Planejamento de projeto simplificado

O planejamento do projeto é um elemento crítico para o sucesso da maioria das lojas de tecnologia. Fora das atividades de “executar e manter” que realizamos para manter nossas operações funcionando, muito do que fazemos é projetar e entregar projetos de diversos graus de complexidade. Os projetos podem variar desde implantações simples de novas ferramentas até implementações complexas de software empresarial que duram vários meses e custam milhões de dólares.

Ter as ferramentas e as pessoas certas para entregar projetos com sucesso pode ser um trunfo crucial para os líderes tecnológicos. Afinal, uma grande estratégia não é nada sem a capacidade organizacional para implementá-la através da execução bem-sucedida de projetos.

Compreendendo as abordagens e ferramentas

Um dos desafios para os líderes no planejamento e gerenciamento de projetos são as inúmeras ferramentas e abordagens disponíveis. Como muitos aspectos da tecnologia, conceitos relativamente simples estão envoltos em nomes confusos como Agile e Kanban, e os profissionais podem ter títulos opacos que vão de PMP a Scrum Master.

Uma das melhores definições de gerenciamento de projetos é que ele é o conhecimento, as habilidades, as pessoas e as ferramentas usadas para entregar algo de valor. Se você considerar algo de valor que foi entregue em sua vida profissional ou pessoal, provavelmente você fez coisas como:

• Esclareça e refine o que você estava tentando realizar
• Considere o tempo, o dinheiro e as habilidades que você pode precisar para atingir esse objetivo
• Anote formal ou informalmente as principais etapas necessárias para atingir esse objetivo
• Crie algum mecanismo de rastreamento, como uma simples nota ou lista de tarefas, e use-o para executar seu objetivo
• Ajuste seu esforço com base no feedback do seu mecanismo de rastreamento

Esta é a essência da execução eficaz de projetos. Quer você esteja implementando uma festa de aniversário de um amigo ou um lançamento tecnológico complexo que leva vários anos, a base é a mesma.

Embora isto possa parecer demasiado simplista, como líderes, o nosso trabalho envolve frequentemente a simplificação de tecnologias e processos complexos para encontrar ferramentas que ajudem a concretizar a nossa visão. Ao avaliar as abordagens de gerenciamento de projetos, teste as opções potenciais em relação aos itens simplificados acima para determinar como essa abordagem tornará suas equipes mais eficazes.

Caminho Crítico versus Ágil

Tradicionalmente, projetos complexos eram planejados com foco na identificação e no acompanhamento do caminho crítico. Esta série de tarefas deve ser concluída antes que as etapas subsequentes possam ser executadas. Considere construir uma casa. Até que a fundação esteja concluída, os construtores não podem instalar a estrutura e, até que a estrutura esteja concluída, o telhado não pode ser instalado. Neste caso, a conclusão da fundação faz parte do caminho crítico para a construção de uma casa. Por outro lado, a instalação de luminárias não afetaria a capacidade de terminar a construção da casa e não estaria no caminho crítico.

O caminho crítico também identifica o tempo mínimo necessário para concluir o projeto, uma vez que essas tarefas devem ser concluídas antes que outras tarefas dependentes possam ser concluídas.

Muitas das técnicas para esse estilo de gerenciamento de projetos foram desenvolvidas por meio de programas de infraestrutura complexos, onde é possível definir a maioria das etapas necessárias para entregar o resultado e, em seguida, construir relacionamentos entre elas. Com essas relações definidas, um nível de esforço pode ser atribuído a cada tarefa, e o cronograma se expandirá ou contrairá à medida que esses tempos forem ajustados.

Esta abordagem requer um planeamento significativo, uma vez que todas as tarefas devem ser identificadas, interligadas e o nível de esforço estimado. Este nível de diligência é fundamental para projetos em que a vida e a integridade física possam estar em risco ou em que é imperativo atingir uma data. No entanto, esse nível de detalhe cria uma sobrecarga significativa e há o risco de o plano do projeto ficar rapidamente desatualizado se a equipe não atualizar diligentemente cada tarefa à medida que ela é concluída.

Este esforço adicional impulsionou uma mudança significativa na forma como os projetos são planeados e executados, especialmente quando o caminho crítico é menos importante ou as tarefas e a sequência exatas são desconhecidas. Isto tem sido particularmente impactante em implementações de tecnologia e desenvolvimento de software, onde muitas vezes você está desenvolvendo algo exclusivamente adequado às circunstâncias em questão, e todas as etapas e dependências podem não ser conhecidas de antemão.

Há também um argumento convincente para uma versão simplificada do planejamento e execução do projeto quando a tarefa em questão não exige a sobrecarga de uma abordagem baseada no caminho crítico.

Infelizmente para os líderes de tecnologia, o que é um processo simples e intuitivo tornou-se ofuscado por jargões como Lean, Agile e Kanban. Em muitos ambientes, a terminologia obtusa tornou as boas práticas menos acessíveis, resultando no uso da terminologia como uma máscara para ignorar a disciplina formal de gerenciamento de projetos.

Simplificando o planejamento do projeto

Uma das melhores ferramentas para simplificar o planejamento de projetos é o quadro Kanban. Traduzido livremente do japonês, Kanban significa “cartão que você pode ver”, e essa é a base do sistema. Originalmente desenvolvido para a produção automobilística, o Kanban é tão simples quanto um quadro branco ou uma seção de parede dividida em três ou mais colunas quando aplicado a projetos de tecnologia.

À medida que você amadurece em uma abordagem estilo Kanban, você pode começar a agrupar tarefas em sprints ou outras unidades, mas se você for novo no Kanban, comece com o sistema básico de 3 colunas.

Os membros da equipe escrevem tarefas em post-its e colam-nas na coluna “Pendente” para começar. Se você estiver usando um método Agile, esta coluna pode ser chamada de “Backlog”, mas em todos os casos, este é o repositório para cada atividade identificada que precisa ser concluída.

A próxima coluna reflete as tarefas em andamento e, quando alguém está trabalhando ativamente em uma tarefa, basta mover o post-it para fora da coluna Pendente e colá-lo na coluna em andamento. Se desejar responsabilidade adicional, essa pessoa pode escrever seu nome na nota.

Assim que uma tarefa for concluída, a pessoa que “possui” o cartão move-o para a coluna “Concluído”.

A maioria dos gerentes e líderes de projeto acha isso tão surpreendentemente simples que descarta essa abordagem como quase infantil. No entanto, existem vários benefícios distintos para o Kanban:

• Verificar o status do projeto é tão simples quanto olhar para o quadro e ver instantaneamente o volume e a distribuição dos cartões. Se a seção Pendente continuar a crescer enquanto Concluído permanecer estático, será visualmente aparente que há um problema em potencial.
• A adição física de cartões ao quadro muitas vezes desencadeia uma discussão sobre outras tarefas que podem ser necessárias, criando um método natural para atualizar, adicionar e consolidar atividades regularmente.
• A gestão de projetos torna-se um “esporte de equipe” em vez de uma atividade especializada que requer conhecimento único e acesso a ferramentas especiais (e muitas vezes dispendiosas) de gestão de projetos.
• O imediatismo do quadro físico fornece um ponto focal natural durante as discussões sobre o status da equipe. Cada cartão pode ser revisado, atribuído ou atualizado, e rapidamente fica aparente se um indivíduo está travado, sobrecarregado ou lutando para preencher um cartão que parece não estar avançando.
• A visibilidade e a simplicidade de um quadro Kanban criam naturalmente um certo grau de competição. Há uma recompensa imediata por mover uma carta para a coluna “Concluída”.

Para equipes distribuídas, existem dezenas de ferramentas que duplicam quadros Kanban, que podem ser usadas para colaborar com trabalhadores e parceiros remotos. No entanto, um quadro físico oferece maiores benefícios se sua equipe estiver no mesmo local físico.

Uma abordagem híbrida

Para muitos líderes e profissionais de tecnologia, a estrutura descomplicada de um quadro Kanban pode parecer excessivamente simplista. O Kanban está mais focado na carga de trabalho e no progresso do que no cronograma, por isso pode ser um desafio identificar onde um projeto está em termos de seu cronograma geral.

Contudo, a gestão de projetos não precisa ser uma escolha binária onde alguém é forçado a escolher entre abordagens. Gerenciar projetos complexos usando uma abordagem de caminho crítico abstraída dos detalhes das tarefas diárias é perfeitamente razoável.

Com esta abordagem, uma tarefa complexa como “Executar testes de desempenho” pode ser planejada como um elemento único do caminho crítico. Quando a equipe de testes começar, eles poderiam empregar um quadro Kanban que divide “Executar testes de desempenho” em dezenas de cartões.

Isso permite à equipe responsável pela execução de uma tarefa complexa a liberdade de gerenciar a abordagem e a atribuição do trabalho dentro de sua equipe e domínio de especialização. O quadro Kanban também permite que o gerente geral do projeto avalie rapidamente o progresso na tarefa “Executar testes de desempenho”. Eles podem simplesmente dar uma olhada no quadro Kanban da equipe e avaliar uma porcentagem de conclusão que provavelmente é mais precisa do que o típico “Qual porcentagem de conclusão você está?” pergunta lançada em um e-mail ou reunião de status.

Organizações sofisticadas podem até automatizar alguns desses relatórios, usando ferramentas como o PowerAutomate da Microsoft para atualizar o plano geral do projeto quando as tarefas em um quadro Kanban digital forem concluídas. Essas integrações podem agilizar a geração de relatórios e o gerenciamento, permitindo que suas equipes trabalhem na ferramenta mais adequada às suas necessidades.

Liderando seus programas de maneira eficaz

Para os líderes tecnológicos, a execução e o progresso de um projeto podem parecer distantes, obscurecidos por ferramentas e terminologia complexas. Muitas vezes, somos forçados a “confiar no sistema” e a confiar em gráficos vermelhos/verdes/amarelos ou em relatórios que parecem profundamente enraizados em dados, mas que se baseiam em “estimativas instintivas” erradas sobre o progresso das tarefas críticas.

Como todas as ferramentas, os sistemas e profissionais de gerenciamento de projetos são tão bons quanto os dados que coletaram e consolidaram. Ferramentas como os quadros Kanban podem fornecer uma representação mais visual do progresso. Ainda assim, também cabe ao líder fazer perguntas desafiadoras e garantir que está entendendo toda a história de um projeto.

Seus gerentes de projeto devem ser capazes de responder perguntas como:

• Com quais riscos você está mais preocupado?
• Quais áreas fora do seu controle poderiam impactar o projeto, tanto positiva quanto negativamente?
• Quão confiante você está nas estimativas do seu plano (datas, níveis de esforço, porcentagens de conclusão)?
• Quais áreas ou equipes estão enfrentando dificuldades? O que você pode fazer para ajudá-los?
• Que recursos você está perdendo?
• O que te surpreendeu até agora?

O conteúdo da resposta é tão importante quanto a compreensão dos dados que norteiam a resposta. Por exemplo, se você perguntar sobre os riscos e apenas obter uma recapitulação de alguns itens de um gráfico de status, em vez de uma avaliação de por que vale a pena monitorar esse risco, isso pode indicar um problema.

Talvez o mais importante seja a capacidade de sua equipe de articular onde precisa de sua ajuda. Se sua equipe e suas ferramentas puderem fornecer insights concisos e pontuais para entender quando, como e onde potencializar suas habilidades de liderança, então você provavelmente terá a equipe certa para o trabalho.

Ajuste a máquina do projeto

À medida que suas equipes amadurecem, certifique-se de capturar sucessos e falhas e usar esse feedback para executar melhor projetos futuros. Quando os prazos não forem cumpridos ou ultrapassados ​​por uma margem significativa, reserve um tempo para avaliar o que contribuiu para esse resultado. Os objetivos originais eram muito agressivos? O escopo ou a compreensão do objetivo mudaram? Os recursos eram mais ou menos capazes do que inicialmente assumido?

Execute este exercício sem recriminações ou tentativas de atribuir culpa por quaisquer falhas. Se você, como líder, deixar claro que o objetivo é criar um melhor desempenho no futuro, em vez de destacar as irregularidades, você terá melhor engajamento e participação de suas equipes.

Este esforço tem um retorno exponencial. À medida que você aprimora sua capacidade de executar projetos com sucesso, você pode assumir metas estratégicas mais ambiciosas com a confiança de que sua equipe, abordagem e ferramentas estão à altura da tarefa.