Identificando e mitigando riscos em projetos de terceirização de software

A terceirização de projetos de software traz muitos benefícios para empresas de todos os tamanhos. Mas também traz vários riscos potenciais, como problemas de qualidade, preocupações de segurança, interrupções de serviço e violações de conformidade.

Identificar e mitigar riscos em projetos de terceirização de software requer preparação e planejamento sólidos, mas o melhor curso de ação é começar entendendo as armadilhas mais comuns quando se trata de riscos de terceirização de software.

Terceirização de software: riscos

Compreender os riscos associados à terceirização de software é a melhor maneira de evitá-los. Os mais comuns incluem falta de comunicação clara, barreiras culturais e linguísticas, aumento de escopo, problemas de qualidade e preocupações com propriedade intelectual.

Não estar ciente dos riscos da terceirização de software pode resultar em má comunicação entre o fornecedor e o cliente, produtos de baixa qualidade, vazamento de dados e muitas outras consequências que consomem tempo e dinheiro.

Há muitas maneiras de garantir que as empresas evitem esses riscos. Os líderes empresariais precisam ser claros quanto aos objetivos e expectativas dos seus projetos, buscar comunicação aberta e exigir controle de qualidade.

Falhas na comunicação

A falta de comunicação clara pode levar a interpretações erradas, atrasos nos projetos e, em última análise, aumento de custos. Por exemplo, devido à má comunicação, o parceiro terceirizado pode perder o prazo de entrega. Isso acabará custando tempo e dinheiro ao cliente.

Para evitar falhas de comunicação ao terceirizar o desenvolvimento de software, as empresas devem perguntar à empresa de desenvolvimento de software sobre as políticas de comunicação estabelecidas. É importante compreender se eles conduzem reuniões durante todo o processo de desenvolvimento, relatam marcos importantes e progresso do projeto e têm ferramentas para ajudar na colaboração.

Grande parte da comunicação é não-verbal, por isso pode ser útil realizar reuniões presenciais ou videochamadas com a empresa terceirizada, quando possível.

Parceiros de terceirização fortes possuem excelentes habilidades de facilitação de reuniões. Eles não terão problemas para se comunicar abertamente com seus clientes, atualizando-os sobre o andamento do projeto terceirizado e relatando quaisquer contratempos.

Barreiras linguísticas e culturais

As empresas podem encontrar barreiras linguísticas e culturais, especialmente quando trabalham com empresas terceirizadas localizadas em fusos horários diferentes. Nessas situações fica mais difícil a comunicação, visto que ou o cliente se acomoda no horário de trabalho do fornecedor, ou a equipe técnica trabalha no meio da noite, no horário de trabalho do cliente.

Isso é particularmente estressante quando surgem erros de software. Como a comunicação entre ambas as partes não é imediata, leva muito mais tempo para detectar e corrigir quaisquer bugs de software.

Para gerenciar esse risco de terceirização de software, tanto o cliente quanto o fornecedor de terceirização precisam chegar a um acordo e definir horários de funcionamento, usar ferramentas eficazes de gerenciamento de projetos, estabelecer canais de comunicação adequados e usar mecanismos de escalonamento.

As barreiras linguísticas também são um grande problema quando se trata de trabalhar com fornecedores terceirizados porque as instruções podem se perder na tradução. A melhor forma de evitar isso é garantir que todos os membros da equipe terceirizada tenham um bom domínio do inglês. Os líderes empresariais podem usar padrões estabelecidos como o Quadro Europeu Comum de Referência (QECR) ou o Sistema Internacional de Testes de Língua Inglesa (IELTS) para obter consistência.

Oportunista

O aumento do escopo ocorre quando um cliente adiciona novas tarefas ou entregas a um projeto com as quais você não concordou originalmente após o início do projeto. Isto é comum em situações com especificações de projeto indefinidas, sem documentação adequada e monitoramento regular.

As mudanças imprevistas podem levar a prazos perdidos, aumento de orçamentos, perdas financeiras e insatisfação geral do cliente.

Para evitar esse risco, as empresas precisam encontrar uma equipe de terceirização confiável que lhes forneça estimativas detalhadas e faça perguntas relevantes para evitar surpresas indesejadas e inesperadas. Ambas as partes devem ser claras sobre os objetivos e expectativas do projeto para garantir resultados precisos.

Ao discutir um projeto com um fornecedor potencial pela primeira vez, os líderes empresariais devem fazer diversas perguntas. Eles devem perguntar sobre o que acontece se o projeto ultrapassar o orçamento ou exigir alterações futuras, por exemplo.

Problemas de qualidade

Ao trabalhar com um fornecedor de terceirização pela primeira vez, os clientes não sabem exatamente o que receberão em termos de qualidade do produto. Às vezes, os produtos finais não atendem às expectativas do cliente.

Para mitigar potenciais problemas de qualidade ao trabalhar com um fornecedor de outsourcing, os clientes devem avaliar as competências técnicas do fornecedor, bem como as ferramentas que utilizam para acelerar o desenvolvimento, aumentar a eficiência do trabalho e melhorar a produtividade. Os líderes empresariais precisam saber quais processos e metodologias de entrega, sistemas de rastreamento e métricas de qualidade que o fornecedor de terceirização usa para fabricar software.

Outra ótima maneira de avaliar a qualidade geral de um parceiro potencial é conversar com clientes anteriores ou atuais. Dessa forma, eles poderão saber diretamente como é trabalhar com o fornecedor, quais dificuldades poderão enfrentar e o que esperar no final.

É importante que as empresas não caiam nos preços mais baixos. Procurar um bom equilíbrio entre custo e qualidade e selecionar adequadamente uma empresa experiente será muito mais útil quando se trata de cortar custos no longo prazo.

O fornecedor de terceirização deve ter padrões de desenvolvimento de alta qualidade e estratégias de garantia de qualidade em vigor. Eles também devem usar práticas DevOps de última geração, como integração contínua, sistemas de controle de origem e ferramentas de automação. Caso ainda haja dúvidas, as empresas podem contratar um especialista com experiência em tecnologia para fiscalizar o trabalho da equipe terceirizada e garantir a qualidade do produto acabado, além de conhecer o portfólio da empresa.

Preocupações com Propriedade Intelectual

Um dos maiores riscos de terceirização envolve questões de propriedade intelectual. Ao trabalhar com um fornecedor de outsourcing, as empresas têm de expor os seus ativos de negócio, pois muitas vezes delegam parte da sua infraestrutura de TI ao fornecedor.

Como a empresa entrega informações confidenciais ao terceirizador, é importante garantir a privacidade, a proteção da propriedade intelectual e a proteção de dados. A melhor maneira de fazer isso é selecionar uma empresa de terceirização de TI que atenda aos padrões internacionais de segurança.

Ao entrevistar potenciais fornecedores de terceirização, os líderes empresariais devem perguntar se eles têm experiência anterior em trabalhar com dados confidenciais e perguntar se assinarão um acordo de não divulgação (NDA).

As empresas precisam criar contratos de terceirização ou acordos de nível de serviço herméticos com a ajuda de um advogado internacional, se necessário. Deve haver um acordo por escrito entre ambas as partes antes que a empresa forneça qualquer informação ou o projeto comece. Um bom contrato deve incluir uma lista detalhada das responsabilidades de cada parte, limites de confidencialidade e penalidades por violação do contrato.

Estratégias de mitigação de riscos

Existem várias maneiras proativas pelas quais as empresas ajudam a se proteger de possíveis problemas e a mitigar riscos durante a terceirização.

Selecionando o fornecedor certo

O primeiro passo para mitigar quaisquer riscos de terceirização é selecionar o fornecedor certo. Além de ter o conjunto de habilidades certo, também é importante determinar se eles têm acesso às tecnologias mais recentes, se têm experiência na resolução de problemas complexos, se são flexíveis quando se trata de atender a questões urgentes e se estão apaixonado pelo projeto.

Ao escolher o fornecedor de terceirização certo, as empresas podem precisar realizar verificações de antecedentes de fornecedores em potencial. Isso os ajudará a compreender fatores como o tamanho médio do projeto gerenciado pelo fornecedor e sua reputação no mercado.

Para restringir o conjunto de potenciais fornecedores de outsourcing, os líderes empresariais devem comparar modelos de serviços, abordagens de cooperação, portfólios e feedback dos clientes. Entrevistar representantes da empresa também dará aos clientes uma compreensão de quão bem ambas as partes se comunicam. Avaliar a reputação, a experiência, as capacidades, a estabilidade financeira, a segurança e os padrões de conformidade de um fornecedor é crucial para minimizar e mitigar quaisquer riscos de desenvolvimento de software.

Estabelecendo canais de comunicação claros

Às vezes, a falta de comunicação pode levar a situações em que o cliente sente que está perdendo o controle sobre o processo de desenvolvimento. O estabelecimento de canais de comunicação claros garante que ambas as partes possam trabalhar eficazmente como uma unidade.

Provedores de terceirização respeitáveis ​​seguem padrões de comunicação específicos, mas também não têm problemas para se ajustar ao que funciona melhor para o cliente. As opções de comunicação comuns incluem ferramentas de videoconferência como Zoom, Skype e Google Meet; plataformas de chat como Slack e Microsoft Teams; e software de gerenciamento de projetos, incluindo Asana, Trello e Jira. O software de gerenciamento de projetos é importante para a transparência porque permite que as equipes colaborem nas tarefas, acompanhando seu progresso e gerenciando seus prazos em um local central.

Implementando Processos Robustos de Garantia de Qualidade

Outra forma de mitigar os riscos de terceirização é implementar processos robustos de garantia de qualidade durante todo o desenvolvimento. Ao implementar esses processos, as empresas ajudam a organizar e otimizar o planejamento, design e monitoramento de controle de qualidade.

Embora existam muitas metodologias de desenvolvimento de software, o Agile reina como a escolha mais popular. Ágil é uma abordagem de desenvolvimento que permanece o mais flexível possível ao longo do processo, o que permite que a equipe retorne às tarefas anteriores a qualquer momento. Também significa melhor qualidade do produto graças a atualizações frequentes e múltiplas interações.

Com o Agile, o controle de qualidade prioriza uma abordagem orientada ao usuário quando se trata de estabelecer uma boa qualidade de código. As equipes de controle de qualidade coletam continuamente feedback que usam para continuar melhorando o produto. Alguns aspectos principais do controle de qualidade ágil incluem automação, métricas e melhoria contínua.

Embora a automação possa prejudicar os estágios iniciais do projeto, ela permite que as equipes alcancem melhor qualidade no longo prazo, pois prioriza a qualidade e a inovação em detrimento das metas de curto prazo. Estabelecer métricas relevantes é importante para manter os desenvolvedores no caminho certo.

A melhoria contínua é um método em que os desenvolvedores recebem feedback dos usuários finais em ciclos curtos que lhes permitem escolher a direção certa para o crescimento do produto. Eles trabalham continuamente na garantia e melhoria da qualidade.

Protegendo a propriedade intelectual e a segurança dos dados

Sempre que uma empresa compartilha informações confidenciais com um fornecedor terceirizado, existe o risco inerente de que um o fornecedor pode gerenciar mal seus dados ou propriedade intelectual (PI). É por isso que as empresas precisam pensar sobre as implicações das práticas de segurança de dados ou violações de IP antes de contratar um fornecedor.

Para mitigar os riscos de terceirização de software relacionados à proteção da propriedade intelectual e à segurança dos dados, as empresas devem verificar minuciosamente a reputação do fornecedor e procurar violações anteriores dos direitos de propriedade intelectual de clientes anteriores.

Os líderes empresariais devem investigar as práticas internas de risco do fornecedor de terceirização, sua capacidade de proteger IPse como eles lidam com violações de dados internos. Antes de compartilhar qualquer informação confidencial, o cliente deve firmar um NDA com o fornecedor.

Os NDAs estabelecem os termos e condições sob os quais as informações permanecem confidenciais. Eles também cobrem as consequências da divulgação de informações confidenciais específicas a terceiros.

Caso o cliente tenha alguma preocupação quanto ao fato de o fornecedor terceirizado utilizar o conhecimento de seu software para criar um produto concorrente, ele pode solicitar uma cláusula de não concorrência. Isso proíbe o fornecedor terceirizado de desenvolver uma solução tecnológica semelhante.

Monitoramento e controle do progresso do projeto

Os riscos e os planos para lidar com eles exigem monitoramento e relatórios constantes. O desenvolvimento de uma estrutura adequada de monitorização e reporte garante a ativação de respostas adequadas aos riscos.

O uso de ferramentas de rastreamento adequadas, como software de gerenciamento de projetos, permite que os líderes empresariais fiquem de olho no processo de desenvolvimento, monitorando quem está trabalhando nele e quanto tempo estão gastando em cada etapa.

A comunicação clara também é importante quando se trata de monitoramento contínuo e controle de ameaças potenciais. Os clientes devem entrar em contato com os gerentes de risco com frequência e enviar atualizações regulares do projeto à equipe terceirizada e às partes interessadas.

Ambas as partes devem manter ativamente e consultar um registo de riscos. Este documento registra quaisquer alterações ou evoluções de risco para que todos possam ver. Permite proatividade e respostas mais rápidas aos riscos.

Perigos da terceirização de desenvolvimento de software

Os perigos da terceirização do desenvolvimento de software são diversos. Alguns dos riscos mais comuns de terceirização de software incluem falhas de comunicação, barreiras culturais e linguísticas, aumento de escopo, diferenças de fuso horário, problemas de qualidade, preocupações com propriedade intelectual e o potencial de terceirização de fornecedores.

Se não forem abordados adequadamente, esses problemas podem resultar em perda de tempo e dinheiro, violações de dados, produtos de baixa qualidade e muitos outros problemas para o cliente.

Para evitar estes riscos de terceirização de software, as empresas precisam apenas implementar estratégias que incluam a seleção do fornecedor certo, o estabelecimento de canais de comunicação claros, a implementação de processos robustos de garantia de qualidade, a proteção da propriedade intelectual e a segurança dos dados, e o monitoramento e controle do progresso do projeto.

Ao implementar estas e outras estratégias, e com supervisão suficiente, as empresas podem facilmente mitigar a maioria dos riscos de terceirização de software e colher os benefícios de trabalhar com um fornecedor de terceirização.

Conclusão

As empresas se protegem melhor agindo de forma proativa quando procuram terceirizar projetos, sendo o primeiro passo encontrar uma equipe respeitável, confiável e exemplar com quem trabalhar. Ao tomar as medidas de preparação necessárias e estabelecer requisitos contratuais, as empresas trabalham com os seus fornecedores de terceirização para alcançar o sucesso e cumprir metas.

Se você gostou deste artigo, não deixe de conferir mais alguns artigos sobre terceirização.

• Terceirização de software e serviços em nuvem: demandas crescentes por soluções de negócios escaláveis
• 5 dicas para selecionar o fornecedor de terceirização de software perfeito
• 5 sinais de que é o momento certo para terceirizar o desenvolvimento de seu software
• Por que as startups deveriam terceirizar projetos de desenvolvimento de software?
• Dimensionando equipes terceirizadas de desenvolvimento de software de maneira eficaz

Perguntas frequentes

Quais são alguns riscos comuns associados a projetos de terceirização de software?

Os riscos comuns associados a projetos de terceirização de software incluem falhas de comunicação, barreiras culturais e linguísticas, aumento de escopo, problemas de qualidade e preocupações com propriedade intelectual.

Não ter conhecimento desses riscos pode resultar em perdas financeiras, violações de dados confidenciais, produtos finais de baixa qualidade e insatisfação geral do cliente. A mitigação destes riscos potenciais depende do estabelecimento de metas e expectativas claras, da procura de canais de comunicação transparentes e eficientes e da implementação de processos de garantia de qualidade.

Como posso garantir uma comunicação eficaz com minha equipe terceirizada de desenvolvimento de software?

Para garantir uma comunicação eficaz com uma equipe terceirizada de desenvolvimento de software, os líderes empresariais devem estabelecer canais de comunicação que funcionem bem para ambas as partes. Dependendo de suas necessidades, os clientes podem utilizar ferramentas de videoconferência (Zoom, Skype, Google Meet), plataformas de chat (Slack, Microsoft Teams, WhatsApp) e softwares de gerenciamento de projetos (Asana, Trello, Jira).

O software de gerenciamento de projetos, em particular, permite que todos os membros da equipe trabalhem juntos em diferentes tarefas, acompanhem seu progresso e gerenciem prazos, o que é uma ótima maneira de promover a colaboração. Também é importante ser claro e razoável ao definir metas e expectativas com a equipe terceirizada de desenvolvimento de software.

Que medidas posso tomar para proteger a minha propriedade intelectual e a segurança dos dados em projetos de terceirização de software?

Para proteger a propriedade intelectual e a segurança dos dados em projetos de terceirização de software, os clientes podem tomar algumas medidas diferentes.

O primeiro passo, antes de contratar qualquer fornecedor, é considerar minuciosamente as implicações da segurança dos dados ou das violações de IP. Ao restringir a lista de potenciais fornecedores de terceirização, as empresas precisam verificar a reputação do fornecedor, procurar violações anteriores de propriedade intelectual e avaliar as práticas internas de risco.

Os líderes empresariais devem saber se um potencial fornecedor de terceirização sabe como lidar com violações de dados internos e se é capaz de proteger IPs com sucesso. Outra medida necessária para proteger minha propriedade intelectual e segurança de dados em projetos de terceirização de software envolve a assinatura de um NDA.

Se necessário, o cliente pode solicitar uma cláusula de não concorrência, proibindo o fornecedor terceirizado de usar seu conhecimento de software para criar uma solução concorrente semelhante.