar se tudo segue ou não dentro do cronograma. A comunicação antecipada é crucial – estabeleça um processo que permita aos assinantes notificá-lo imediatamente sobre atrasos ou restrições. Quanto mais cedo você apresentar seus planos de contingência e ajustar sua programação, menos danos serão causados.
Colaboração significa mais do que cada um fazer a sua parte e concluir as suas tarefas de acordo com o cronograma mestre. Significa formar relacionamentos e trabalhar juntos para tornar todos os aspectos do projeto um sucesso.
Incentive todas as partes interessadas a compartilhar seus conhecimentos e ideias para resolver problemas e tomar decisões rapidamente. Quando todos estão na mesma página, manter o cronograma de construção é uma tarefa muito mais fácil.
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6. Faça reuniões regulares com sua equipe
Reuniões regulares com sua equipe podem ajudá-lo a ficar por dentro de quaisquer problemas que possam surgir e proporcionar a oportunidade de fazer os ajustes necessários em seu cronograma de construção. Essas reuniões também podem ajudá-lo a identificar possíveis atrasos antes que se tornem problemas maiores.
Durante essas reuniões, vocês podem discutir quaisquer questões ou desafios que surjam e trabalhar juntos para encontrar soluções. Ao fazer isso, você pode identificar possíveis atrasos antes que se tornem problemas maiores e tomar medidas corretivas para manter seu projeto no caminho certo.
As reuniões regulares também oferecem uma oportunidade para revisar seu progresso e fazer os ajustes necessários em sua programação. Ao monitorar seu progresso e identificar possíveis atrasos antecipadamente, você pode ajustar sua programação para garantir o cumprimento dos prazos.
7. Melhore o planejamento e cronograma de construção com software de gerenciamento de construção
O software de gerenciamento de construção pode ajudá-lo a se manter organizado, comunicar-se de maneira eficaz com sua equipe e acompanhar o progresso. Essas ferramentas podem ajudá-lo a identificar possíveis atrasos, rastrear custos e gerenciar seus recursos com mais eficiência.
Lembra quando mencionamos que a maioria dos empreiteiros não termina seus projetos no prazo? Qual você acha que é o maior motivo pelo qual eles ultrapassam os prazos. Quase três quartos dos profissionais da construção culpam a má coordenação no local de trabalho.
Então, como melhorar a coordenação do local de trabalho para tornar o planejamento e a programação da construção mais eficientes?
- Garanta que todos estejam na mesma página com acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana ao progresso em tempo real.
- Mantenha os contratados e subscritores atualizados on-line e off-line com um único aplicativo.
- Obtenha instantâneos em tempo real do seu projeto com relatórios semanais automatizados.
- Acompanhe e faça alterações em sua programação mestre de qualquer lugar.
- Reduza o tempo administrativo e elimine ineficiências sem reuniões demoradas.
